Я видел много Excel/Google таблиц в компаниях. Нет, не так. Я видел МНОГО таблиц.
И все они разные, на все случаи жизни. У компании может быть несколько десятков разных таблиц, в которых собираются данные.
Часто это бесит руководителей, т.к. не понятно где находятся данные.
В чем минус использования таблиц в компании:
- Человеческий фактор при внесении данных. Человек совершил ошибку, её сложно обнаружить
- Если в таблицах есть расчет показателей, руководителю сложно проверить логику расчета -> есть подозрение, что итоговые цифры не верны
- Проблема безопасности: сотрудник может переслать таблицу любому постороннему человеку
- Каждый сотрудник делает таблицы под себя. Сотрудник увольняется, новому сложно разобраться в логике и подхватить работу.
- Google таблицы при объеме строк больше 10 000 начинают тормозить
Свежий пример: в компании были разработаны Google таблицы со скриптами, в один день они перестали работать, данные не загружаются, аналитики нет.
Какое решение:
Для чего мы используем таблицы? Для ввода и просмотра данных.
Я предлагаю эти функции разделить:
1. Ввод данных
2. Просмотр данных/визуализация для принятия управленческих решений
О каждой функции подробно:
1. Ввод данных
Вводить данные лучше не в таблицах, а в специальных инструментах.
Пример:
1С, CRM, МойСклад, ERP, рекламные кабинеты, ПланФикс, ФинТабло и пр.
Задача на этом этапе привести в порядок заполнение данных
Например, CRM:
— Корректно ли менеджеры заполняют поля в CRM?
— Заполняется ли автоматически поле «Источник лидов»?
+ добавить «защиту от дурака»: сделать обязательные к заполнению поля. Менеджер не сможет не заполнить нужное поле.
Инструменты могут быть ручные и автоматические.
Ручные - когда вы вводите данные сами (например, заполнение CRM)
Автоматические - телефония, рекламные кабинеты - данные появляются там автоматически.
2. Визуализация данных для принятия управленческих решений
Можно настроить визуализацию в инструментах ввода, например, в CRM можно смотреть статистику по сделкам.
Но в инструментах не всегда удобная визуализация + бывает необходимо совместить несколько источников и посмотреть сводные данные.
Пример:
В 1С себестоимость, в рекламных кабинетах - рекламный бюджет, в CRM - статусы сделки.
Вам хочется посмотреть какая стоимость успешной сделки по рекламному бюджету, какой средний чек и какая маржинальность.
Для визуализации удобно использовать BI инструменты (BI - Business intelligence, Бизнес Аналитика)
Я, например, работаю в PowerBI.
В чем плюсы BI перед таблицами?
- Данные автоматически подтягиваются из разных сервисов
- Можно сделать сводные данные из разных сервисов и рассчитать показатели (как в примере про стоимость успешной сделки по бюджету и маржинальность)
- Отчет обновляется ежедневно автоматически
- В отличии от Excel в BI мы разрабатываем логику, а не оперируем ячейками, ошибки при вводе данных сразу видны (чаще всего, но не всегда)
- В BI можно сделать быстрый эксперимент с визуализациями и показателями.
Слова моего клиента: «В 1С делать новый отчет долго — нужно объяснять 1С-никам что мы хотим, потом ждать, потом корректировать. А в PowerBI мы придумали идею - какие показатели и графики нужны для сотрудников и сразу реализовали. Если график не подошел, быстро переделаем» - Красивые графики, понятные данные в разных разрезах на одном экране
- Разграничение доступа для разных сотрудников (руководитель компании видит все, РОП - по отделу продаж, менеджер отдела продаж - только своих клиентов)
Вывод:
Если вас пока устраивают данные в таблицах, оставайтесь в таблицах.
Но переход к сервисам ввода и BI инструментам я считаю этапом взросления и систематизации компании.
И на последок: УПРОЩАЙТЕ. Чем проще, тем лучше.
_________________________
Если вам понравилась статья - ставьте лайк, подписывайтесь на мой канал ЗДЕСЬ и добавляйтесь в Telegram канал, чтобы не пропустить новые публикации!
