Станьте виртуальным, чтобы организовать более масштабное и недорогое сетевое мероприятие. В этом посте вы узнаете, как провести лучшее сетевое мероприятие — онлайн.
Сетевые мероприятия* изменились после пандемии. Хотя налаживание личных отношений всегда будет одним из лучших способов общения, виртуальные встречи продолжают оставаться лучшим выбором, даже когда возвращаются очные мероприятия. В этой статье мы расскажем, почему виртуальное сетевое мероприятие так важно, каковы его преимущества и как вы можете провести успешное виртуальное сетевое мероприятие.
* Сетевое мероприятие — это мероприятие, специально предназначенное для объединения профессионалов в определенной области или отрасли, чтобы установить деловые связи и быть в курсе последних новостей и тенденций.
Зачем проводить виртуальное сетевое мероприятие?
Как и личное общение, нетворкинг может принести пользу любому человеку на любом этапе его карьеры. От обмена знаниями и связями до повышения уверенности в себе и карьерных возможностей, нетворкинг является ключом к личному и карьерному росту для многих людей. Виртуальное сетевое мероприятие обладает дополнительным преимуществом, позволяющим устанавливать связи в любом месте, в любое время и без языковых барьеров.
В чем преимущество виртуального сетевого мероприятия?
1. Преодолейте физические барьеры
На виртуальных мероприятиях может присутствовать любой человек из любой точки мира. Используйте преимущества технологий, чтобы помочь развивать отношения без физических барьеров.
2. Держите затраты на низком уровне
Проведение виртуального мероприятия означает значительную экономию. Проведение виртуальных мероприятий обходится значительно дешевле. Все, что требуется, — это виртуальная платформа для проведения мероприятия. Но организатор не единственный, кто выигрывает от более дешевого мероприятия. Участники могут избежать путевых расходов, связанных со многими очными мероприятиями, и часто выигрывают от более низкой стоимости билета.
3. Экономьте время
При любом очном мероприятии потребуется время на дорогу, чтобы учесть, настроить и распределить время простоя для места проведения мероприятия. Это может означать часы, если не дни, дополнительного времени, которого можно избежать при виртуальном мероприятии.
4. Предложите больше гибкости
От более низких затрат до меньшего количества потраченного времени — сделайте виртуальные мероприятия более гибкими для вас и ваших посетителей. Предлагайте больше мероприятий в год, приглашайте больше людей и привлекайте основных докладчиков. С помощью виртуальных мероприятий вы получите гибкость при разработке идеального мероприятия.
5. Они более инклюзивны
Все вышеперечисленные пункты ведут к более инклюзивным мероприятиям. Очные мероприятия намного проще проводить людям с большими средствами, гибкой работой, более легким доступом к транспорту и отсутствием детей для посещения. Проводя виртуальные мероприятия, вы открываете возможности для групп, которые часто не могут присутствовать на очных мероприятиях.
Как провести успешное виртуальное сетевое мероприятие
До начала мероприятия
Продвигать
Вы запланировали идеальное виртуальное сетевое мероприятие, но его успех во многом зависит от того, кто его посетит. Распространяйте информацию в социальных сетях, по электронной почте. Создайте собственную цифровую визитную карточку специально для вашего мероприятия, чтобы вы могли рекламировать свое мероприятие всем, кого встретите.
Составьте список гостей
Вы распространили информацию, и теперь пришло время узнать, кто планирует присоединиться. Внимательно изучите свой список гостей. Скорее всего, у вас широкий круг участников, и привлечение всех к вызову Zoom, вероятно, не приведет к легким связям. Вместо этого сосредоточьтесь на отраслях, названиях должностей или других сходствах, чтобы сгруппировать участников в тематические группы. Это поможет направлять разговоры и способствовать более органичным связям.
Подготовьте участников
Ваш список гостей завершен, и ваше мероприятие не за горами. Теперь пришло время рассказать вашим участникам о том, что их ждет. Несмотря на то, что большинство людей к настоящему времени присоединились к довольно большому количеству видеоконференций, выбранная вами платформа может быть для них новой, поэтому убедитесь, что вы заранее предоставили инструкции о том, как присоединиться. Также неплохо предоставить расписание, чтобы помочь вашим гостям подготовиться к каждой части вашего мероприятия.
Упростите подключение
Сетевые мероприятия — это здорово, но если вы не оставляете контактную информацию каждого участника, преимущества теряются. Поэтому вместо обмена телефонными номерами в чате попросите участников создать виртуальный фон, который ссылается на их цифровую визитную карточку. Затем участники могут сканировать свои виртуальные фоны, чтобы сохранить контактную информацию каждого.
Во время мероприятия
Найдите время для знакомства
Может возникнуть соблазн сразу перейти к разговору, но прежде чем начать общение, дайте каждому возможность представиться. Это поможет растопить лед и убедиться, что все чувствуют себя комфортно в разговоре.
Будьте активны
Может возникнуть соблазн сидеть сложа руки и наблюдать, как ваши посетители устанавливают новые связи, но ваша работа как ведущего — поддерживать беседу и обеспечивать, чтобы у каждого была возможность высказаться. Поэтому не бойтесь поддерживать оживленность дискуссий.
После мероприятия
Отправьте письмо
Через несколько дней после мероприятия отправьте электронное письмо с благодарностью. Это идеальное время для отправки любых напоминаний о темах, затронутых во время мероприятия, и напоминания о необходимости следить за любыми новыми подключениями.
На случай, если кто-то забыл отсканировать цифровую визитную карточку или сохранить контакт, добавьте цифровые визитные карточки участников в свою электронную почту!
Попросите обратную связь
Каждый раз, когда вы проводите мероприятие, всегда не забывайте запрашивать обратную связь. Во многих случаях у участников будет совершенно иной опыт, чем у ведущего, поэтому, планируете ли вы другое мероприятие в ближайшее время или нет, обязательно спросите своих гостей об их комментариях.
Используйте MyQRcards для виртуальных сетевых мероприятий
Когда вы проводите виртуальное сетевое мероприятие, цифровые визитные карточки являются одним из самых простых способов обеспечить более длительную связь, установленную на вашем мероприятии, по сравнению с вызовом Zoom.
MyQRcards — сервис электронных визиток для бизнеса №1 в России, который повышает эффективность личных и деловых коммуникаций. Цифровые визитки открывают новые возможности, позволяют оценивать коммуникационную активность сотрудников, сокращают расходы на визитки и оказывают положительное влияние на окружающую среду. Десятки тысяч успешных профессионалов по всей России и СНГ доверяют свои коммуникации MyQRcards.
Первым шагом к созданию цифровой визитки является создание учетной записи. Зарегистрируйтесь в приложении для iOS или Android или в веб-приложении. Создайте визитные карточки, делитесь ими с помощью QR-кода, электронной почты, текста или NFC.
MyQRcards предлагает два тарифа на электронные визитки для организаций: Бизнес и Корпорация. Чем больше сотрудников вы подключаете к сервису цифровых визиток, тем ниже стоимость лицензии для каждого из них. При подключении к MyQRcards 15 сотрудников, стоимость годовой лицензии для одного сотрудника составляет всего 998 рублей, то есть 14 970 рублей в год для 15 сотрудников. Это в 2,8 раз выгоднее бумажных визитных карточек.