Бывают дни, когда работа будто делается сама. Причем у некоторых людей только такие дни, кажется, и есть. Чтобы узнать секрет такой стабильной продуктивности, двое ученых из MIT Sloan — Robert Pozen и Kevin Downey — провели опрос и опубликовали результаты в Harvard Business Review. Рассказываем, как применить их находки и сделать каждый день эффективным.
В этом опросе оценивали продуктивность, а точнее искали связь между привычками и способностью сделать больше за день. Изучали семь привычек: ежедневная рутина, планирование расписания, обращение с письмами и сообщениями, проведение результативных совещаний и встреч, стремление сделать как можно больше, оттачивание навыков общения и делегирование задач.
Ученые обработали около 20 тысяч ответов со всего мира. Это впечатляет, хотя у этого исследования есть слабая сторона —субъективная оценка продуктивности (но мы вроде тоже пока не научились замерять её в стандартных единицах). Нашли несколько закономерностей:
— продуктивность связана скорее с "умным" подходом к работе, а не с количеством рабочих часов;
— респонденты более старшего возраста считают себя более продуктивными — опыт, однако (или есть, кому делегировать);
— общая продуктивность у мужчин и женщин одинаковая, хотя в отдельных задачах гендерные различия все же проявляются. Например, мужчины обычно лучше справляются с тоннами писем, а женщины эффективнее проводят встречи.
В результате Pozen и Downey выделили три главных стратегии продуктивных людей.
1. Расставлять приоритеты, затем работать с конкретной целью
Успешный день начинается с планирования. Утром или даже вечером накануне обратись к своему расписанию и определи приоритеты на предстоящий день. После этого напиши конкретные цели к каждому делу. Если это просто встреча, напиши план. Можно даже разослать его другим участникам — это поможет поддержать порядок в обсуждении.
Приоритизация применяется ко всему, что ты читаешь и пишешь. Прежде чем читать новую статью, подумай, для чего это нужно. Прежде чем писать что-то длиннее пары абзацев, создай логичный план, чтобы не сбиться и не уйти от основной цели.
2. Бороться с информационной перегрузкой
Каждый день ты получаешь огромное количество новой информации: читаешь, пишешь, слушаешь, смотришь, снова читаешь и так по кругу. Все это требует внимания, а оно не бесконечно, поэтому надо избавить сознание от лишних задач.
Для этого можно использовать, например, утренние ритуалы, чтобы не начинать день с раздумий "выпить чай или кофе? что надеть?". Если предстоит работа над большим проектом, не нагружай свою "оперативную память" лишний раз: раздели большую цель на части и работай над каждой по отдельности. Выдели отдельное время в расписании для неожиданных и срочных дел — так они не застанут тебя врасплох. И, конечно, фильтруй задачи, которые можно делегировать.
3. Эффективно общаться с коллегами
Что может быть хуже двухчасового совещания ни о чем? Это выматывает. Встречи будут более эффективными, если заранее ограничить их длительность и время для обсуждения каждого вопроса, а в конце сформулировать дальнейшие шаги и назначить ответственных за каждый из них. Именно так, кстати, мы работаем на планёрке Хронологии. Ещё полезно написать предварительный план обсуждения и поделиться им со всеми участниками.
Культура общения тоже важна. Сюда относятся понятные инструкции для подчиненных и уважительное отношение к чужому времени. Если пришло важное и действительно срочное сообщение — отвечай сразу. Делаешь презентацию — подготовь краткие заметки, а не читай текст с листа слово в слово. А если кого-то из коллег постоянно тянет поболтать — мягко скажи, что тебе нужно сделать "вот это" к "такому" сроку и сейчас ты не можешь разговаривать.
А ты соблюдаешь эти правила продуктивности?