Системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой программное обеспечение или веб-сервис. С их помощью компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. Чтобы документы в цифровом виде обладали юридической значимостью, используют электронную подпись.
Пока электронный документооборот не обязательное требование для всех компаний. В 2022 году переход на СЭД будет по-прежнему добровольным решением бизнеса. Однако уже сегодня без СЭД не обойтись при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, а также при сдаче определенной отчетности.
bb workspace — комплексная система электронного документооборота и бюджетирования с человеко-ориентированной архитектурой HOA (Human Oriented Architecture). Система относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах, данных за каждый календарный год. В системе bb workspace реализована STP-технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management — управление эффективностью бизнеса).
bb workspace express — бесплатная версия комплексной системы электронного документооборота bb workspace, предназначенная для автоматизации делопроизводства в организациях с различной сферой деятельности. Рассчитана на 10 пользовательских мест.
В качестве базы данных используется промышленная СУБД Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Express — бесплатная версия SQL Server.
Система имеет единую оперативную базу данных, содержащую актуальные данные, и несколько архивных баз данных с архивными данными за каждый календарный год.
Электронную версию можно приобрести за 40тыс. руб.
Directum — система управления цифровыми процессами и документами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения
Разрабатывалась для решения задач управления документами, делопроизводства и договорами. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.
Сервисы в составе Directum исключают рутинные операции в работе пользователей: документы автоматически классифицируются, создаются регистрационные карточки в системе, автоматически определяется ответственный исполнитель, производится сравнение содержания документов, выявление рисков, проверка наличия обязательных реквизитов, поиск.
Стоимость данной СДЭ 304 400 руб. Продукт предназначен только для пользователей - организаций.
DocSpace — это облачная платформа для ведения полноценного электронного документооборота (СЭД/ECM) на SharePoint. Дaнные п лощадки startpack.ru. В ней доступны функции управления всеми задачами и документами, обработки входящих и исходящих файлов, организационного-распорядительных документов (ОРД); внутренней документации и записок, договоров.
DocSpace можно без проблем расширять, масштабировать, настраивать уровни доступа в ней, вести отчётность и аналитику.
Функции DocSpace:
· Автоформирование номера документа при регистрации и вводе.
· Описание реквизитами.
· Связанные поля.
· Подключение и создание файлов из РКК.
· Создание документов по шаблону, на базе существующего.
· Извлечение и печать штрих-кода.
· Иерархические объекты.
· Проверка на дубли.
· Отслеживание заполнения полей.
· Связка со справочниками.
· Изменение вложенных файлов.
· Совместная работа с проектами.
· Автонапоминания о сроках.
· Версии документов со сравнением.
· Связи с другими документами.
· Поручения и подпоручения.
· Фильтры для сортировки документов и скрытие ненужных.
· Протоколирование событий.
· Уведомления по e-mail.
· Цепочки согласования с настройкой.
· Создание типовых маршрутов и их расширение.
· Автоведение этапов работ.
Проект внедрения коробочной СЭД/ECM-системы DocSpace, как правило, продолжается 1,5 месяца, а результат полностью соответствует запросу современного корпоративного Заказчика: «Немедленное решение с индивидуальным подходом». Стоимость лицензий DocSpace: 400 тыс. рублей ан 100 рабочих мест.
bb workspace является самой бюджетной системой из представленных, также в отличии от других она имеет бесплатную версию. DocSpace в данном списке самая дорогостоящая система, но при этом она имеет самый широкий функционал. Directum нельзя назвать бюджетной системой, но её функционал близок к DocSpace, но при этом цена ниже.
Таким образом, компаниям следует выбирать СДЭ в зависимости от своих потребностей, для небольшой компании лучшего всего подойдёт bb workspace, а крупным холдингам стоит присмотреться к DocSpace и Directum.
