Несмотря на то, что закон не требует составления должностной инструкции (ДИ), вам всё же стоит задуматься об этом. Давайте разберёмся, почему она нужна, какие пункты в неё входят и как её составить, на примере должностной специалиста по кадрам. Все подробности – в статье от Ирины Геацинтовой, руководителя отдела кадров Newstaff.
Что такое должностная инструкция специалиста по кадрам?
Это документ, в котором перечислены требования к специалисту, его ответственность, а также права и обязанности. Содержание может отличаться в разных компаниях из-за специфики организации, задач кадровика и того, придерживаются ли в этой организации профстандарта.
Нужна ли вашей компании ДИ?
В коммерческих компаниях она не обязательна, но её наличие значительно облегчит жизнь HR-менеджеру и самим специалистам. Иначе на работу могут взять неподходящего претендента, а потом возложить на него лишние обязанности. Поэтому лучше не ограничиваться одним трудовым договором, а составлять ещё и ДИ.
Должностные обязанности специалиста по кадрам
В этом пункте необходимо перечислить все обязанности, опираясь на профстандарт специалиста по управлению персоналом (утверждён Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н), Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утверждён Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утверждён Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).
Вот несколько обязанностей кадровика, указанных в Квалификационном справочнике:
1) подбор, отбор, расстановка кадров;
2) изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала, а также документации;
3) информирование работников об имеющихся вакансиях;
4) участие в работе по адаптации новых сотрудников;
5) контроль своевременного оформления приёма, перевода и увольнения работников и т.д.
Особенности, о которых не стоит забывать в 2023 году:
1) в перечне проверяемых кадровиком документов при приёме на работу нужно прописать электронные трудовые книжки;
2) отсутствие на работе в день посещения медучреждения необходимо подтверждать справкой, поэтому у кадровиков в ДИ должна быть прописана обязанность оформлять документы по диспансеризации;
3) не забудьте добавить обязанности по проверке заявлений на выплату пособий (чтобы избежать ошибок и лишней волокиты), по ознакомлению работников с приказами и разработке кадровых документов.
НО! Не копируйте все обязанности, если в вашей организации у кадровика они несколько отличаются. Лучше адаптируйте под себя. И не стоит приписывать к перечню «выполнение иных распоряжений», это слишком расплывчатое определение, которое может выходить за рамки договора, а значит, грозить нарушением ТК.
Права специалиста по кадрам
Он имеет право:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Требования специалиста по кадрам
Требованием к квалификации кадровика в Квалификационном справочнике обозначено высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Но и уровень образования работника, и опыт работы каждый работодатель может определить самостоятельно. Также: прописывая требования, можно основываться на квалификационных характеристиках из ЕКС.
Ответственность специалиста по кадрам
В этом разделе прописываются все виды ответственности такого работника в рамках его обязанностей. Кадровик несёт ответственность в следующих случаях:
1) ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных ДИ (ТК РФ);
2) совершение правонарушений в процессе осуществления своей деятельности (КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ);
3) причинение материального ущерба (ТК РФ, ГК РФ);
4) ненадлежащее исполнение распоряжений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей;
5) разглашение персональных данных работников;
6) несоблюдение техники безопасности и др.
Вот что из себя представляет должностная инструкция специалиста по кадрам. Её можно взять за основу при составлении ДИ других работников.
Кстати, на сайте https://www.newstaff.ru/ мы регулярно выкладываем статьи, которые обязательно будут вам полезны, так что заглядывайте почаще. А если вам нужна профессиональная консультация, то вы всегда можете связаться с менеджерами Newstaff.