5 фишек гугл-таблиц для бизнеса

Электронные таблицы значительно упрощают расчеты предпринимателю. Например, с их помощью можно отслеживать продажи, вести базу клиентов, вести учет доходов и расходов, тестировать бизнес-идею и делать быстрые расчеты, анализировать свой бизнес.

Для расчетов используют Excel и аналог гугл-таблицы — Google Sheets. Программы схожи по внешнему виду, в них одинаковые формулы и функции, но есть некоторые нюансы:

• гугл-таблицы — это бесплатный сервис, в отличие от Excel;
• чтобы пользоваться таблицами, не надо устанавливать никаких специальных программ, нужен только браузер и интернет;
• в гугл-таблицах можно работать одновременно с разных аккаунтов, а не ждать, когда тебе пришлют обновленный документ;
• все изменения в гугл-таблицах сохраняются автоматически.

Функционал таблиц позволяет настроить их для комфортной работы и автоматизировать рутинные задачи. Собрали 5 полезных навыков работы с гугл-таблицами, которые упростят вам работу. Разберем, как защитить данные, скрыть поля, настроить оффлайн-доступ, настроить выпадающий календарь и посмотреть историю правок.

Как защитить данные в таблице

Иногда нужно, чтобы информацию на листе мог редактировать только владелец файла или ограниченный круг лиц.

Допустим, вы хотите защитить лист так, чтобы доступ на редактирование было только у вас. Вот порядок действий:

1. Нажмите стрелочку справа от названия листа → «Защитить лист».
2. Нажмите «Задать разрешения». Защитить можно не целый лист, а только какой-то диапазон на нем. Для этого надо выбрать вкладку «Диапазон» и выделить его мышкой.
3. Выберите в окне пункт «Только вы» → нажмите «Готово».

Лист можно не только защитить, но и скрыть

Если захотите добавить других людей, вместо пункта «Только вы» надо будет выбрать пункт «Настроить» и указать их гугл-почты

Как скрыть поля

Если какие-то столбцы или строки пока не нужны, можно их скрыть до тех пор, пока они не понадобятся.

Чтобы сгруппировать строки или столбцы, надо выделить их → открыть меню «Вид» → «Группа» → «Сгруппировать строки» или «Сгруппировать столбцы».

Например, вам надо сгруппировать строки с 4 по 24: «Вид» → «Группа» → «Сгруппировать строки 4-24».

После группировки строки 4-24 не будут видны в таблице. Чтобы скрыть сгруппированные строки или столбцы, надо нажать на минус, а чтобы увидеть — на плюс

Как настроить офлайн-доступ к таблице

Гугл-таблицы работают при подключении к интернету, но пользоваться ими можно и в офлайне. Для этого нужно:

1. Для браузера Google Chrome установить расширение для «Google Документы офлайн»;
2. На стартовой странице открыть меню «Файл» → «Включить оффлайн-доступ».

Если включить офлайн-доступ, все изменения в таблице будут сохраняться не в облаке, а на самом устройстве

Как настроить выпадающий календарь

Дату в таблице можно выбирать в выпадающем календаре, а не набирать с клавиатуры. Вот как его добавить:

1. Выделите область, в которой хотите установить выпадающий календарь.
2. В главном меню нажмите «Данные» → «Настроить проверку данных».
3. В окне редактирования «Правила проверки данных» нажмите «Добавить правило» → в поле «Критерии» выберите «Допустимая дата» → нажмите «Готово».

Если собираетесь продолжать таблицу, нижнюю границу диапазона можно сразу сделать больше

После установки правило можно будет отредактировать или удалить

Готово! Теперь можно не тратить время на то, чтобы вводить каждую дату вручную

Как увидеть историю правок

Google хранит все версии документа — при желании можно посмотреть предыдущую и при необходимости вернуть документ к этой версии.

Историю изменений можно посмотреть в меню «Файл» → «История версий» → «Смотреть историю версий», а также по ссылке «Последнее изменение» в верхнем меню документа.

По ссылке можно вернуть данные в документе до самого первого изменения. Можно просмотреть все версии и восстановить нужную, когда это необходимо

Истории версий сохраняются группами. На одной вкладке хранится несколько версий, к которым можно откатить данные в таблице

Присоединяйтесь к бесплатному курсу Школы Бизнеса «Excel для малого бизнеса». В курсе мы собрали только необходимый минимум, чтобы вы смогли быстро сделать отчет по продажам или вести простой учет клиентов. Покажем возможности таблиц на реальных задачах бизнеса.