Таблицы рассматриваемые в этой статье являются расширенным аналогом таблиц, описанных в статье "Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel".
Главным отличием является то, что в этих таблицах возможно вести учет денежных средств расходуемых с разных юридических лиц и с разных банковских счетов.
Учет можно вести не только в строительстве, но и в любом другом единичном производстве, либо непроизводственной сфере, где необходимо распределять денежные потоки по проектам.
Так же уточняю:
Это не полноценный метод ведения учета. Полноценно учет ведется в специализированных бухгалтерских программах (таких как 1С).
Фактически это учет расходов по кассовому методу, о котором я пишу в статье «Как составлять отчет по затратам по состоянию “сегодня на вчера»» только в Excel.
В отличие уже от упомянутого выше файла «Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel» лист для внесения движения денежных средств не один. Их пять. И на каждом листе находится четыре счета для учета денежных средств
Оранжевым цветом помечены ячейки, куда вручную необходимо внести названия расчетных счетов (как правило это просто название банка), вместо кассы тоже можно внести банковский счет. Так же в правом верхнем углу (столбец Q) указываем название юридического лица, которому принадлежат те банковские счета и касса, что написаны в оранжевых ячейках.
Теперь подробнее по столбцам:
Столбец А — дата;
Столбцы В,С,D — приход, расход и остаток по расчетному счету. Отражается полное движение по расчетному счету. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по расчетному счету; Тоже самое относится к группам столбцов E,F,G; H,I.J; K.L.M.; Последняя группа столбцов называется касса, но можете туда записать дополнительный банковский счет вместо кассы.
Столбец N — объект к которому относится данная финансовая операция. В данной колонке указываются строящиеся объекты. Объекты должны называться точно так же, как и на карточке этого объекта. Три исключения: «постоянные затраты», « расчеты с собственниками» и «транзит». О них поговорим позже.
Столбец О — вид операции (затрата, оплата). Здесь указываются виды операций, например: зарплата, закупка материалов (рекомендую просто называть «материалы»), предоплата заказчика и т.д. Соответственно на листе объекта необходимо будет указать все те виды затрат, которые будут написаны в данном столбце. Если какой-то вид затраты не будет написан в карточке объекта, то соответственно эти затраты не попадут в карточку объекта. Вы можете добавить виды затрат в карточку объекта или удалить все те виды затрат, что я написал в карточках объектов и написать свои. Главное, чтобы в данной колонке указывались те же виды затрат, что написаны в карточке объекта.
Столбец Р — здесь указываются контрагенты, которым деньги платят или от которых получают платежи. В карточках объектов данный признак не участвует, но для сверки расчетов можно отфильтровать платежи по любому контрагенту и увидеть все совершенные платежи.
Столбец Q — примечание. Здесь указывается любая информация, которую считаете необходимым написать по каждой финансовой операции. Например, если это покупка материалов (то есть в столбце I указано «материалы», то в данной колонке стоит написать какие именно материалы, по какой цене и в каком количестве. Чем больше информации вы напишете, тем легче вам будет понять через некоторое время – что это был за платеж.
В самой верхней строке листа (строке 1) указаны: в столбце А – текущая дата (автоматически), все формулы над колонками «Приход» и «Расход» позволяют рассчитывать итоги по результатам фильтрования. Попробуйте отфильтровать таблицу по любому признаку и увидите, что вышеупомянутые формулы верхней строки пересчитывают только значения в отфильтрованных строках. Формулы над колонками «Остаток» рассчитывают фактический остаток денежных средств по счету (от фильтрования они не меняются).
Когда вы вносите данные в вышеуказанную таблицу, то данные из неё распределяются по карточкам объектов, которые вы указываете в столбце N.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.