Два года назад в нашей компании произошли значимые изменения: мы стали быстро развиваться и расти. На тот момент для нас остро стоял вопрос, как добиться большей концентрации на основных целях, утвержденных на ежегодной стратегической сессии. Инструмента, позволяющего прямо донести до всех смысл принятой годовой стратегии и превратить это в реальные действия, в компании не было. Когда штат увеличился больше чем на треть, синхронизировать задачи и налаживать коммуникации между департаментами стало сложнее. Поэтому в компании было принято решение внедрять новый инструмент управления целями под модной аббревиатурой OKR.
Для справки. OKR (от англ. (Objectives and Key Results «цели и ключевые результаты») – это популярная методика постановки, синхронизации и мониторинга целей и ключевых результатов на уровне организации, команды или конкретного человека. Она позволяет повысить мотивацию сотрудников, ускорить работу и сохранять фокус на приоритетных целях.
Почему возникают проблемы при управлении целями в компании
Возвращаясь к вопросу о внедрении системы OKR в нашей компании, нужно отметить, что официально принятые на уровне топ-менеджмента цели спускались до отделов только как набор команд. Руководители подразделений при этом тратили много времени на планирование еженедельных задач для каждого сотрудника.
Ситуацию усугублял тот факт, что 80% команды работает удаленно и редко собирается в офисе. Опросив сотрудников, мы выяснили, что они явно не ассоциируют свои действия с принятыми стратегическими целями, затрудняются с ответом, куда движется компания, почему те или иные задачи выполняются в первую очередь и какие из них ставить в приоритет.
Подобная разобщенность среди персонала – не редкость в ИТ и творческих командах. Разработчики, дизайнеры, маркетологи, продакт- и проджект-менеджеры слишком сконцентрированы на выполнении своих задач, редко заботясь о том, что происходит в соседнем отделе и как они могут помочь друг другу.
Знаю из практики, что в компаниях разных сфер часто наблюдаются ситуации, когда:
- Неявно согласовываются противоречащие друг другу цели подразделений, происходят конфликты из-за ресурсов, как следствие, не выполняются верхнеуровневые цели компании. Функциональные и коммерческие подразделения действуют в соответствии с собственными приоритетами.
- Нет качественной координации подразделений, необходимой для реализации стратегии.
- Не созданы условия для того, чтобы каждый сотрудник мог внести свой вклад в формулировку целей и задач компании или своего подразделения.
- Нет официального источника, где члены команды могут ознакомиться с принятой стратегией.
- Упускается ценное время, так как ключевые решения по целям принимаются несвоевременно.
- Прогресс достижения целей не фиксируется и оценивается «по ощущениям» тех или иных руководителей.
- Часто выполнение целей контролируется нерегулярно, «от случая к случаю».
Какие преимущества дает OKR компании
Методология OKR была разработана в Intel в 90-е годы. Идею моментально подхватили ИТ-компании Кремниевой долины, в том числе Google. Сегодня методику широко используют мировые и российские компании разных размеров и отраслей. В их числе Linkedin, Zynga, Twitter, Oracle, Netflix, BMW, Disney, Salesforce, Samsung, Avito, NGENIX, Ultimate Guitar, ЦИАН и многие другие.
Тщательно изучив опыт внедрения этого инструмента другими компаниями, наше руководство пришло к выводу, что методология OKR идеально нам подходит.
Считается, что OKR помогает сильнее вовлечь сотрудников в общее дело, синхронизировать работу подразделений, наладить внутренние коммуникации.
На тот момент за счет инструмента OKR мы планировали, в первую очередь, добиться постоянного фокуса сотрудников на основных целях компании – на том, что действительно актуально и важно для развития бизнеса.
До внедрения OKR мы ежегодно утверждали блок стратегических проектов, ориентированных на реализацию принятой стратегии. И как показала практика, основное ограничение, с которым мы сталкивались, заключалось в том, что к выполнению стратегии подключалось ограниченное количество сотрудников. БOльшая часть компании не погружалась в достижение стратегических целей, не связывала с ними свои действия, что в итоге не приводило нас к реализации стратегии на 100%.
Решающим фактором в пользу внедрения OKR стала возможность повысить эффективность взаимодействия отделов, команд и сотрудников. В этом был потенциал: двигаться в едином направлении, чтобы каждый прилагал усилия для реализации общей стратегии.
Как мы готовились к внедрению
Напомним, суть метода отражена в его названии. При планировании определяются цели (objectives) и измеримые показатели их достижения – ключевые результаты с метриками (key results).
- Важный фактор – совместное с командой формулирование целей. А сами цели должны быть амбициозными, вдохновляющими, но реально достижимыми. Поэтому утверждение амбициозных целей мы закрепили за собственниками компании. Они в свою очередь выделили 5 ключевых направлений развития – стратегических целей компании на определенный период.
- Эти цели были переданы в проработку каждому подразделению. Таким образом за формулировку ключевых результатов с метриками стали ответственными руководители департаментов.
- Для координации всех задач назначили администратора OKR. Его обязанности – сопровождать процесс планирования департаментами ключевых результатов и фиксировать OKR в автоматизированной системе. Также он отвечал за своевременное внесение данных в систему, проведение отчетных мероприятий и организацию ретроспективных сессий по результатам завершившихся периодов.
Чтобы обкатать методику OKR, был запущен пилотный проект длительностью в один квартал. В «пилоте» участвовали два основных подразделения – разработка и внедрение. Через три месяца, отработав основные методологические шаблоны, мы тиражировали инструмент на остальные департаменты компании.
Итак, какие шаги по внедрению мы прошли:
- Сформулировали пять основных «амбициозных целей» и декомпозировали их на 3–5 «ключевых результатов» департаментов в измеримых единицах. Общее число утвержденных OKR: 20-25.
- Определили период планирования – один квартал.
- Согласовали каждый запланированный ключевой результат с руководством компании и со смежными подразделениями. Это важно: OKR соотносятся между собой, чтобы все участники процесса были согласны и двигались в одном направлении.
- Согласованные данные внесли в автоматизированную систему как OKR на квартал:
5. Стали еженедельно фиксировать % выполнения по каждой цели и ключевому результату. Прогресс по OKR также обсуждается на совещании директоров и озвучиваются на общем собрании по вторникам.
Оценить выполнение OKR рекомендуется по скользящей шкале от 0 до 100%. Это поможет понять, достигнут ли целевой результат, приблизились к нему или провалились. Например:
- 30% = вы очень далеки от намеченной цели,
- 70% = вы не достигли цели, но значительно продвинулись,
- 100% = вы достигли своей амбициозной цели.
Для себя мы разработали удобный инструмент отражения прогресса OKR в системе ADVANTA. Он позволяет получать наглядное представление о продвижении к нашим целям и вовремя предпринимать корректирующие действия:
Отдельно стоит подчеркнуть важность анализа достигнутых результатов в рамках OKR. В конце квартала собственники компании и руководители департаментов проводят так называемые ретроспективы, анализируют итоговые показатели, делают выводы. Это позволяет более точно формулировать цели на следующий цикл с учетом выявленных в ходе работы корректировок.
Внедрение OKR – это непрерывный процесс, требующий регулярного взаимодействия, отчетности и корректировки. Следуя шаг за шагом, важно выработать свой алгоритм формулировки целей и уровня контроля, который поможет компании достичь намеченное.
Каких результатов мы добились
Видимые эффекты, которые мы получили после внедрения OKR:
- Каждый сотрудник компании знает основные цели компании и ожидаемые ключевые результаты на текущий период.
- Система OKR ежеквартально стимулирует компанию к «непрерывному росту», более смелым целям и показателям.
- Цели компании постоянно «на виду» обсуждаются, с ними соотносятся текущие проекты и задачи сотрудников, вовремя принимаются решения и вносятся коррективы.
- Выросла заинтересованность руководителей департаментов в достижении ключевых результатов.
- Среднестатистический уровень по ключевым результатам нашей компании увеличился до 65%. Для нас это нормальный показатель, поскольку в проработку обычно берутся новые направления.
Для нашей компании инструмент OKR стал своеобразной тестовой площадкой для проверки гипотез по развитию новых продуктов и форматам их внедрения.
Советы для тех, кто только собирается внедрять OKR
Если вы в ближайшее время планируете внедрение OKR, стоит обратить особое внимание на следующие моменты:
- На старте важно убедить команду в пользе внедрения методологии OKR. Первое время тщательно следить за тем, чтобы сотрудники вносили данные в систему и не игнорировали общие собрания, где обсуждаются результаты. Есть вероятность, что какие-то подразделения первое время будут сопротивляться.
- На внедрение методики понадобится время и определенные усилия. Кроме того, OKR, как и любой инструмент, нужно будет адаптировать к особенностям компании. Важно, чтобы был выделен ответственный сотрудник (администратор), который бы вовремя оповещал о необходимости проведения совещаний по OKR, своевременно вносил требуемые данные и собирал отчеты на период.
- Необходимо уделять достаточно времени и внимания организационным мероприятиям – ретроспективам, «мозговым штурмам», совещаниям по согласованию ключевых целей. Статичные цели и показатели, которые не пересматриваются и не уточняются под изменения рынка, быстро устаревают и теряют смысл.
Можно воспользоваться нашим опытом и внедрить OKR на базе автоматизированного решения в системе ADVANTA. Это позволит вам правильно применять методологию, чтобы она работала максимально эффективно. При этом вы:
- формализуете цели компании и подразделений в одном месте, доступном для всех сотрудников компании;
- автоматизируете сбор факта по продвижению к целям и сможете делать это регулярно;
- автоматизируете расчет прогресса целей в рамках установленного периода;
- сможете формировать актуальный отчет по OKR для совещаний в один клик;
- сохраните архив целей для ретроспективы и анализа в любых разрезах.
Если эти действия не автоматизировать, приготовьтесь к большому объему «ручной» работы по обработке еженедельных данных.
В систему ADVANTA встроены удобные инструменты для руководителя:
1. Еженедельный отчет по результатам OKR. Показывает текущий прогресс по целям и показывает возникающие проблемы.
2. Отчет-ретроспектива по результатам периода. Анализирует причины отклонений по целям от запланированных, показывает возможности, которые можно учесть при будущем планировании целей.
Автоматизация процесса позволит значительно сократить время на внедрение методики OKR. После установки ADVANTA все, что от вас потребуется, это:
- Сформулировать свои основные цели и ключевые результаты, наиболее приоритетные в данный момент для компании, внести их в систему.
- Проследить, чтобы исполнители задач еженедельно вносили данные через автоматический запрос статуса.
- Измерять прогресс достижения целей в процентах и анализировать результат. Система делает это автоматически.
- Регулярно формировать отчет «OKR компании» и оценивать его на наличие проблем, которые нужно срочно решить или скорректировать результаты.
- На еженедельном собрании транслировать прямо из системы «Отчет по достигнутым результатам за период» для всех сотрудников компании и совместно отмечать прогресс по целям.
- Ежеквартально проводить ретроспективу по результатам, анализировать причины, которые не позволили добиться большего, намечать новые цели на следующий период.
Таким образом, внедрение OKR помогает не только сохранять фокус на стратегических целях, но и повысить качество управления рабочими процессами в компании. OKR-цели ведут бизнес к новым достижениям, бросают вызов, а значит, мотивируют команду достигать гораздо более выдающихся результатов.
Присоединяйтесь к нам ВКонтакте и Telegram!
