Прием нового сотрудника — это не просто формальность, а важный этап, от которого зависит стабильность работы компании.
Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам: от штрафов за нарушение трудового законодательства до неприятных сюрпризов, если у сотрудника окажется незакрытая судимость или он скрывал причины увольнения с прошлого места работы.
Какие документы обязательно требовать при приеме на работу мы разбирали ранее. В этой статье мы рассмотрим как проверять обязательный пакет документов.
Проверка паспорта
Проверьте защитные элементы, нумерацию и обложку. Внутри паспорта есть водяные знаки, а нумерация состоит из трёх групп цифр. Бланк паспорта имеет определённый формат и содержит 20 страниц, прошитых специальной нитью. Обратите внимание на дату выдачи и возраст соискателя. Паспорт подлежит замене в 20 и 45 лет, причём замену нужно произвести в течение 90 дней после дня рождения. Если паспорт просрочен, он недействителен, и работодатель не может принять сотрудника с таким документом. В паспорте разрешены следующие отметки:
- регистрация по месту жительства;
- информация о воинской обязанности;
- данные о браке и детях до 14 лет (по желанию владельца);
- сведения о ранее выданных паспортах и заграничных паспортах (также по желанию).
Обязательно проверьте паспорт на подлинность через специальный сервис на портале госуслуг.
Проверка временных удостоверений личности и других документов
Когда соискатель заменяет паспорт, МВД выдаёт временное удостоверение личности, по которому работодатель может официально принять его на работу. При проверке этого документа обратите внимание на:
- Тип бумаги;
- Размер (176×125 мм);
- Серию (две буквы русского алфавита + восемь арабских цифр);
- Актуальную дату действия;
- Две печати с надписью «М.П.»;
- Подпись владельца и лица, выдавшего документ.
СНИЛС
Соискатель может предъявить:
- Зеленую карточку с номером СНИЛС;
- Документ, подтверждающий регистрацию в пенсионной системе (бумажная или электронная выписка с номером СНИЛС).
Если у сотрудника нет открытого лицевого счета, работодатель должен предоставить сведения в СФР для его регистрации.
Документ об образовании
Проверить подлинность диплома можно несколькими способами:
- Проверить номер бланка на сайте Рособрнадзора в Едином реестре сведений о документах об образовании (информация с 1960 года);
- Сделать запрос в учебное заведение, предварительно получив письменное согласие сотрудника (сведения об образовании относятся к персональным данным). Согласие оформляется уведомлением с указанием цели запроса. Учебное заведение обязано ответить в течение 30 дней с момента регистрации обращения.
Также можно сделать ксерокопию диплома. На государственных бланках типография «Гознак» оставляет надпись «КОПИЯ», выполненную флуоресцентной краской, проявляющейся под ультрафиолетом.
Проверка трудовой книжки и медицинской книжки
Трудовая книжка
Проверьте трудовую книжку по письменному запросу. «Гознак» может предоставить информацию о сериях, выпущенных в конкретный период. Большинство данных доступны в открытых источниках, за исключением книжек, выданных в силовых структурах. Сверьте фамилию, имя, отчество и дату рождения с паспортом. Несоответствие данных делает документ непригодным для использования.
Медицинская книжка
Она необходима для сотрудников, работающих с продуктами питания, детьми или оказывающих коммунальные услуги. В неё вносят данные о медицинских осмотрах и гигиенической подготовке. С 1 сентября 2023 года медицинские книжки стали электронными, но по запросу сотрудника могут выдать бумажный экземпляр. Уникальный идентификатор и штрих-код помогают проверить подлинность документа через Единый реестр личных медицинских книжек .
Что делать при отсутствии документов у соискателя
Принимать на работу кандидата без полного комплекта документов возможно, но зависит от конкретного недостающего документа. Работодатель не может необоснованно отказать в трудоустройстве. Рассмотрим подробнее каждый случай:
Нет паспорта или иного удостоверяющего личность документа — работодатель вправе отказать в приеме на работу.
Нет трудовой книжки — оформляется новая трудовая книжка, если причина — её утрата или повреждение.
Электронная трудовая книжка — при отсутствии сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, работодатель вправе отказать в трудоустройстве.
Нет документов воинского учета — это не основание для отказа, но работодатель обязан уведомить военкомат.
Нет документов об образовании или квалификации — если они необходимы для конкретной должности, отказ в трудоустройстве правомерен.
Нет СНИЛС — отсутствие лицевого счета не является основанием для отказа.
Нет справки о судимости — отказ возможен только для должностей, где наличие судимости недопустимо.
Нет справки об отсутствии наказания за употребление наркотиков — отказ правомерен только для профессий, связанных с деятельностью, к которой такие лица не допускаются.