Многие компании начинают использовать базу знаний.
Как правило это связано с одними и теми же причинами, которые связаны с желанием руководства:
- Навести порядок в процессах
- Закрепить ответственность за функции
- Облегчить ввод в компанию новых сотрудников
- Уменьшить потери при уходе сотрудников из компании
- Капитализировать накопленный процессный и проектный опыт
Данный список конечно не полный.
Но, в независимости от того, какие причины подталкивают к внедрению базы знаний (ещё её часто называют корпоративная вики), многие совершают одни и те-же ошибки.
В данной статье мы опишем 7 самых частых ошибок при внедрении корпоративной базы знаний и подскажем как их избежать.
Ошибка 1: Использовать базу знаний как хранилище документов
Это одна из самых частых ошибок при внедрении базы знаний компании.
Она заключается в том, что сотрудники начинают использовать корпоративную вики как хранилище документов.
Другими словами, создают документы за границами системы, в других программах. Например в офисных редакторах.
А уже готовые документы размещают в базе знаний.
Такой подход приводит к тому, что часто документы за пределами базы знаний не соответствуют документам в системе.
Где-то что-то подправили, а разместить новую версию забыли.
Также, такой подход приводит к тому, что база знаний включается в процесс, лишь в самом конце жизненного цикла документа.
И таким образом теряются большинство преимуществ использования базы знаний.
Документ не обсуждается в системе, замечания к нему не фиксируются.
Нет версий, которые показывают развитие документа.
В целом, документ появляется в системе только тогда, когда он уже и не нужен по большому счету.
Разве что для архивного хранения.
Как избежать данной ошибки?
- С самого начала позиционировать систему корпоративной вики как инструмент создания документации а не как инструмент хранения.
- Перенести процесс обсуждения промежуточных версий в базу знаний.
- Отказываться (это касается в первую очередь руководства) читать документы присланные по почте или через мессенджеры. Требовать ссылку на страницу в базе знаний.
Ошибка 2: Хранить слишком мало информации
Вторая частая ошибка заключается в том, что компания начинает внедрение с хранения какого-то небольшого количества видов документов.
Например договоров, или должностных инструкций.
Из-за этого, пользователи при обращении к базе знаний не находят того что им нужно.
И теряют доверие к системе.
В данном случае неизбежно есть сложность касающаяся накопления так называемой критической массы знаний в системе.
Получается пока знаний мало, сотрудники не пользуются базой. А из-за того что они не пользуются базой, знаний в ней мало.
Такой замкнутый круг.
И он будет до тех пор пока объем знаний в системе не превысит некоторый порог, после которого сотрудники чаще будут, сначала искать информацию в системе, а уже потом где-то еще.
Как избежать данной ошибки?
---
Вы можете прочитать эту статью полностью и другие статьи на нашем сайте: https://corpwiki.ru/bin/view/Stati/Metodicheskie-stati/7-samykh-chastykh-oshibok-pri-ispolzovanii-korporativnoi-bazy-znanii/
