Привет!
Наверняка многие из вас, так или иначе, работают в команде: в любом процессе всегда задействовано какое-то смежное подразделение. Бухгалтерия, Дизайн, Маркетинг, Договорной отдел - в зависимости от выполняемых вами задач.
Вспомним мое гостиничное прошлое. Приходит к нам невеста с целью организовать свадебный банкет: я, как менеджер по организации мероприятий” ее “брифую”, предлагаю пакетные варианты, уточняю пожелания и удаляюсь просчитывать коммерческое предложение.
Далее направляю его невесте и получаю ответ - “да” или “дорабатываем”, после финала в торгах я перехожу к работе именно с командой, которая будет сие торжество организовывать.
Мы встречаемся с командой ресторанной службы и я рассказываю, что бы хотелось, а чего нет, передаю пожелания к рассадке в зале и меню, украшению зала, сверяем возможности нашего пространства и в итоге принимаем решение, берем ли мы в полном объеме все пожелания или также озвучиваем свои.
После всех этих обсуждений мы переходим к самой организации, а это самое важное - передать кучу информации и нюансов: аллергики, стул пониже для бабушки, детский стул для малышки подруги невесты и непременно розовый, весь этот список хотелок, которые ну очень важны в этот день.
В принципе, это большой поток информации, но если в него посвятить как можно большее количество участников, в 95% мы ничего не забудем и все учтем.
Но сейчас я столкнулась немного с другой проблемой.
Я проектный менеджер в SMM-агентстве и проектов, конечно же, у меня не менее 3-ех единовременно, еще подкинем разные часовые пояса, в которых работает команда, и факт удаленности друг от друга.
В итоге это выливается в постоянно разрывающийся от рабочих чатов телефон и необходимость отвлекаться от того, что ты делаешь в данный момент. Ведь для каждого свой проект - самый важный и сделать нужно что-то прям щас.
Я достаточно долго открывала чаты сразу и читала сообщение: иногда оно было адресовано не мне, иногда не имело ничего общего с работой, иногда не имело сейчас никакой ценности или срочности, просто отчет о прохождении одного из этапов проекта. А связь с задачей, которую ты делала сейчас, уже потеряна, и так по кругу.
В итоге я работала весь рабочий день с 9 до 19, и еще доделывала что-то по вечерам, такое себе удовольствие.
Недавно я решила прийти к четкому правилу: села выполнять задачу - отключила телефон, и пока я не закончу и не поставлю точку - телефон я не трогаю.
Сначала было очень тяжело, особенно с моей гиперответственностью - ну там же люди написали, они же ждут ответа, там что-то срочное, надо бегом читать и отвечать.
Но, как показала практика, никто не умирает и не страдает, даже если ты не ответила в первые 10 минут после получения. Так я отодвинула чаты на удобное мне время, появляюсь периодически после завершения задачи, пролистываю, отвечаю и иду делать новую задачу. Если что-то срочное - включаюсь до того, как перейти к следующему проекту.
Пока мне все еще очень сложно, но я методично и бессердечно игнорю постоянно вибрирующий телефон, и уже увидела улучшения в плане расходования времени.
Я с утра распределяю список задач, сверяю со списком встреч, и выделяю время на каждый рабочий процесс, остаток времени - на чатики и соц сети, если остается.
И я заметила, как быстрее пошла работа и насколько снизился уровень раздражительности.
Так что всем желаю научиться грамотно распределять свое время, не отвлекаться на неважное и несрочное и будет вам тайм-менеджментовый дзен.
Ваша Л.