TMS-система позволяет автоматизировать процессы транспортной логистики, оптимизировать издержки и предоставить руководству организации прозрачную и оперативную аналитику.
Многие производственные и дистрибьюторские компании переходят на управление логистикой в TMS из-за требований, связанных с безопасностью данных, простотой использования и легким доступом к серверу. Однако несмотря на растущую популярность таких программных продуктов, некоторые предприятия предпочитают планировать доставку и вести учет грузоперевозок в таблицах Microsoft Excel.
В статье рассмотрим особенности решения логистических задач в Excel и TMS-системе и определим какой из этих инструментов эффективнее.
Для того чтобы получить выгодную стоимость перевозки, логисту нужно ответить на три основных вопроса:
- Как лучше отвезти заказ: сборным грузом или отдельной машиной?
- какие заказы можно объединить, чтобы максимально эффективно использовать транспорт;
- Какого перевозчика выбрать.
Каждый заказ имеет определенный набор параметров: вес и объем груза, количество паллет, даты доставки, график работы точек погрузки/разгрузки, требования к соблюдению временных окон. Чтобы учесть все характеристики и выбрать оптимальный способ перевозки и исполнителя можно использовать как Microsoft Excel, так и TMS, но итоговый результат будет отличаться.
Использование таблиц Microsoft Excel
Сотрудники транспортного отдела в российских компаниях планируют доставку вручную или используют автоматическое построение маршрутов с помощью математических алгоритмов. Ручная маршрутизация представляет собой просмотр карт и расчеты в таблицах Microsoft Excel.
Конечная стоимость доставки во многом зависит от принципов планирования, опыта и компетенций логистов. Если транспортные менеджеры работают посменно, и один из них планирует маршруты менее эффективно, чем другой, компания периодически теряет деньги, переплачивая за перевозку грузов.
Таблица Excel с макросом помогает решать задачи планирования и анализа грузоперевозок, но имеет ряд существенных недостатков.
- Низкая скорость работы. В Excel логисту приходится все делать вручную, создание и заполнение таблиц занимает время. Сотрудник транспортного отдела получает заказы на перевозку, вносит их в excel-файл с макросом, проверяет результат, выгружает данные и передает перевозчику. Сроки обработки заказа в данном случае увеличиваются.
- Ошибки из-за влияния человеческого фактора. Если функция в программе задана неверно, могут произойти сбои в работе. Пропущенная строка может стать причиной неверного расчета расходов и маленькая ошибка может привести к существенным финансовым потерям. Логист может забыть обновить тарифы на перевозку, ведь никаких напоминаний о необходимости это сделать у него нет, это также может стать причиной увеличения затрат на транспортировку грузов.
- Непрозрачный процесс. Если планирование доставки происходило в Excel, то отсутствует возможность посмотреть, каким образом был выбран исполнитель уже совершенной грузоперевозки и есть ли гарантии того, что при распределении рейсов не было сговора между логистом и перевозчиком. Кроме того, каждый сотрудник, имеющий доступ к файлу, может вносить в него изменения и проконтролировать этот процесс невозможно.
Работа в TMS-системе
Решение задач транспортной логистики в TMS-системе, имеет ряд существенных преимуществ.
Планирование перевозки в TMS происходит гораздо быстрее. Например, в MasterTMS можно не только создать карточку груза, но и загрузить данные через excel или интегрировать TMS c системой учета компании. Данные по грузам через API попадают в сервис маршрутизации, и отображаются в виде списка на карте. Логист запускает алгоритм планирования, получает возможные варианты доставки и при необходимости может их скорректировать.
Распределение заказов по транспортным средствам и создание маршрутов, с учетом всех ограничений и требований, занимает от нескольких секунд до 10 минут. Алгоритм позволяет подобрать оптимальный вариант доставки грузов и сэкономить до 10-18%.
Скорость работы в Excel зависит от особенностей устройства, на котором работает логист, например, если компьютер обладает слабыми техническими характеристиками и периодически зависает, управление логистическими процессами замедляется. Обмен данными между сотрудниками и подразделениями происходит путем отправки таблиц друг другу, что также влияет на время обработки различных операций.
В TMS-системе могут сразу работать несколько сотрудников c разным уровнем доступа. Например, для работы в MasterTMS нужно только работающее интернет-соединение, а доступ возможен через браузер компьютера, планшета или мобильного устройства.
При работе с программой для управления логистикой влияние человеческого фактора минимизировано. Все расчеты производятся автоматически, выбор перевозчиков полностью прозрачен. Данные по перевозкам хранятся в системе и доступны для оперативного анализа эффективности доставок. Например, в MasterTMS фиксируется огромное количество параметров, практически любые действия перевозчика или логиста, можно выгружать отчеты по интересующим показателям.
Microsoft Excel обладает огромных функционалом, который может быть адаптирован под логистические задачи, но сегодня это скорее вспомогательный инструмент, чем основная программа для управления транспортной логистикой. Современные TMS-системы предоставляют точные и прозрачные данные для оптимизации расходов и прогнозирования будущих бюджетов, и в целом имеют гораздо больше возможностей для того, чтобы цепочка поставок была более гибкой и управляемой.
