Это реально освободит ваше время и кучу денег сэкономит, а еще вам не нужна будет специальная полка, на которой хранятся папки с договорами, счетами, актами и прочими документами.
А у меня этих папок за 15 лет предпринимательства накопилось прилично, я Диадок для себя «открыла» лишь в 2022 году. Вот как-то мимо меня прошла эта часть автоматизации. Процесс подписания договора у меня выглядел так:
1. Клиент присылал реквизиты
2. Я составляла Договор
3. Отправляла клиенту на согласование
4. Распечатывала Договор в 2-х экз. (благо принтер есть, еще одна расходная часть – картриджи и бумага)
5. Ставила печать и подпись
6. Делала скан Договора
7. Отправляла по e-mail или в мессенджере скан с печатью и подписью
8. Отправляла почтой или курьером (тоже расходы: конверт, марка или оплата курьеру)
9. Получала по почте обратно свой экземпляр Договора
Кто часто обменивается с контрагентами документами, поймет меня – можно закопаться в бумагах. Речь идет о «маленьких» компаниях, кто «покрупнее» - имеет в штате специально обученных сотрудников, которые занимаются такой работой. У меня такой возможности не было, и я это делала сама. Это была рутина и я смирилась, потому как не знала, что можно по-другому.
Итак, что такое Диадок. Это система электронного документооборота. Можно обмениваться счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами без дублирования на бумаге.
Я плачу в год за 3 компании 12 000. По мне, нормально, потому как все происходит быстро и не нужен принтер, сканер, бумага, картриджи, курьер, печать. Нужна электронная подпись, но без нее теперь никуда и вам все равно придется ее сделать.
И что не мало важно - получение документов бесплатно! Т.е. вы можете просто аккаунт завести в Диадок и получать документы бесплатно (у многих крупных компаний Диадок есть и нам «малышам» это в плюс)
Какие еще плюсы
- Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ, т.е. они равносильны бумажным с собственноручной подписью.
- Если у вашего контрагента другой ЭДО, вы все равно можете обменяться с ним документами с Диадок
- Бессрочное хранение документов
Работать в нем максимально просто:
Если Вам пришел входящий документ, то Вы можете его скачать, подписать, отклонить, передать на согласование/подпись, аннулировать.
Если Вам необходимо отправить исходящий документ, то Вы можете нажать кнопку «Новый документ» и перейти в раздел создания документа. Можете загрузить документ со своего компьютера, либо зайти в редактор соответствующего формата документа.
Ну вот как бы и все. Просто, быстро, безопасно!
У Контура есть и другие сервисы. Мне, например нравится, когда в одном месте можно несколько вопросов решить, я еще Контур Экстерн пользуюсь. Ниже перечислю некоторые для вас полезные сервисы Контур, может пригодится.
Контур Декларант — формирование и отправка всех деклараций в таможенные органы
Контур Закупки — поиск государственных и коммерческих закупок, анализ заказчиков и конкурентов
Контур Зарплата —зарплата, больничные листы, отпускные, пособия, увольнительные выплаты, алименты, отчетность в ФНС, ПФР, ФСС, встроенные приказы на прием и увольнение сотрудника
Контур Маркировка — маркировка товаров
Контур Норматив — нормативная базы для бухгалтера (справочники, календари, конструкторы документов, формы с инструкциями, калькуляторы.
Контур НДС+ — сверка доначисления НДС
Контур ОФД — оператор фискальных данных
Контур Персонал — это программа для учета кадровых событий и формирования приказов.
Контур Экстерн — программа отчетности во все контролирующие органы: ФНС, Росстат, ПФР, ФСС, РПН, ФСРАР, ЦБ
А как вы обмениваетесь документами с контрагентами? Какими из перечисленных сервисов пользуетесь?