В архивы разного профиля, типа и ранга поступают документы на электронных носителях, среди которых есть и аудиовизуальные. В данной статье предлагается рассмотреть особенности организации передачи таких документов, анализироваться будут методические рекомендации, таким образом статья разберет, какие требования предъявляются при работе с с электронными аудиовизуальными документами
Существует проблема определения, чем является аудиовизуальные документы на электронных носителях, которые также могут именоваться просто электронными документами. Нормативные и законодательные акты едины в трактовке, что по сути это документ, которые может быть с использованием электронно-вычислительных машин. Документ на электронном носителе может быть как оцифрованным, так и изначально цифровым, например. Созданный на цифровую камеру.
При экспертизе ценности важным руководствуются теми же оценками, что и при документах на других носителях, так как архивный документ должен передавать информацию о событии, периоде, личности или в совокупности.
При учете документа обязательно заполняются графы в электронной форме: одной из графов будет расширение файла, которое отражает формат самого документа, также размер файла. Если это видеодокумент, аудиодокумент, то может быть графа формата субтитров. Также указывается операционная система, формат сжатия. Остальные графы не отражают особенности носителя, среди полей графов есть язык, место создания, заголовок и прочее. Есть также графа о составе сопроводительной документации, где есть место паспортам, карточкам и удостоверениям.
Также не стоит забывать. Что к любым методическим рекомендациям создается приложение, где отображается та самая документация, сопровождающая документ. Вот некоторые из них:
Методические рекомендации по приему и описанию видеодокументов на электронных носителях/Государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (ГКУ НСО ГАНО). - Нововсибирск, 2019. - 81 с. URL:https://archive.nso.ru/sites/archive.nso.ru/wodby_files/files/page_64/mr_priem_i_opisanie_videodokumentov_na_elektronnyh_nositelyah.pdf (дата обращения: 02.08.2023)