Рассказываю из личного опыта о том, когда следует брать в помощь личного помощника. У меня был успешный и не очень успешный опыт.
1. Первый опыт случился тогда, когда я взяла ассистента на задачи в НОВЫЙ проект и ждала, что меня разгрузят от рутины и будет счастье.
Но когда проект новый, от него нет финансовых результатов, только инвестиции. Поэтому, расходы на ассистента аукнулись очень быстро и стало понятно, что расходы идут на не оправданный функционал. После этого осознания, я быстро сориентировалась и перевела ассистента на другую позицию.
Вывод 👉🏻 Сначала дождитесь финансового результата. Сами по себе ассистенты прибыли не несут, да и что разгружать если ты сам еще не понимаешь до конца, что нужно в проекте делать.
2. Поэтому, в следующий раз я взяла ассистента уже тогда, когда был четкий финансовый результат и понятны функциональные обязанности в рамках этого проекта.
Если ты уже знаешь что делаешь, как делаешь и можешь все оцифровать и создать инструкцию для ассистента - передавай эти функции. Человек будет делать, а ты контролировать.
❗Брать ассистента в надежде что он снимет рутину, но не понимая что конкретно он будет делать, без созданной инструкции и метрик по которым можно контролировать его работу - НЕТ СМЫСЛА.
Перейдем к функциям ассистента. Скажу сразу, описать функции ассистента сложно! У него очень много различных мелких задач, которые необходимо разделять на блоки/направления/сферы деятельности. Это важно.
Какие блоки у моего ассистента 👇🏻
-контроль качества;
-отдел продаж;
-клиентская служба;
-финансовая служба и пр.
И конечно не забывайте, что СТАВИТЬ и КОНТРОЛИРОВАТЬ все задачи, необходимо в одном месте. У меня это любимый Битрикс24. Все задачи там, понятные, расписанные, со ссылками, сроками и ожидаемыми результатами.
💰 Зарплату ассистенту я рекомендую платить по ключевым показателям эффективности, чтобы платить за результат, а не действия. Кому интересно узнать подробней, скачивайте этот НАБОР ИНСТУМЕНТОВ и в нем найдете видеоурок о том, как уйти от окладов и платить за результат.
Не менее важно подбирать ассистента по своим личностным ценностям! Своего руководителя он должен уважать и ценить.
❌ Ассистент это не принеси, подай, уйди и не мешай.
✔️Его задача разгрузить вас и высвободить время.
Я очень ревностно отношусь ко времени, время - главный ресурс. Поэтому когда вы по 55 раз говорите ассистенту что нужно сделать - время не высвобождается, вы тратите его впустую. Ассистент должен сам понимать какие задачи по разгрузке может взять и реализовать, инициатива - огромный плюс.
☝🏻 Раз в 3 месяца я провожу аудит своего функционала и смотрю какие задачи могу передать команде в т.ч. и ассистенту. Ассистенту передаю только те задачи, которые сама могу сделать!
Если собственник думает что лучше его никто не сделает, то это большая ошибка, которая приводит к отсутствию возможности масштабирования.
Каждый всегда должен заниматься своим делом и только тогда будет эффективность от действий и видимый результат.
Если остались вопросы или хотите знать как поступить и с чего начать именно в вашем конкретном случае - всегда рада помочь!