В рамках CRM-системы компания работает не только с Клиентами, но и решают разные типы задач задач. Начиная от операционной деятельности, заканчивая проектной деятельностью.
Тут потребуется особое внимание к доступным модулям и возможностям программного решения.
Что можно делать?
Ставить задачи
Самое первое, с чего надо начинать - приучить сотрудников вообще использовать именно данный инструмент вместо блокнотов/записок или просто собственной головы.
Пускай доверяют CRM, максимально фиксируют не только задачи по вверенной Базе, а еще и различные другие поручения (например, от руководства).
Контроль конечных сроков
Как только персонал научился фиксировать задачи, дальше наступает другой важный этап: правильное планирование сроков выполнения различных типов задач.
Важно поставить не просто какую-то дату/время, а осознанно обозначить крайний срок.
Согласование переносов
После того, как команда начала ставить задачи + устанавливать срок, далее компании нужно регламентировать процедуру переноса сроков.
Смотрите: если Вы никак не будете контролировать данный момент, то ответственный будет просто менять дату, чтобы не допускать просрочку и привлекать лишнее внимание руководства.
Можно предусмотреть простую механику: пишется комментарий, в котором предоставляется обоснование сроков переноса + новая желаемая дата, обязательно отметить руководителя, чтобы у него появилось уведомление.
Контроль промежуточных и итоговых результатов
Мы продолжаем развивать культуру работы с задачами и делами. У нас имеется техническая возможность зафиксировать дело, работа со сроками, а вот теперь настала пора отчетности.
Задача должна быть завершена правильно: итоговый комментарий содержит подтверждение достигнутого результата. Например, скриншот, ссылка, описание, прикрепленный документ.
Но не забываем, что у нас есть большие задачи, которые потребуют обязательного промежуточного контроля. Это зона ответственности конкретного сотрудника, но и само руководство должно не забывать про системный контроль. Чтобы динамика не падала, а также была своевременная отчётность.
Качество работы соисполнителей
Некоторые CRM-решения предлагают расширенные настройки работы с ответственными сотрудниками. Например, возможность назначить несколько человек, которые будут работать над задачей.
Например, ставится задача маркетологу на разработку лендинга. Он будет заниматься не один, в помощь придёт программист, дизайнер и так далее. Будет один ответственный, как главный координатор, мини-руководитель проекта:) Остальные - соисполнители. И здесь важно, чтобы привлеченные коллеги не "отставали", прикрываясь тем, что задача-то на другом человеке, они не основные...
Тоже надо прививать определенную культуру работы - коллективную! Если кто-то получает статус соисполнителя, то это нисколько не снижает уровень ответственности.
Качество постановки задач
Самое последнее - но не по значению:)
Как только сотрудники научатся работать с данным инструментом, следующий этап роста - правильная постановка задач. Что сюда входит:
- Правильное название задачи: ёмко, по делу, что надо сделать или чего добиться
- Ёмкое описание: почему ставится задача, какие ресурсы можно потратить или привлечь, как именно надо сделать, какой результат, как отчитаться, почему такой срок
---------------------------
Мы можем помочь с разработкой корпоративной этики работы с задачами, обучить сотрудников - обращайтесь в компанию "Сервис | Контроль"! Либо напишите на почту: client@control-quality.ru или в наши корпоративные мессенджеры: +79255830201
---------------------------
Важные моменты
Руководство тоже должно быть в CRM
Мы чуть выше писали про то, как мотивировать персонал к работе с задачами/делами. И самый первый и эффективный шаг - использование технических возможностей руководством!
Да - личный пример! Речь идёт не только про делегирование и постановку своим подчинённым каких-то поручений, но и ведение собственной работы по такому формату. Никаких коммерческих секретов раскрывать не надо, но какие-то задачи типовые можно будет и показать, и рассказать. Поверьте - это очень эффективный инструмент для мотивации персонала.
Правила едины для всех
Не должно быть никаких любимчиков/исключений/особенностей. Все корпоративные правила распространяются на всех сотрудников, которые к ней причастны.
Так должно быть с самого первого дня систематизации работы с задачами/делами. Кстати, руководство это тоже касается:)
Помогайте сотрудникам
Вы должны понять, что кому-то легко адаптироваться к различным программам, а кто-то может испытывать повышенный стресс и дискомфорт. Просто потому что боится или нет достаточного опыта.
Именно Ваша поддержка (читайте внимательно: не давление, а именно помощь) может помочь адаптироваться и начать УСПЕШНО использовать новые возможности системы.
Если происходят конфликтные и спорные ситуации - используйте их как прецедент. Обязательно разберитесь, назначьте следующие шаги, задокументируйте кейс в регламентах или Базе знаний.
Итог
Грамотная работа с задачами/делами - выгодная история одновременно для персонала и компании. Тут не только цифровизация бизнес-процессов, а ещё адекватная картина по реальной загрузке сотрудников.
---------------------------
Навигационная статья по каналу
У нас более 400 публикаций! Понимаем, что тяжело найти какой-то нужный материал. Поэтому сделали подборки по самым популярным темам. Смело заходите в статью - там все подробности и ссылки!
---------------------------