Многие предприятия уже перешли на ЭДО.
А как же работают остальные?
Обычно в начале сотрудничества контрагенты обмениваются скан-копиями по электронной почте. После прочтения и согласования поправок документы распечатывают на бумаге, подписывают со своей стороны и отправляют контрагенту почтой или курьером.
При этом:
- скан-копии не имеют юридической силы;
- услуги курьеров несут дополнительные расходы;
- пересылка почтой — длительное ожидание документов;
- документы могут быть утеряны;
- расходы на бумагу;
- нет гарантии безопасности документов, согласованные условия могут быть изменены случайно или умышленно.
Электронный документооборот позволяет не только сократить расходы на курьерские и почтовые услуги, а также на содержание архива документов.
Можно совершать операции с электронными документами везде, особенно когда сотрудники работают удаленно.
Документ, подписанный в системе ЭДО электронной подписью, не может быть изменен, не потеряется и не попадет в руки посторонним лицам.
С ЭДО всегда понятно, где находится документ и какой у него статус.
Для начала нужно согласовать с контрагентом, как вы будете обмениваться документами: через оператора или без него, указать инструмент обмена. Далее определитесь, какими документами вы хотите обмениваться. Также нужно определить формат документов и вид электронной подписи, которой вы будете их подписывать.
Учтите, что в электронном обмене некоторыми первичными документами (например, УПД или счетами-фактурами) существует специфика, как в порядке обмена, так и в требованиях к самим документам, в частности к их формату.
Если первичные учетные документы вы и ваш контрагент подписываете квалифицированной электронной подписью, то соглашение об электронном документообороте — не обязательно.
Такие документы в силу Закона об электронной подписи считаются равнозначными документам, подписанным собственноручно (кроме случаев, когда документ можно составить только на бумаге).
Если первичные документы подписываете простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то нужно оформить соглашение.
Для электронных счетов-фактур соглашение с контрагентом об электронном документообороте не обязательно. Но нужно закрепить факт его согласия на получение таких счетов-фактур, например, оговоркой в договоре.
При внедрении любого нового порядка обычно возникает много практических вопросов, у нас есть ответы на все вопросы!
Вот некоторые вопросы, на которые мы отвечали:
"Как прописать в договоре условие об электронном документообороте?";
"Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом без письменного соглашения?";
"В каких случаях при реализации товаров выставляется электронный счет-фактура?";
"Организация заключила с контрагентом соглашение об электронном документообороте. Из-за сбоя в работе техники счет-фактуру выставили на бумажном носителе. Нужно ли дублировать его в электронном виде?";
"С контрагентом заключили соглашение об электронном документообороте. Нужно ли распечатывать счета-фактуры из ЭДО и хранить в бумажном виде на случай налоговой проверки?".
Подборку материалов с ответами на эти вопросы вы можете получить, заполнив форму.
