Когда подглядываю в чужие планы, замечаю, что у некоторых не указана продолжительность запланированных задач. Расскажу, почему это ошибка и как её исправить.
Десять задач на день это много или мало? Конечно же, всё зависит от задач. Но некоторые, когда планируют день об этом не задумываются.
В ежедневнике одной строке соответствует полчаса. Если записать в каждую графу задачу продолжительностью 60 минут, то в итоге восьмичасовой рабочий день превращается в шестнадцатичасовой.
Такое планирование ведёт к нескольким проблемам:
Не выполняете часть задач. Если приоритеты расставили правильно, то это не самые важные задачи, но в любом случае настроение испорчено. А если приоритеты расставили плохо, то настроение испортит уже руководитель.
На следующий день нужно заново планировать те же задачи. Появляется ощущение бесполезной работы и беличьего колеса.
Сложно расставить приоритеты. Выбрать самую важную задачу из пяти или из двадцати – большая разница.
Так обычно планируют люди, у которых:
Нет собственных целей. Из-за этого они не могут расставить приоритеты, поскольку не знают, что важно в данный момент.
Нет навыка планирования. В отличие от тех кто не составляет план они планируют. Точнее пытаются, но что значит планировать – не до конца понимают.
Нет времени на планирование. Накидали задачи в план и ладно. Без времени, без приоритетов. «Война план покажет».
Однажды, сотрудник показал план на день из двадцати задач. Я спросил, что из этого самое важное и он ответил: "Всё!". Тогда я попросил проставить время каждой задаче. Получилось около 40 часов. То есть он пытался уместить рабочую неделю в один день. Я на своё усмотрение оставил пять задач, но в итоге он не успел выполнить даже их. То есть он, либо ошибся со временем задач, либо со свободным временем на день.
Чтобы не оказаться в такой ситуации:
Когда ставите задачу в план, пишите время выполнения. Если не знаете время – разбивайте на подзадачи.
Время на задачу поможет не только сократить количество, но и сгруппировать и распределить задачи по дню. Например, между совещанием и собеседованием есть всего 30 минут, значит двухчасовая задача в промежуток не влезет и лучше выполнить 30 минутную.
Не планируйте больше половины рабочего дня. Всё индивидуально, но начните с этого правила. Потом можете увеличить или уменьшить количество задач в день.
P.S.
Что-то я давно не писал о тайм-менеджменте. Если такие статьи нужны, ставьте лайки и пишите комментарии - буду исправляться.