В строительной отрасли закупки играют важную роль в обеспечении эффективного функционирования проекта. Вместе с тем, это может быть длительным и сложным процессом, который требует учета множества факторов. В этой статье мы рассмотрим, как автоматизировать процесс закупок в строительстве и упростить его.
Грамотно выстроенный процесс приобретения материалов, оборудования и услуг, необходим для успешного завершения проекта. Он может включать в себя выбор поставщиков, составление заявок на закупки, сравнение цен и условий, а также контроль качества поставляемых товаров и услуг.
Ручной поиск поставщиков и товаров, а также ручное составление документов, это подход который может привести к ошибкам при составлении заказов и снижению эффективности.
Автоматизация процесса закупок может принести ряд преимуществ. Во-первых, она может сократить время, затрачиваемое на закупки, что позволит ускорить проект и снизить затраты. Во-вторых, автоматизация может повысить точность и надежность закупок, уменьшив вероятность ошибок.
Способы автоматизации процессов закупок в строительстве
- Использование специализированного программного обеспечения
Существует множество программных продуктов (например маркетплейсы), которые помогают автоматизировать процесс закупок. Они могут включать в себя функционал для создания заявок на закупки, поиска поставщиков и сравнения цен. Также в некоторых системах может быть предусмотрен контроль качества поставляемых товаров и услуг.
- Использование интернет-аукционов
Аукционы могут быть организованы быстро и легко, без необходимости тратить время и ресурсы на традиционный процесс закупок. Однако, такой способ закупок может иметь и свои недостатки, такие как ограниченный выбор поставщиков или товаров, а также возможные проблемы с качеством и доставкой товаров
- Использование систем электронного документооборота
Электронный документооборот может упростить процесс обмена документами при закупках и сократить время на их обработку. Он позволяет создавать, отправлять и получать документы в электронном виде, а также автоматически обрабатывать их и сохранять в базе данных.
- Использование системы управления закупками (SRM)
Система управления закупками позволяет контролировать и оптимизировать процесс закупок в строительстве. Она включает в себя функции для управления поставщиками, создания заявок на закупки, контроля качества и мониторинга исполнения контрактов.
Шаги по автоматизации процесса закупок
Чтобы автоматизировать процесс закупок в строительстве, необходимо выполнить следующие шаги:
1. Определить процессы закупок
Перед тем, как приступить к автоматизации процесса закупок, необходимо определить все процессы, связанные с закупками в строительстве. Например, это может включать в себя составление заявок на закупки, выбор поставщиков и контроль качества.
2. Оценить текущий процесс
Для того, чтобы определить, какие процессы могут быть автоматизированы, необходимо оценить текущий процесс закупок. Это может включать в себя выявление узких мест, определение затрат времени и ресурсов, а также выявление ошибок и проблем.
3. Выбрать подходящее программное обеспечение
После того, как определены процессы закупок и оценен текущий процесс, необходимо выбрать подходящее программное обеспечение для автоматизации процесса. При выборе программного обеспечения для автоматизации процесса закупок в строительстве необходимо учитывать несколько требований. Во-первых, программа должна иметь возможность интеграции с другими системами, используемыми в компании. Во-вторых, необходимо обратить внимание на функциональность программы, чтобы она соответствовала конкретным потребностям компании. В-третьих, программа должна обеспечивать безопасность данных, а также иметь удобный интерфейс и интуитивно понятную структуру. Кроме того, стоит учитывать вопросы лицензирования, технической поддержки и обновлений программного обеспечения.
4. Настроить программное обеспечение
После выбора программного обеспечения необходимо настроить его под нужды компании и проекта. Это может включать в себя настройку форм и шаблонов документов, выбор поставщиков и настройку процесса уведомлений.
5. Обучить сотрудников
После настройки программного обеспечения необходимо обучить сотрудников работе с ним. Это может включать в себя обучение
использованию функций программного обеспечения, а также обучение процессам и процедурам, связанным с автоматизацией процесса закупок.
6. Запустить процесс автоматизации
После того, как все необходимые шаги выполнены, можно запустить процесс автоматизации. В этот момент можно начать использовать новую систему закупок, которая позволит оптимизировать процесс закупок в строительстве и сократить затраты времени и ресурсов.
7. Мониторинг и оптимизация
После запуска системы автоматизации процесса закупок необходимо проводить мониторинг ее работы и оптимизировать процесс при необходимости. Это может включать в себя внедрение дополнительных функций и настройку процесса работы.
Какие риски могут возникнуть при автоматизации процесса закупок в строительстве?
- Ошибки при настройке системы автоматизации;
- Проблемы с интеграцией систем автоматизации с другими системами;
- Необходимость переобучения сотрудников при изменении системы автоматизации;
- Расходы на приобретение и обслуживание системы автоматизации;
- Возможность хакерских атак и утечки конфиденциальных данных.
Итого для успешной автоматизации процесса закупок необходимо правильно выбрать программное обеспечение, учитывающее особенности строительной отрасли и позволяющее интегрировать все необходимые модули и функции, обеспечить квалифицированное обучение персонала и создать эффективную систему управления данными.
Важно понимать, что автоматизация процесса закупок является лишь одной из составляющих цифровой трансформации в строительной отрасли. Для повышения эффективности и конкурентоспособности предприятий и организаций необходимо использование цифровых технологий и решений на всех этапах процесса строительства, начиная от проектирования и заканчивая эксплуатацией объектов.
Так же вы можете почитать про :
Лучшие строительные маркетплейсы 2023 года
Советы о том как выгодно закупаться строительными материалами
------------------------------------
Больше полезного контента для профессионалов в строительной области читайте на ЦУС Академии. Там мы рассказываем про практику внедрения ИТ-решений в строительстве и развиваем базу знаний о цифровых навыках в строительстве.
------------------------------------