В наши дни многие предприниматели стремятся более упорядоченно и строго вести финансовый учет, чтобы вовремя оптимизировать финансовые показатели своих компаний на основании управленческих отчетов. Цель понятна и вполне оправдана. При этом интересно то, как бизнес справляется с такой задачей.
Стремление к порядку
Прогресс давно шагнул вперед, и некоторые современные компании ведут финансовый учет не только в специальных бухгалтерских программах, но и полностью переводят отчетность о движении денежных средств в корпоративные мессенджеры. Поговорим о том, как это происходит, на примере одного рекламного агентства.
Компания работает с большим количеством клиентов, так что упорядочить информацию по каждому из них, да еще и организованно вести финансовый учет самого агентства – непростая задача.
Как признался директор одной из фирм, долгое время они пытались использовать для общения и обмена данными о движении денег Telegram и электронную почту, но после нескольких неприятных инцидентов поняли, что пора менять подход. В результате пришли к тому, что нужно переходить на корпоративный мессенджер, и выбрали российский Compass.
Приложение напоминает привычные многим мессенджеры, но у него есть ряд серьезных отличий, важных именно для бизнеса.
Финансовый учет и бухгалтерская отчетность в корпоративном мессенджере
Мессенджер потому и называется корпоративным, что в нем есть только рабочие чаты. В нашем случае главной задачей рекламного агентства была организация ведения финансового учета, так что компания в первую очередь создала чаты для этого направления. Стартовый список был сформирован после консультации с менеджером службы поддержки Compass.
– Финансы СЕО. Здесь ответственные менеджеры обсуждают с руководством все расходы компании, особенно, дополнительные. Например, траты на рекламу, оборудование, корпоративы и так далее.
– Бухгалтерия СЕО. Это бухгалтерский чат, в котором выкладывается бухгалтерская отчетность, отчет ДДС, данные о дебиторской задолженности, напоминания о том, когда пора платить налоги, и прочая информация о движении денежных средств. Удобно, что под каждым сообщением можно создавать отдельные ветки обсуждений, о чем подробнее расскажу ниже.
– Бюджет. Здесь публикуются план бюджета на месяц и данные о потраченных деньгах за отчетный период. Эти отчеты важны, чтобы понимать, насколько эффективно расходуются деньги вашего бизнеса.
– Выручка. Зачем нужен этот чат? В конце каждого дня менеджер выкладывает здесь данные о дневной выручке. Таким образом директор может отследить финансовый результат бизнеса буквально по датам.
– Счета на оплату. Тут бухгалтер или финансовый менеджер выкладывают все счета на оплату для согласования с руководством. Так директор сразу видит, на что каждый день идут деньги компании, и может оперативно одобрить или отклонить платеж.
– Касса. В данном чате бухгалтер ежедневно отчитывается, сколько есть денег в кассе на текущий момент, и сколько средств лежит на том или ином расчетном счете. Такой подход позволяет всегда знать, какими ресурсами можно располагать, и избежать ситуации, когда на каком-то счете нет денег.
В чаты финансового и управленческого учета добавлены только руководители компании и менеджеры, которые непосредственно отвечают за деньги в бизнесе. Благодаря этому удается сохранить конфиденциальность управленческих отчетов. При желании в Compass можно даже поставить ограничение на пересылку или скачивание файлов, чтобы дополнительно себя обезопасить.
Важные преимущества
В приложении есть инструменты, за счет которых оно выигрывает в сравнении с обычными мессенджерами. Дело не только в том, что сотрудники теперь меньше отвлекаются на личные переписки и каналы с новостями или смешными картинками. Сама организация и структура чатов в Compass имеет выгодные отличия, в том числе, для согласования финансовой отчетности.
Например, в каждом чате под отдельными сообщениями можно создавать ветки обсуждений. Это удобно, так как сразу видно, по какому вопросу идет диалог, и какое в итоге решение было принято. При обсуждении денежных средств такие моменты особенно важны, чтобы никто ничего не перепутал и не пропустил.
Также в приложении есть возможность поставить напоминание на отдельное сообщение прямо в чате. Например, его можно установить, чтобы менеджер не забыл вовремя прислать финансовые отчеты или сделал нужный звонок.
В Compass у каждого сотрудника есть личная карточка. В ней можно найти имя и должность специалиста, что важно в больших компаниях. Но главное, в карточке также собрана статистика, насколько активно сотрудник ведет себя в приложении, регулярно ли оставляет сообщения и реакции. Этот показатель помогает оценить, насколько работник вовлечен в жизнь компании, а значит, приносит прибыль или нет.
В то же время при увольнении сотрудника удалить его сразу из всех чатов можно всего одной кнопкой, и это явный плюс по сравнению с обычными мессенджерами. Благодаря этой опции сохраняется политика конфиденциальности данных, так как бывший работник сразу лишается доступа к важной информации компании, в частности, к финансовым данным.
Работа с партнерами в корпоративном мессенджере
Рекламное агентство сотрудничает со множеством заказчиков. Для удобства общение с ними, в том числе отчеты о движении денежных средств, тоже перевели в Compass. Казалось бы, с таким количеством чатов и клиентов в приложении может настать полная неразбериха, но и тут все оказалось заранее продумано.
Для каждого заказчика в мессенджере можно создать отдельное «пространство», в котором будут только нужные клиенту чаты. Здесь представители рекламного агентства выкладывают для заказчика отчет о движении денег, платежный календарь, отчеты о проделанной работе и результатах рекламных кампаний.
Быстрая интеграция
Как рассказал директор рекламного агентства, перейти на корпоративный мессенджер оказалось довольно просто, так что теперь он жалеет только о том, что не сделал этого раньше.
Сотрудники быстро освоили Compass, так как навигация в нем интуитивно понятная. Однако пару раз они все же обратились к службе поддержки, которая оперативно помогла со всеми вопросами, объяснила с чего начать, и как работает та или иная функция.
Более того, при необходимости менеджер корпоративного мессенджера даже подбирает нужные для стартовой работы чаты в зависимости от типа компании.
Агентство, как было сказано выше, воспользовалось этими рекомендациями: для начала были созданы базовые чаты, в которых обсуждали выручку и расходы. Через некоторое время компания добавила дополнительные чаты, чтобы работать и вести управленческий учет было удобнее.
Результат нового подхода
Ситуация с организацией финансового и бухгалтерского учета в рекламном агентстве за последние месяцы значительно улучшилась. Теперь вся информация, которая касается доходов и расходов, находится только в одном мессенджере, а не в разных местах, и четко разделена по чатам.
Порой директору агентства достаточно просто поставить реакцию на сообщение в Compass, чтобы одобрить счет или отклонить какой-то финансовый запрос. Совершать все операции можно не только с компьютера, но и со смартфона, а для любого бизнесмена это крайне важно, так как порой решать вопросы приходится буквально на ходу.
Как видите, прогресс не стоит на месте, и бизнес переходит на корпоративные мессенджеры для согласования финансовой отчетности. При этом интересно, что такой вариант организации финансового и управленческого учета подходит как для крупных компаний, так и для малого бизнеса.
