Главное, что влияет на качество товаров при закупке – это поставщик, логистическая компания и сам отдел закупок. Но если с доставкой все просто – любые дефекты вы обнаружите при осмотре, то с выбором поставщика и сотрудничеством могут возникнуть проблемы.
Спецификация и ТЗ
Многие поставщики работают по техническому заданию и спецификациям заказчика. Т.е. у них нет итогового продукта, а только набор шаблонов. Например, если вы сотрудничаете с мультибрендовым магазином, который закупает одежду в Китае, вам может потребоваться прислать спецификацию.
Вы составляете заказ: женские худи цвета «Фиолетовый ультрамарин» с карманом «Кенгуру», размеры 44-469/46-48/48-50.
В этом случае, если вам пришлют не то, что нужно – вы сможете отправить товар обратно по веской причине, и у вас будет возможность подать в суд. Если в техническом задании и спецификации указано «худи фиолетовые», то производительность имеет полное право отправить любые фиолетовые худи.
Это касается любых видов поставок: БАД, одежда, электроника – везде важно составить правильную спецификацию.
Автоматизация закупок
Для контроля качества необходима SRM система. Это комплекс мер для взаимодействия с поставщиками. Сегодня существует ПО, которое позволяет автоматизировать этот процесс и сделать его более эффективным. В том числе есть и российские разработки, как Лот Эксперт и Агора.
Самыми функциональными являются Comindware и Лот Эксперт. Они содержат максимальный набор модулей, в том числе:
- Товарный каталог;
- Реестр поставщиков;
- Реестр договоров;
- Контроль договоров;
- Статьи бюджета;
- Назначение задач для сотрудников.
Автоматизация закупок упрощает логистические цепочки приема и возврата товара, а также позволяет анализировать рентабельность поставщиков.
Сегментация поставщиков
Сегментация поставщиков – это систематизация контрагентов в контексте рентабельности в соотношении с рисками. Проще говоря, поставщиков необходимо разделить, учитывая следующие категории:
- Количество брака;
- Задержки при доставке;
- Соответствие ТЗ;
- Лояльность.
Проанализируйте, с кем лучше прервать сотрудничество из-за высокого брака или постоянных нарушений ТЗ. Возможно, с некоторыми нужно пересмотреть контракт, чтобы снизить потери.
Внутренний аудит
Во многом качество поставок зависит от того, как работает байерский отдел. В первую очередь, оцените работу байеров по следующим критериям:
- Попадание в тренды. Насколько хорошо распродается товар, который закупает байер? Если он постоянно работает в убыток, то следует пересмотреть сотрудничество.
- Остаток на складе. Главное качество байера – рассчитать количество товара так, чтобы к концу сезона на складе оставалось не более 5%. Если остается больше 10-15%, то байеру необходима помощь.
- Free stock per Operate. Следит ли байер за тем, чтобы на складе всегда оставались бестселлеры? Проверяйте шорт-листы работников и то, насколько они соответствуют реальному положению дел в магазине.
Внутренний аудит рекомендуется проводить после каждого сезона, чтобы оценивать эффективность работы байеров, т.к. чем выше их квалификация, тем выше качество поставок.
Еще больше подробностей в нашем Telegram канале:
https://t.me/buyerproru