Кажется, если бизнес будет переезжать с одного почтового сервиса на другой, то проблем не оберешься. Придется доставать из старой почты контакты и файлы, загружать в новую, а после перехода все равно проверять неактуальный ящик — вдруг туда придут письма.
На самом деле сменить почтовый клиент можно за пару кликов с помощью миграции, которая автоматически переносит все письма на новый сервис и сохраняет старый email. Справиться с задачей может любой — быть айтишником не обязательно. Достаточно воспользоваться корпоративной почтой VK WorkMail. В статье расскажем, как за три шага перенести туда все переписки.
Шаг №1. Подключить домен к biz.mail.ru
Для настройки почты вам потребуется действующий домен — уникальный адрес сайта компании. При этом необязательно, чтобы у вас был хостинг: для подключения хватит только домена. Листайте карусель и смотрите, что нужно делать.
Шаг №2. Включить миграцию
Миграция автоматически перенесет все переписки из старого почтового сервиса в VK WorkMail — вам не придется тратить время на их ручное копирование. Нужно включить функцию и указать почтовый сервис, с которого хотите перейти. Затем напишите адреса и пароли почтовых ящиков всех сотрудников. Их можно вбить вручную в разделе «Пользователи». Если компания большая, создайте в Excel CSV-файл — он позволяет загрузить все данные сразу. Затем можно запускать миграцию. Процесс займет до семи дней.
Шаг №3. Поменять MX-запись
Изменение MX-записи нужно для того, чтобы корпоративные письма приходили на новый почтовый клиент. Поменяйте ее после переноса ящиков на VK WorkMail и изменения настроек — так почта не потеряется во время переезда. Для удобства воспользуйтесь инструкцией по замене MX-записи.
Корпоративная почта VK WorkMail упрощает работу в команде и защищает данные
После переезда со старого почтового сервиса на VK WorkMail сотрудники быстро адаптируются к новому интерфейсу: корпоративная почта выглядит так же, как и стандартная Mail.ru. Все интуитивно поймут, куда нажать, чтобы отправить письмо или прикрепить файл.
Также в VK WorkMail много полезных функций, которые облегчат командную работу. Например, такие:
✅ Работа с папками и письмами:
- Общие рабочие ящики. В почте WorkMail есть возможность создать ящики для отделов и подразделений. Например, можно создать ящик для техподдержки — все запросы клиентов будут приходить туда.
- Функция «Ассистент». С ней сотрудники могут получить доступ к другим почтовым ящикам без логина и пароля. Для этого нужно добавить в настройках почты их адреса и указать уровень доступа. Можно дать возможность читать письма, отвечать на них, пересылать или удалять.
- Группировка по темам и создание фильтров. Отсортировать письма можно по отправителю, получателю или теме, чтобы не тратить время на поиски нужного сообщения.
✅ Коммуникации с коллегами:
- Встроенные аудио- и видеозвонки, а также календарь. Вы сможете прямо в почте создавать ссылки на онлайн-встречи и отправлять их коллегам. А если захотите, чтобы сотрудники не забыли о запланированном мероприятии, внесите его в календарь, — тоже не выходя из почты.
- Адресная книга. У вас будет доступ к контактам всех сотрудников — вам не придется искать нужный электронный адрес в чатах или заметках на телефоне.
✅ Безопасность:
- Сервера на территории России. Все данные хранятся на двух локальных серверах, которые соответствуют всем требованиям информационной безопасности. В случае сбоя, письма не потеряются — у вас всегда будет к ним доступ.
- Антивирус «Лаборатории Касперского». Он встроен в почту, поэтому его не нужно устанавливать отдельно. Антивирус находит вредные файлы и ссылки в письмах и не дает их открыть.
- Спам-фильтры. Они проверяют все входящие сообщения, находят подозрительные и нежелательные письма и отправляют в отдельную папку.
- Двухфакторная аутентификация. Даже если логин и пароль украли, злоумышленник все равно не сможет попасть в почту. Для входа потребуется код подтверждения из СМС, которое придет на ваш номер телефона.
Вы можете выбрать, где разместить почтовый сервис VK WorkMail, — на облаке или собственном сервере. Первый вариант подходит для малого и среднего бизнеса, второй — для крупных компаний и госкорпораций. На выбор два тарифа: «Расширенный» и «Всё включено». В первый входит только почта, а во второй — все сервисы VK WorkSpace: почта, мессенджер и облачное хранилище.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт VK WorkMail и получить доступ ко всем функциям бизнес-почты на месяц в подарок!
