Юлий Минькин, руководитель проектного офиса
Составление протокола переговоров с клиентом является важным шагом в бизнес-процессе, который помогает фиксировать ключевые моменты и договоренности, достигнутые в ходе встречи.
Структура протокола
Ниже я предлагаю общую структуру протокола, которую можно использовать для составления своего собственного документа:
- Заголовок протокола, указывающий на дату, время и место встречи.
- Список участников встречи, включая имена, должности и контактную информацию.
- Краткое описание цели встречи и ее результатов.
- Описание основных обсуждаемых вопросов и проблем, включая возможные варианты решения.
- Список соглашений и договоренностей, достигнутых в ходе переговоров.
- Указание на дальнейшие шаги, которые будут предприняты для выполнения соглашений, достигнутых на встрече.
- Итоговое заявление, подводящее итоги встречи и выражающее благодарность за участие.
При описании в протоколе достигнутых договоренностей, не лишним будет указывать ответственных и плановые даты их выполнения.
Важно помнить, что протокол должен быть коротким и содержать только самую важную информацию. Также необходимо следить за тоном и форматом документа, чтобы он соответствовал стандартам вашей компании и был понятен для всех заинтересованных сторон.
Согласование протокола
Согласование протокола переговоров с клиентом - важный шаг, который поможет убедиться, что обе стороны имеют одинаковое понимание обсуждаемых вопросов и достигнутых результатов. Для того, чтобы согласовать протокол переговоров с клиентом, можно следовать следующим шагам:
- Определите степень детализации протокола, которую требует клиент. Некоторые клиенты предпочитают видеть подробный протокол с каждой деталью, тогда как другие хотят получить более краткое изложение. Уточните этот момент с клиентом.
- Составьте протокол, включающий ключевые вопросы, которые обсуждались на встрече, достигнутые результаты и согласованные договоренности. Проверьте, чтобы все важные моменты были учтены и детали не были пропущены.
- Отправьте протокол клиенту для проверки и утверждения. Убедитесь, что он понимает каждый пункт и вопрос, затронутый в протоколе. Лучше в этом убедиться через телефонный звонок или переписку по электронной почте.
- Если клиент не удовлетворен каким-либо пунктом или требует изменений, обсудите с ним вопрос и найдите компромиссное решение.
- После того, как клиент утвердил протокол, отправьте ему окончательную версию и убедитесь, что все участники встречи получили свой экземпляр. Важно также получить письменное подтверждение протокола, например, письмом по электронной почте.
Помните, что протокол переговоров - это неофициальный документ, который может использоваться для напоминания о достигнутых результатах и сделанных договоренностях. Он не должен заменять подписанный договор или дополнительное соглашение.
Если статья была полезна, ставьте пальцы вверх и делитесь ею со своими коллегами.