Работодателям открылись новые возможности: 22 ноября 2021 года подписан Федеральный закон № 377-ФЗ. Кадровые документы теперь можно вести в электронном виде без дублирования на бумаге.
Исключения согласно 377-ФЗ составили:
• акты о несчастном случае на производстве
• приказ об увольнении
• инструктажи по охране труда
Кадровые документы в цифре – почему это удобно
- Сокращение расходов на печать, отправку и хранение
- Упрощенное и оперативное оформление кадровых документов Удобный и быстрый поиск подписанных документов
- Все документы в одном месте
- Дистанционное взаимодействие без посещения офиса
- Сокращение времени проверок и предоставляемых для этого документов
ЭКД в «Работа в России» в рамках реализованного базового функционала для эксперимента в 2021г.
Преимущества ЭКД на портале «Работа в России»
Для работодателя:
- Бесплатный доступ к функционалу ЭКД
- Не нужно устанавливать, обслуживать программное обеспечение
- Гарантия безопасности данных
- Хранение документов без ограничения по времени
- Бесплатная электронная подпись (ПЭП) для работника
Для работника:
- Единый доступ к документам от всех работодателей
- Нет необходимости регистрироваться в новом сервисе – доступ через учетную запись на портале Госуслуг
- Доступ с любого устройства, подключенного к сети «Интернет»
- Независимость от работодателя – кабинет работника – его личное пространство для ведения документов
Как подключиться к ЭКД
Зарегистрировать юридическое лицо на портале Госуслуг
Заполнить и отправьте форму заявки на подключение к ЭКД по адресу ekd_access@rostrud.ru
В течении нескольких дней придет подтверждение о предоставление доступа на портал, где в сервисах появится раздел Электронный документооборот:
Интерфейс КЭДО
Интерфейс интуитивно понятный, разделяется на входящие и исходящие документы: создание, согласование и подписание.
При создании можно загрузить свой шаблон или создать через конструктор.
Подключение действующих сотрудников компании
Для приглашения действующих сотрудников нужно создать новый документ через конструктор в исходящих документах, указав группу документа "Прием на работу" и вид документа "Приглашение к осуществлению ЭКД". Очень удобно - что для этой операции на портале уже есть готовы шаблон, а точнее форма заявки с сотрудником.
После формирования заявки через в разделе исходящих документов появятся перечень документов к подписи и отправке. Можно направить приглашение к осуществлению ЭКД сразу нескольким сотрудникам, для этого надо указать адрес электронной почты и СНИЛС работника. Одно и тоже приглашение к осуществлению ЭКД могут одновременно подписать несколько работников.
Важный момент, у работодателя должна быть настроена электронная подпись (КЭП) для подписания исходящих документов.
При подписании документа портал генерирует форму Согласия работника на осуществление электронного документооборота, в соответсвии требованиям законодательства, которое подписывается и хранится на портале:
Интеграция с 1С:ЗУП
Интеграция 1С:ЗУП и портала "Работа в России" реализована в 1С начиная с версии версии 3.1.17.171 конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 3 . Подробнее о том как настроить интеграцию читать тут.
Чем может быть полезен портал
Для ведения ЭКД между работодателем и работником портал позволяет:
- использовать приложение "работа в России" в качестве кабинета сотрудника, что сокращение расходов на приобретение сторонних сервисов,
- хранить долговременные электронные документы, соблюдая все требования к хранению электронных документов долговременного срока хранения,
- сократить расходы на печать, отправку и хранение,
- упростить оформление кадровых документов,
- организовать дистанционное взаимодействие без посещения офиса,
- решить вопрос с формированием электронных подписей для сотрудников.
Вывод
С точки зрения малого бизнеса (а у нас порядка 65 сотрудников, в том числе дистанционных), мне решение нравится по двум причинам:
- возможности хранить электронные документы в облаке (некий аутсорс хранения особого вида документов - долговременного, которое требует дополнительного программного обеспечения в соответсвии с законодательством) ,
- решения вопроса с электронными подписями сотрудников (т.к. этот сервис формирует требуемого рода подпись для работников бесплатно),
Также, на мой взгляд использование портала Работа в России для работы с кадровыми кажется более надежным в плане обеспечения безопасности данных для сотрудников.
Тем не менее, для автоматизации кадрового делопроизводства в нашей компании мы используем несколько различных систем: 1С:ЗУП (для формирования регламентированных форм приказов, расчетных листков), 1С:Документооборот - для создания и согласования договоров, доп.соглашений, локально нормативных документов, должностных инструкции и других неформализованых документов. А также тестируем типовые сервисы портала и кабинета сотрудника от Фирмы 1С.