Ежедневно через кадровую службу проходит большой объем документов. В потоке служебной и отчетной документации немудрено совершить ошибку или упустить что-то важное, а потом разбираться со штрафами. Расскажем, с помощью каких инструментов оптимизировать работу кадровика и не выйти за рамки закона.
Зачем и кому нужна оптимизация
По статистике на одного кадровика в штате обычного предприятия приходится от 100 до 250 сотрудников — соотношение может варьироваться в зависимости от функционала, дополнительных обязанностей, текучки персонала.
При этом специалисты кадровой службы не только ведут личные дела работников, оформляют их трудоустройство и увольнение, но и отвечают за корректность локальных нормативных актов, воинского учета, наложения дисциплинарных взысканий, подают отчеты в Социальный фонд, центр занятости, Росстат.
В совокупности — это огромный пласт работы, который отнимает много времени и ресурсов.
Оптимизация кадровой деятельности позволит компании:
- автоматизировать рутинную работу;
- ускорить документооборот и освободить время для решения других задач;
- сократить количество сотрудников в кадровом отделе, а значит уменьшить расходы на персонал;
- увеличить эффективность бизнес-процессов;
- сократить количество ошибок из-за человеческого фактора и вероятность штрафов.
Три способа упростить кадровую работу
Под оптимизацией следует понимать комплексное решение, которое направлено на упрощение и ускорение текущих рабочих процессов без потери их эффективности.
Есть несколько инструментов, которые помогут руководителю:
- Анализ форм, объема и содержания кадровых документов: унификация шаблонов, отказ от некоторых необязательных актов, своевременное уничтожение документации с истекшим сроком хранения.
- Оптимизация кадровых процедур, создание эффективных маршрутов документопотоков.
Разберем каждый из них более подробно.
Оптимизация кадровой документации: содержания, формы, объема
- Составьте перечень кадровых документов, которые обращаются в подразделении: приказы о трудоустройстве, о предоставлении отпуска, протоколы аттестации сотрудников и т.д.
- Укажите напротив каждого пункта регламентирующий нормативный акт (статью ТК, закона и т.д.).
- Выделите обязательные и не обязательные кадровые документы.
- Определите, что из этого списка оформляется на бумаге, а что — дублируется в электронном виде.
- Проанализируйте, какие акты нужны для защиты работодателя в трудовых спорах, даже если по закону их составление не требуется.
Наглядная таблица позволит разобраться в потоке кадровой документации, выделить то, что можно упразднить или перевести в КЭДО без рисков для компании.
Оптимизация кадровых процедур
Каждый документ проходит на предприятии определенный маршрут: от этапа подготовки проекта до утверждения, ознакомления заинтересованных лиц и регистрации итогового варианта.
Кадровые процедуры также нуждаются в оптимизации — упрощении и сокращении шагов без потери эффективности.
- Проанализируйте, от каких действий можно отказаться, не нарушая трудовой законодательство.
- Убедитесь, что входящие и исходящие документы регистрируются в компании однократно.
- Уничтожьте бумаги с истекшим сроком хранения.
Организация электронного документооборота
В ноябре 2021 года в ТК были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК, приказ Минтруда № 578н), на основании которых работодатели могут частично перевести кадровую документацию в электронный вид. Дублировать такие экземпляры на бумажном носителе не нужно.
В обязательном порядке на бумаге остаются только:
- трудовые книжки (если сотрудник сохранил право на ведение бумажной трудовой книжки);
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Плюсы перехода на кадровый ЭДО:
- Возможность быстрого ознакомления и обмена документами, в том числе с удаленными сотрудниками.
- Упрощенная процедура трудоустройства: подписание трудового договора, оформление приказа о приеме в штат в электронной форме.
- Оперативный и удобный поиск нужного документа в информационной базе.
- Надежная защита конфиденциальных сведений, персональных данных сотрудников, невозможность их потери или подделки.
- Снижение расходов на канцелярию и обслуживание архива.
- Оптимизация трудозатрат руководителей и сотрудников отдела кадров.
- Обеспечение доказательственной базы в трудовых спорах с работниками (электронную подпись и дату на электронных документах оспорить очень сложно).
Внедрить кадровый ЭДО на предприятии можно с помощью СберРешений. Компания обеспечивает всю работу от составления план-графика и тестирования до обучения персонала и перехода на новые бизнес-процессы.
Специалисты СберРешений возьмут на себя проект по переходу организации на КЭДО, составят план-график, определят матрицы подписантов и реализуют интеграцию текущей учетной системы с ПО для кадрового электронного документооборота.