Когда мы готовимся к переговорам с клиентами, мы тщательно обдумываем и планируем мероприятие. Даже если оно займет всего 5 минут. Мы знаем: в противном случае вряд ли достигнем успеха. Однако многие совсем не готовятся к совещаниям, просто приходят на встречу, и она идет своим чередом.
Важно понимать: если люди пришли на ваше мероприятие, надо провести его так, чтобы они не пожалели.
Обдумайте:
- Ради чего вы собираете людей?
- Каковы цели совещания?
- Как достичь целей?
- Кого нужно позвать?
Бывает полезным спросить коллег, что нужно включить в повестку. Кстати, это повысит их интерес к встрече.
На совещание не стоит звать всех подряд, при этом важно не забыть пригласить ключевых лиц, заинтересованных в вопросах, вынесенных на повестку. Если кто-то не может присутствовать или по какой-то причине не приглашен, а предмет обсуждения в зоне его интересов, поговорите с такими людьми, пообещайте учесть их мнение и после встречи сообщите им о результатах.
Фасилитация
И все же самое главное на совещании – это фасилитация. Фасилитация начинается с первого же момента – как только участники появились в помещении.
Важно помнить, что многие продолжают считать совещания помехой работе, поэтому особое внимание следует уделить чувству сопричастности.
Продемонстрировать и обеспечить это можно по-разному: приветствие у двери, благодарность за уделенное время, предложение перекусить, использованная для создания атмосферы музыка, предложение участникам не использовать гаджеты.
Важным приемом фасилитации будет также объяснение собравшимся цели мероприятия в самом начале. Неплохо будет вспомнить о коллективных и персональных достижениях участников, напомнить о деловом этикете, попросив высказываться кратко. Это поможет участникам настроиться на конструктивный лад.
С самого начала встречи займите позицию куратора. Для этого нужно:
- Задавать вопросы.
- Вовлекать людей в дискуссию.
- Демонстрировать активное слушание.
- Прояснять спорные моменты.
- Разрешать конфликты.
Заметьте, высказывать свое мнение – не только не главное в фасилитации, но и лишнее. Лидер, конечно, высказывает свое мнение, дает указания и направляет дискуссию, но для успеха фасилитации его роль – вспомогательная. Он собрал людей не для того, чтобы дать распоряжения, а чтобы сообща найти ответы на возникшие вопросы.
Только при таком подходе возможен искренний обмен мнениями, смелое озвучивание проблем и серьезное отношение к принятым решениям.