Протоколы заседаний коллегиальных органов НКО – документы, которые нужно оформлять по итогам каждого заседания для фиксации принятых решений. Отсутствие протоколов – распространённое нарушение, которое обнаруживает при проверках Министерство юстиции.
Протоколы нужно оформлять не только для подтверждения принятия решений, необходимых для государственной регистрации, но и для внутреннего хранения в организации.
Чтобы убедиться, что в вашей НКО есть все необходимые протоколы, воспользуйтесь следующим алгоритмом.
1. Проверьте, какие коллегиальные органы управления и надзора прописаны в вашем уставе
В подавляющем большинстве уставов таковые обязательно обнаружатся. Каждый коллегиальный орган предполагает включение в его состав 2-х и более лиц. Они могут иметь разные названия: Общее собрание членов / Конференция / Съезд / Совет / Правление / Президиум / Попечительский совет / Наблюдательный совет и т.д.
Уточните, как в соответствии с уставом называются коллегиальные органы в вашей организации, и зафиксируйте их названия в отдельном файле.
2. Проверьте периодичность заседаний коллегиального органа
Заседания можно проводить по мере необходимости, но есть минимально необходимая периодичность, которую обязательно фиксируют в уставе: не реже Х раз в какой-то определенный срок (в год / полгода / квартал и т.п.).
Сделайте пометку в вашем списке коллегиальных органов об обязательной периодичности проведения заседаний каждого коллегиального органа НКО. Отсутствие протоколов, оформляющих такие регулярные заседания, считается нарушением.
👉 ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
3. Проверьте вопросы компетенции каждого коллегиального органа
Соблюдения минимальной периодичности проведения заседаний в соответствии с уставом не всегда бывает достаточно, чтобы выполнить требования закона и устава. Рекомендуем проанализировать вопросы компетенции каждого из коллегиальных органов и уточнить, достаточно ли указанных в предыдущем пункте заседаний, чтобы соблюсти все вопросы компетенции.
Например, весьма распространена минимальная периодичность 1 раз в год. При этом к вопросам исключительной компетенции высшего органа НКО относится принятие решения об утверждении годового отчёта и бухгалтерской (финансовой) отчётности. Эта отчётность сдаётся до конца марта и должна быть утверждена в период с начала года до её отправки в ФНС.
К вопросам исключительной компетенции высшего органа благотворительной организации относится утверждение годового плана и бюджета организации. Как правило, они утверждаются в конце текущего года. По смыслу оба эти вопроса решаются в разное время (в начале года и в конце года). Поэтому проведения заседаний 1 раз в год будет недостаточно, и высшему органу придётся собираться чаще, чем это установлено положениями о минимальной периодичности.
Важно помнить:
- К компетенции органов управления корпоративных организаций (например, общественных организаций, общественных движений, ассоциаций (союзов) относятся вопросы приёма / исключения членов (участников) организации. Соответственно, нужно оформлять протоколы заседаний по этим вопросам.
- К исключительной компетенции высшего органа благотворительной организации относится утверждение благотворительных программ. Значит, помимо самой программы, нужно составить протокол заседания высшего органа об утверждении этой программы.
- Если к вопросам компетенции коллегиальных органов относится утверждение внутренних документов организации (Положений / Программ / Регламентов и т.д.), нужно составлять протоколы об утверждении этих документов.
👉 ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
------------------------------------------------------------------------
🔔 ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ КАНАЛ, ЧТОБЫ НЕ ПРОПУСКАТЬ ПОЛЕЗНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ!
🎓 Остались вопросы? Запишитесь на консультацию к юристу или бухгалтеру «Правовой команды». Это бесплатно для НКО.