О ЗАКАЗЧИКЕ
Команда профессиональных юристов и адвокатов «Нартекс» из города Санкт-Петербурга предоставляет широкий спектр юридических услуг. Команда «Нартекс» Ведет свою работу в Битрикс24, используя сделки и задачи.
ЗАДАЧА ПРОЕКТА
В компании Сделки используются для работы с делами и фиксации прогресса по ним.
Задачи используются для конкретных действий: судебные заседания, встречи, уточнение нужной информации, контроль и т.д.
Для работы с делами заказчик использует сервис «Мой Арбитр». Внутри него есть специальный раздел – «Электронный страж», с его помощью можно проследить весь документооборот по делу: какие документы, кем и когда были переданы в суд, что суд вернул обратно, а что принял по нужному делу и т.д.
Для удобства юристы заказчика используют возможность «Электронного стража» подписаться на почтовую рассылку изменений по их делам.
Чтобы использовать все возможности сервисов максимально эффективно, заказчик захотел интегрировать «Электронного стража» с Битрикс24.
РЕАЛИЗАЦИЯ
Оптимальным вариантом реализации оказался парсинг писем от «Электронного стража» и создание задачи-оповещения о том, что появилась информация по конкретному делу:
- Если появилась информация по делу, которое есть в Битрикс24, задача привязывается к сделке по делу, а ответственным становится ответственный за сделку юрист;
- Если появилась информация по делу, которого нет в Битрикс24, создается задача, а ответственным становится администратор;
- Если пришла информация о регистрации нового дела, ответственным за задачу назначается администратор;
Письма и ящики
Письма с обновлениями по делам приходят на электронные ящики юристов, которые их ведут.
Парсить письма с каждого ящика по отдельности было не удобно и заняло бы больше времени, поэтому мы решили создать новый адрес почты и настроили переадресацию на него писем от «Электронного стража» с ящиков юристов.
Таким образом получилось упростить чтение содержимого писем – теперь они собираются на одном ящике.
Парсинг писем и создание задач
Основные особенности интеграции:
- Для чтения содержимого используем стандартные функции PHP;
- Для создания задач в Битрикс24 на основе содержимого используем REST API Битрикс24. Для проверки наличия сделки по делу – метод crm.deal.list с поиском номера дела в пользовательском поле. Для создания задач – метод tasks.task.add;
- Парсинг писем запускается автоматически каждые 15 минут с 9:00 до 18:00;
Для поиска содержимого мы сначала отсеиваем письма по отправителю: созданный адрес почты, статусу: нужны не прочитанные, и теме: «Обновления в картотеке арбитражных дел».
Затем ищем строки «Новая информация по делу [номер дела]» и «Зарегистрированы новые дела [номер дела]». Таких строк может быть несколько, также они могут быть в одном письме.
Далее разбираем каждую из строк, чтобы получить номер дела.
После этого идет создание задач по каждому делу.
Если для дела, по которому обновилась информация, в Битрикс24 есть сделка, то ставится задача:
- Название - Обновлена информация по делу [номер дела];
- Описание – время получения письма. Чтобы юристу было легче найти его в ящике;
- Ответственный – Ответственный за сделку юрист;
- Крайний срок – 19.00 дня парсинга письма;
Если для дела, по которому обновилась информация, в Битрикс24 нет сделки, то ставится задача:
- Название - Обновлена информация по делу, для которого нет сделки [номер дела];
- Описание – время получения письма. Чтобы было легче найти его в ящике;
- Ответственный – Администратор;
- Крайний срок – 19.00 дня парсинга письма;
Для зарегистрированного нового дела ставится задача:
- Название – Зарегистрировано новое дело [номер дела];
- Описание – время получения письма. Чтобы было легче найти его в ящике;
- Ответственный – Администратор;
- Крайний срок – 19.00 дня парсинга письма;
В итоге работа сотрудников компании «Нартекс» стала проще и эффективнее. Информация обо всех изменениях по делам сразу попадает в Битрикс24, что защищает от человеческого фактора (забыли внести новую информацию или ошиблись при внесении) и просто избавляет людей от рутинной работы.