Продолжаем рассматривать тонкости управления документированной информацией (далее – ДИнф). Сегодня – записи.
Вспомним термин.
Что записать про записи в СТО (инструкцию, регламент)?
Алгоритм управления записями может выглядеть так (начало):
Далее запишем, что в соответствии с требованиями настоящего стандарта в ООО «ООО» управляются следующие группы записей из состава документированной информации, требуемой ГОСТ Р ИСО 9001:
- - установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества;
- - имеющие отношение к обеспечению качества выполняемых организацией видов деятельности и содержащих данные о качестве выпускаемой продукции или о степени ее соответствия установленным требованиям.
Есть смысл поднапрячься и представить чем предстоит управлять: в ООО «ООО» управляются следующие записи:
- - необходимые для обеспечения свидетельства пригодности ресурсов для мониторинга и измерения;
- - данные о базе, используемой для калибровки или поверки средств измерений при отсутствии эталонов, передающих размеры единиц в сравнении с международными или национальными эталонами;
- - о компетентности персонала;
- - по результатам анализа требований, относящихся к продукции, в том числе любых новых требований;
- - необходимые для демонстрации выполнения требований к проектированию и разработке;
- - по входным и выходным данным проектирования и разработки;
- - по результатам действий при проектировании и разработке;
- - по изменениям проектирования и разработки;
- - по результатам оценки, выбора, мониторинга результатов деятельности, а также повторной оценки внешних поставщиков, исходя из их способности выполнять процессы или поставлять продукцию и услуги в соответствии с требованиями, а также о любых необходимых действиях, вытекающих из оценок;
- - необходимые для обеспечения прослеживаемости и управления конфигурацией;
- - необходимые для фиксации событий, когда собственность потребителя или внешнего поставщика утеряна, повреждена или признана непригодной для использования;
- - по результатам анализа изменений в производстве продукции, сведений о должностных лицах, санкционировавших внесение изменений, и всех необходимых действий, являющиеся результатом анализа;
- - демонстрирующие соответствие продукции критериям приемки;
- - обеспечивающие прослеживаемость в отношении должностного лица (лиц), санкционировавшего (их) выпуск продукции;
- - о характере несоответствий продукции и любых последующих предпринятых действиях (в том числе корректирующих), включая полученные разрешения на отклонения;
- - об анализе со стороны руководства результатов деятельности организации и результативности ее системы менеджмента качества;
- - необходимые как свидетельства реализации программы аудитов и полученных результатов аудитов;
- - необходимые для демонстрации выходных данных анализа СМК со стороны руководства, которые включают в себя решения и действия, относящиеся к возможностям для улучшения; любым необходимым изменениям СМК; потребности в ресурсах.
Кроме перечисленных выше записей, управлению подлежат записи, дополнительно (всего не предусмотришь!) определенные ООО «ООО» как необходимые для обеспечения функционирования СМК и ее процессов. Эти записи, наряду с перечисленными выше, включаются в «Сводный перечень записей ООО «ООО».
Сводный перечень записей, выполняемых в ООО «ООО» и подлежащих управлению (приложение УУУ) ежегодно до 30 декабря текущего года составляется начальником бюро менеджмента качества (БМК) на основании перечней, приведенных в разделе «Документированная информация» стандартов организации, а также на основании перечней записей подразделений (приложение ККК). При необходимости представления перечней записей должностными лицами организации, начальник БМК готовит соответствующий проект приказа по организации с приложением списка этих должностных лиц.
Руководители подразделений (должностные лица) направляют перечни записей подразделения (должностного лица) начальнику БМК до 5 декабря текущего года. При необходимости представления перечней в более ранние сроки, начальник БМК готовит соответствующий проект приказа по организации.
Начальник БМК анализирует полученные перечни на предмет оптимизации видов и форм записей, мест и сроков их хранения; проводит при необходимости консультации с руководителями подразделений и должностными лицами. Предложения по результатам анализа отражаются в аналитической справке о функционировании СМК, оформляемой в соответствии с требованиями СТО 111111.
Чем управлять – выяснили. Теперь думаем – как? А вот.
Управление записями включает в себя следующие этапы:
- а) выполнение записи (при необходимости, ее согласование и утверждение);
- б) назначение идентификационного признака (обозначение и регистрация);
- в) определение сроков хранения;
- г) хранение;
- д) обеспечение защиты;
- е) обеспечение поиска необходимых записей и доступа к ним;
- ж) изъятие из обращения и уничтожение.
Пересмотры записей в управлении не нуждаются.
При поступлении записей от внешних организаций (например, свидетельства о поверке средств измерений) перечисления а) и б) не выполняются, кроме регистрации в качестве входящего документа по СТО 22222.
Записи, поступающие от внешних организаций и направляемые им, управляются в соответствии с требованиями, установленными для организационно-распорядительной документации (ОРД) СТО 22222.
Выполнение записей
Записи, как правило, выполняются по формам в соответствии с СТО, иной НД и ОРД. Допускается выполнение записей в произвольной форме, если это не противоречит внешним нормативным документам, ДС или документам СМК.
При разработке форм записей разработчикам СТО и ОРД следует учитывать, что формы должны быть удобными для заполнения и должны отвечать следующим требованиям:
- - унификации и стандартизации;
- - единообразия и четкости построения;
- - однозначности прочтения и понимания;
- - исключения дублирования информации;
- - единства классификации, кодирования, условных обозначений и правил оформления;
- - пригодности, при необходимости, к машинной обработке.
Формы записей могут быть обязательными, рекомендуемыми и произвольными.
Запись по обязательной форме должна по содержанию и оформлению соответствовать установленному в НД (ДС, СТО) образцу.
Запись по рекомендуемой форме может по содержанию и оформлению отличаться от установленного в НД (ДС, СТО) образца (не заполняются отдельные графы и разделы, в связи с отсутствием информации или деятельности). Изменения в заполнении должны быть обоснованы в примечании к записи.
Запись в произвольной форме не регламентируется НД (ДС, СТО) или ОРД, форма записи в этом случае определяется исполнителем, выполняющим её.
Необходимость оформления записей устанавливается в следующих документах СМК:
- - в стандартах организации;
- - в плановых и отчетных документах;
- - в технологических процессах;
- - положениях о подразделении, инструкциях (положениях) о виде деятельности;
- - должностных и рабочих инструкциях;
- - в документах, определяемых указаниями руководителей подразделений или вводимых по собственной инициативе исполнителями при выполнении ими должностных обязанностей (рабочие записи).
Записи оформляются должностными лицами, указанными в СТО, иной НД или ОРД.
Тексты записей допускается исполнять при помощи печатающих устройств, писать от руки разборчиво шариковой ручкой, чернилами или тушью. Выполнение записей карандашом, если на то нет особых указаний, не допускается.
Датой выполнения записи является дата подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Личная подпись исполнителя записи должна сопровождаться указанием должности (если предусмотрено формой записи) и фамилии.
В формах записей, предусматривающих различные варианты оформления, ставятся прочерки:
- - в графах и разделах, не подлежащих заполнению;
- - вместо подписи, если подпись в данном варианте оформления записи не предусмотрена.
Исполнитель несет ответственность за четкость и разборчивость выполнения записей, а также за назначение идентификационных признаков.
Согласование и утверждение записей (при необходимости) производится при наличии на то указаний в применимой законодательной и нормативной правовой документации (в том числе СТО) в соответствии с требованиями, установленными для документов СМК.
Внесение изменений в утвержденные (подписанные) записи не допускается. Исправление ошибок, допущенных при записи фактических данных измерений, испытаний, контроля и наблюдений, производится исполнителем записи путем аккуратного зачеркивания неверных данных, простановки действительных данных и заверяется его подписью (при необходимости – печатью, например для паспортов на продукцию).
Назначение идентификационного признака (обозначение и регистрация)
Идентификация записей обеспечивается установленной формой, наименованием (обозначением) записи, датой выполнения, подписью исполнителя (если это предусмотрено формой), привязкой к событию или продукции.
Регистрация записей производится:
- - исполнителем, в зарегистрированных журналах (например, журнал контроля технологической дисциплины по СТО 33333);
- - ответственным за регистрацию, в журналах учета по СТО 22222.
Определение сроков хранения, хранение и защита
Место и сроки хранения записей устанавливаются в соответствующих разделах СТО или сводном перечне (приложение ККК).
Защита разборчивости записей, а также их защита от утраты, порчи, несанкционированного изменения обеспечивается:
- - надлежащими температурно-влажностными условиями хранения;
- - соблюдением требований и правил пожарной безопасности;
- - ограничением доступа к записям при хранении.
В случае утраты или порчи (приведению к неразборчивости) записей обеспечивается возможность их восстановления одним или несколькими из следующих способов:
- - наличием нескольких экземпляров записей на бумажных носителях, хранящихся в различных подразделениях или помещениях;
- - наличием электронных версий записей и их дубликатов, хранящихся на сервере организации и в различных подразделениях;
- - наличием первичных источников информации, ранее использованных для оформления записи;
- - копированием оставшегося экземпляра записи на бумажном носителе или распечаткой электронной версии; копия записи заверяется подписью исполнителя записи или руководителя подразделения или подписью руководителя организации и печатью.
На восстановленном подлиннике записи на бумажном носителе делается отметка «Восстановлен с копии». Восстановленная запись подлежит утверждению тем же должностным лицом, которым был утвержден подлинник.
Ответственность за восстановление записей несет исполнитель записи, указанный в СТО, иной НД или ОРД.
Обеспечение поиска необходимых записей и доступа к ним
Оперативный поиск необходимых записей производится на основании присвоенных им идентификационных признаков и данных регистрации.
Для получения доступа к записи заинтересованное должностное лицо устно запрашивает данные по наличию записи в подразделении-держателе на основании сводного перечня, либо обращается к начальнику БМК за справочной информацией о месте хранения записи.
При запросе со стороны высшего руководства для проведения анализа СМК начальник БМК подбирает и предоставляет руководству запрашиваемые записи. Ответственный за наличие и надлежащее хранение записей - руководитель подразделения; за подбор записей и предоставление высшему руководству – ответственный сотрудник подразделения по управлению документированной информацией (приложение ЦЦЦ) и начальник БМК.
При проведении внешнего аудита, проверок - ответственный за сбор и представление предварительно запрошенных записей - начальник БМК; за оперативное предоставление (в ходе проверки) запрашиваемых записей - руководители проверяемых подразделений.
При запросе со стороны потребителей, внешних заинтересованных сторон (в том числе, имеющие по отношению к ООО «ООО» правоустанавливающие, директивные, контрольные и/или разрешительные права) начальник БМК по указанию высшего руководства организует сбор и представление копий (при необходимости – заверенных) записей.
ВП имеет право доступа (для изучения) к записям:
- - имеющим отношение к обеспечению качества выполняемых организацией видов деятельности при изготовлении ПВН;
- - содержащим данные о качестве выпускаемой ПВН или о степени ее соответствия установленным требованиям.
Нужно отметить, что ВП частенько стремится заставить вписать в СТО право доступа ко ВСЕМ записям. Не ведитесь – читайте умные ГОСТы…
Изъятие из обращения и уничтожение
Изъятие из обращения и уничтожение записей производится после истечения установленного срока хранения, при необходимости изъятие и уничтожение записей оформляется актом (СТО 22222).
Ответственный за своевременное изъятие из обращения и уничтожение записей – руководитель подразделения, в котором выполняются эти записи или должностное лицо, выполняющее эти записи.
Контроль выполнения установленных требований к записям
Контроль выполнения установленных требований к записям осуществляется:
- - исполнителями записей – при выполнении записей;
- - потребителями записей – при проведении обработки записей;
- - руководителями подразделений – выборочно в процессе деятельности по исполнителям и видам записей;
- - аудиторами – при проведении внутренних и внешних аудитов;
- - комиссией ООО «ООО» (по СТО 44444) – при проверке стандартов организации;
- - комиссией ООО «ООО» (по СТО 22222) – при проверке состояния делопроизводства.
Также контроль выполнения установленных требований к записям может проводиться при проведении периодического (летучего контроля) по СТО 77777 или иных проверок.
Не забываем про измерение рисков, возникающих при реализации процедуры.
Критериями оценки процедуры управления записями могут быть:
- - отсутствие случаев выявления несоответствующих выходов процессов из-за несоответствия записей установленным требованиям или отсутствия этих записей;
- - наличие в подразделениях (у должностных лиц) оформленной надлежащим образом документированной информации, предусмотренной для процедуры.
Посмотреть содержание готовых СТО по управлению документированной информацией (в том числе – записями) можно посмотреть:
- для СМК по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 – ЗДЕСЬ – СТО 8765RISO-134-2022 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Общие положения;
- для СМК по ГОСТ РВ 0015-002-2020 – ЗДЕСЬ – СТО 123456RW-134-2021 Система менеджмента качества. Управление документированной информацией. Общие положения.
Актуальный перечень ранее опубликованных на канале статей со ссылками посмотреть/скачать.
Документы и записи? Да они - живее всех живых! Часть 1 - читаем ЗДЕСЬ.
6.04.2023