Для эффективной работы в команде сейчас не обойтись без решений для создания единой цифровой среды. Единое рабочее цифровое пространство позволяет совместно вести дела, редактировать файлы, отслеживать прогресс, где бы не находились вы и ваши коллеги.
Чаще всего при упоминании совместной работы мы вспоминаем о Google Docs. Можно сказать, что продукты Google Docs стали неким трендом, мы пользуемся этими приложениями, когда нужно работать над текстом, вести общие таблицы или редактировать презентацию и быстро предоставить доступ к документам. Экосистема продуктов Google для работы с документами включает в себя:
- Docs – текстовый редактор,
- Sheets – таблицы;
- Slides - презентации.
Вы, наверняка, следите за новостями и скорее всего уже знаете информацию о работе Google в России. На сегодня ситуация такая:
- Приостановлено подключение новых пользователей на сервисы Google Cloud, куда входит Google Workspace. Но все существующие на данный момент подписки продолжают работать, их можно продлевать, переходить на другой тариф и добавлять пользователей;
- Приостановлены платные подписки, приобретенные через Google Play. Речь идет о частных подписках на платные сервисы, из-за невозможности оплачивать с карты. Корпоративные подписки Google Workspace это не затрагивает.
Подобные ограничения, периодически появляющиеся новости о прекращении работы бесплатных сервисов, заставляет нас задуматься о переходе на другие программы. Отказаться от сервисов и мобильных приложений Google не так просто: они прочно вошли в нашу цифровую жизнь, работу и развлечения, но стоит иметь ввиду альтернативные решения и их возможности, если вы все-таки решите отказаться от приложений Google. Поговорим о других решениях со схожими функциями, которые помогут вам работать в команде, как и прежде.
Битрикс24
Битрикс достаточно узнаваем, в первую очередь из-за системы управления сайтами из-за того, что многие используют их продукт. Но сейчас Битрикс24 – это целая платформа для организации работы всей компании. Чтобы познакомиться с сервисом можно установить бесплатную версию с неограниченным числом пользователей, хранилищем на 5 ГБ и конструктором сайтов. Возможности полноценной совместной работы над документами открывается в тарифе «Стандартный». Также можно авторизоваться в аккаунте Google и работать с Google Документами в Битрикс24.
Битрикс24 включает в себя разные инструменты для совместной работы, СРМ, управление задачами и проектами, сайты и магазины, автоматизацию. Но отдельно рассмотрим именно Битрикс24.Документы, что предлагает разработчик при работе с документами:
- Онлайн-редактор позволяет видеть все доступные файлы в отдельно разделе, где можно настраивать сортировку и проверять права доступа;
- Совместная работа над документом доступна сразу после предоставления доступа к нему;
- Работать с файлами возможна из любого инструмента Битрикс24: в задаче или во время видеозвонка, благодаря настройкам интеграции;
- Автоматическое сохранение во время редактирования позволит сохранить все результаты работы;
- Битрикс24 поддерживает все популярные форматы документов, включая docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv и другие;
- Поделиться ссылкой на документ можно с любым пользователем, даже если у него нет Битрикс24;
- Есть мобильное приложение, которое доступно для iPhone, iPad и Android-устройств.
Яндекс 360
Яндекс 360 — это корпоративное рабочее пространство для автоматизации рабочих процессов, организации работы команды, хранения файлов, создания корпоративной почты, общения в мессенджере и видеоконференции. Управление доступно через браузер, мобильное и десктопное приложения. Организации, имеющие аккаунты в Google Workspace и Microsoft 365, могут синхронизировать данные платформ, чтобы продолжить работу в Яндекс 360 для бизнеса. Для того, чтобы использовать функции совместной работы в организации необходимо приобрести тарифы для бизнеса.
Инструменты Яндекс 360 для бизнеса включают в себя Яндекс.Почту, Яндекс.Диск, Яндекс.Документы, Яндекс.Рассылки, Яндекс.Мессенджер, Яндекс.Телемост. А теперь подробнее, что могут Яндекс.Документы:
- Есть возможность создавать текстовые документы, таблицы и презентации;
- Совместный доступ с поддержкой до 40 человек одновременно;
- Работа с документом на ПК или на телефоне;
- Настройки интеграции с другими сервисами позволят автоматически сохранять файлы из почты во время редактирования на диск;
- Документы поддерживает сохранение во всех форматах, включая docx, pptx, xlsx, pdf, txt, html и другие;
- Сохранение истории изменений позволит вернуться в предыдущим версиям документа.
VK WorkSpace
VK WorkSpace — это набор облачных сервисов для управления бизнесом. Возможности VK WorkSpace позволяют компаниям организовать работу в офисе и для удалённых сотрудников, создать почту на домене организации, наладить общение в корпоративном чате и управлять данными. При переходе на VK WorkSpace организация может перенести информацию и данные из ранее использованных почтовых клиентов.
Сервисы VK WorkSpace включают в себя почту VK WorkMail, дисковое хранилище VK WorkDisk, корпоративный чат VK Teams, Sendbox для почтовых рассылок, Askbox для проведения онлайн-опросов, исследований и тестов, DNS-хостинг для переноса DNS-записей с платного сервиса на бесплатный. Возможности VK WorkDisk:
- Общее хранилище документов для всех сотрудников с возможность настройки прав доступа;
- Совместная работа над таблицами, текстами и презентациями;
- Есть функция восстановления удаленных файлов из корзины в личном кабинете;
- Доступен перенос файлов из других хранилищ.
Функции совместной работы есть не только в отдельных сервисах, которые мы рассмотрели выше, но также и в офисных пакетах, возможности которых мы рассмотрим далее.
МойОфис
МойОфис – это классический офисный пакет для работы с документами с возможностью установки как локально на компьютер, так и использовать онлайн-версию, также есть возможность установки на мобильные устройства. Важно отметить, что работа онлайн доступна в МойОфис Профессиональный, МойОфис Частное Облако 2 и МойОфис Защищенное Облако. Для совместного использования доступны приложения для редактирования текстов, таблиц, презентаций. Рассмотрим основные возможности работы с документами онлайн:
- Хранилище файлов находится в едином пространстве;
- Редактирование доступно в браузере без необходимости локально установки приложений;
- Есть разграничение прав доступа;
- «МойОфис Частное Облако 2» можно развернуть в локальной сети без доступа к интернету;
- Для оперативной работы доступна мобильная версия.
Р7-Офис
«Р7-Офис» — еще один полноценный офисный продукт. «Р7-Офис» имеет десктопную и облачную версии и включает в себя редакторы текстовых документов, таблиц и презентаций, средства просмотра изображений и видео всех форматов, платформу для совместной работы, органайзер с календарём и почтовым клиентом, систему управления проектами, CRM, платформу для создания корпоративной соцсети со встроенным мессенджером, аудио- и видеозвонками.
В этой статье нас интересует именно совместная работа с документами, поэтому рассмотрим функции Р7-Офис. Документы:
- Все документы собраны в одном месте;
- Редактор текстовых документов, таблиц, презентаций, а также просмотри видео, музыки и изображений;
- Доступ из любой точки мира из браузера, с компьютера, телефона или планшета;
- Совместное редактирование в режиме реального времени доступно в зависимости от уровня прав пользователей;
- Права настраиваются на просмотр, редактирование, комментирование и пересылку документов;
- Можно не переключаться между приложениями, так как настроена интеграция с облачными сервисами и модулями Р7-Офис.
Заключение
Мы отмечаем, что все решения, описанные в статье, закрывают потребность пользователей в совместном использовании и редактировании документов, не уступают по качеству, а иногда даже превосходят Google, имея в своем арсенале дополнительные функции. Они доступны большему количеству предприятий и обычным пользователям. Работайте или делитесь с друзьями документами привычным способом.
А какими онлайн - документами пользуетесь вы?
Если статья была для вас полезной, поставьте лайк и подпишитесь на наш канал.
