Продуктивная встреча почти никогда не получается «сама собой». На это нужно потратить силы: сначала спланировать, затем модерировать, в конце прийти к решениям, а главное — четко их зафиксировать, чтобы никто ничего не забыл.
Как подготовиться, если вы организуете встречу
Напишите план встречи:
- Какие задачи вы будете обсуждать.
- Кто отвечает за обсуждение каждого блока.
- Сколько времени потребуется: на вступление, обсуждение каждого вопроса и итогов.
Хорошо, когда рабочая встреча занимает меньше часа, в идеале — если уложитесь в 30–45 минут. Так люди с большей вероятностью сохранят концентрацию, а если впереди новое обсуждение, у них будет время отдохнуть.
Опишите встречу, разошлите план участникам. Так они заранее представят, что будет происходить.
- Задайте название, которое отразит цель и ожидаемый результат. Например: «Обсуждение графика отпусков» или «Согласование спикеров на конференцию».
- В описании встречи укажите план с расписанием и ответственных за каждый блок. Приложите ссылки на нужные материалы и документы. Проверьте, чтобы доступ по ссылкам был у всех участников.
Чтобы достичь целей, модерируйте обсуждение
Без модерации люди могут отклоняться от темы или выбиться из тайминга.
- Если встреча онлайн, включите запись — чтобы потом участники или другие сотрудники могли посмотреть ее.
- В начале озвучьте цель, план и ожидаемые результаты.
- Договоритесь поднимать руку, когда хотите что-то сказать. А еще говорить, когда предыдущий участник закончил речь. Это поможет избежать хаоса.
- Старайтесь придерживаться расписания. За 2–3 минуты напоминайте, что пора идти дальше.
- Останавливайте затянувшиеся дискуссии и споры не по теме. Идеи, которые не относятся к предмету обсуждения, но кажутся полезными, стоит записать на будущее.
Как записать итоги и что делать дальше
Цель резюме — зафиксировать договоренности, чтобы у всех была одинаковая картина.
- По ходу обсуждения записывайте самые важные моменты: что нужно сделать, кто отвечает за каждую задачу, какие по ним сроки, координирует ли кто-то весь процесс и т. д.
- В конце встречи убедитесь, что все согласны с итогами и ни у кого не осталось вопросов. Договоритесь, как будете отслеживать выполнение задач. Например, сделаете таблицу с общим доступом или заведете отдельный чат.
Также можно сразу запланировать следующую рабочую встречу, если она необходима.
- После встречи напишите письмо участникам встречи и другим коллегам, которые должны быть в курсе. Вот что в нем может быть:
а) Краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения.
б) Намеченные шаги, сроки реализации и имена ответственных.
в) Отложенные вопросы, к которым вы вернетесь позже.
г) Дата и тема следующей встречи.
Проанализируйте результативность встречи
Тут помогут вопросы:
- Удалось ли принять все необходимые решения?
- Насколько эффективно все провели время?
- Какие недочеты вы заметили во время встречи?
- Что вы уже сделали удачно, а что можно улучшить и использовать в будущем?
По возможности запросите обратную связь у команды: считают ли они обсуждение эффективным и что нужно изменить в следующих встречах.
