Если дела у компании идут хорошо, то с ней, как правило, происходит две вещи: рост числа сотрудников и увеличение объёма знаний и сведений, которые эти сотрудники должны знать.
Очевидно, что подобный рост вовсе не способствует быстрому и надёжному усвоению второго первыми. Если число сотрудников не превышает 10, то руководитель или ответственное лицо ещё может лично проконтролировать ознакомился ли Сергей Владимирович с новой инструкцией по работе станка, а Марья Ивановна с изменениями в порядке работы с клиентами. Но в многочисленном коллективе ручной контроль перестает быть надёжным и быстрым инструментом.
С подобной проблемой в студию «Куратов» обратилась крупная компания федерального уровня, производитель оборудования для газово-нефтяной и энергетической сферы. Заказчик поставил перед нами три задачи:
- Создать базы знаний для различных отделов, в которых будут храниться все необходимые в работе сведения;
- Создать механизм об уведомлении работника о появлении новых документов/обновлении старых, с которыми он должен ознакомиться;
- Создать механизм отчёта для ответственных лиц, о том, что работник увидел новый материал.
Весь этот функционал необходимо было интегрировать в CRM Битрикс24, которой активно пользуется заказчик. Выполнение задач здорово облегчил тот факт, что компания уже обращалась в «Куратов» за интеграцией дополнительного функционала в их систему и мы уже прекрасно знали, как всё у них работает. Об одном таком заказе мы уже рассказывали ранее.
Ну а дальше дело техники. Первым делом были создана база знаний. Ответственные лица (в случае клиента – отдел по управлению качеством) могут загрузить в неё новый документ или отредактировать уже существующий.
Для того, чтобы уведомления о новом документе/изменениях в старом ушли заинтересованным лицам нужно нажать кнопку «Оповестить»
По нажатию формируется уведомление, которое рассылается сотрудникам. В нём есть ссылка, по которой можно перейти на нужный документ.
Кнопка «Оповестить» есть на каждой странице документа в базе знаний, поэтому получателю уведомления не придется долго искать, куда же именно внесли правки – ссылка будет сразу привязана к изменённой части.
Ответственное лицо может контролировать процесс ознакомления личного состава с изменениями в базе знаний в таком окне.
Как только сотрудник переходит по ссылке в уведомлении, красный статус «Не ознакомлен(на)» меняется на зеленый «Ознакомлен(на)». Всё просто и наглядно.
Описанный механизм всего лишь один из многих инструментов, облегчающих жизнедеятельность компаний и предприятий, которые может предоставить CRM. Как минимум позволяет отказаться от лишней макулатуры для самих инструкций и журналов об ознакомлении с ними. И здорово экономит время ответственных сотрудников и руководителя.
_____________________________________________________________________________________
Если у вас остались вопросы по разработке сайтов и продвижению в Интернете — напишите нам: info@kuratov.ru
Индивидуальное решение для вашего бизнеса можно найти на сайте https://kuratov.ru/