Прием нового сотрудника — это далеко не пустая формальность. Это ключевой момент, который определяет стабильность всей компании. Любая ошибка на этом этапе может обернуться серьёзными последствиями: от штрафов за нарушение трудового законодательства до неожиданных открытий, таких как скрытые судимости или невыясненные обстоятельства прошлых увольнений. Какие документы обязательно запрашивать у кандидата? В каких случаях уместно потребовать дополнительные справки? Как убедиться в их подлинности и защититься от подделок? Рассмотрим все тонкости, чтобы кадровый процесс прошел гладко и без риска для компании.
Обязательные документы при приёме на работу
Каждый новый сотрудник должен предоставить следующие обязательные документы:
Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, но для несовершеннолетних младше 14 лет подойдет свидетельство о рождении.
СНИЛС или аналогичный документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета.
Документы об образовании, квалификации и, если требуется, свидетельства о наличии специальных знаний или подготовки.
Документы воинского учета. Военнообязанным сотрудникам нужно предъявить военный билет или временное удостоверение, заменяющее его. Призывники предоставляют удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Иностранцам этот пункт не относится.
Трудовая книжка. Если работник отказывается от неё, попросите предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР. Исключение составляют совместители и те, кто устраивается на первую работу.
Эти документы помогут вам соблюсти все требования трудового законодательства и избежать проблем в дальнейшем.
Дополнительные документы
Иногда список обязательных документов может расширяться. Дополнительные бумаги можно требовать только в случаях, предусмотренных законом, согласно статье 65 Трудового кодекса.
Например, если сотрудник устраивается на работу с вредными или опасными условиями, потребуется медицинское заключение с подписью врача и печатью медицинского учреждения (статья 220 ТК РФ).
Квалификация, образование и наличие специальных знаний регулируются законами и иными нормативными актами.
Специальные требования предъявляются к медицинским, педагогическим, научно-педагогическим работникам, а также государственным служащим.
Работодатель также вправе установить собственные требования и закрепить их в локальных нормативных актах.
Справки при приеме на работу
При трудоустройстве сотрудник должен предоставить ряд справок, в зависимости от характера работы. Например:
- Если принимается несовершеннолетний, нужна справка о медицинском осмотре по форме 086/у.
- Если работа предполагает ограничение для лиц, употреблявших наркотики без рецепта, потребуется справка об отсутствии соответствующего наказания.
- При устройстве на должность, требующую отсутствия судимости, необходима соответствующая справка.
- Совместителям, работающим во вредных или опасных условиях, нужно предъявить справку о характере и условиях труда на основном месте работы.
Что еще нужно знать?
При трудоустройстве сотрудник может принести справку о доходах и удержанном налоге, чтобы новый работодатель мог рассчитать стандартные налоговые вычеты, если смена работы произошла в течение года.
Если у работника есть ребенок-инвалид, ему потребуется дополнительная документация. Для оформления выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом сотрудник должен предоставить справку с предыдущего места работы, подтверждающую, что такие дни не использовались в текущем году.
Также необходима справка от работодателя второго родителя, если тот частично или полностью использовал эти дни. Если второй родитель менял работу в текущем году, потребуется справка и с его бывшего места работы. Все справки предоставляются в оригиналах, кроме случаев дистанционного труда или наличия электронного документооборота у работодателей, тогда допустимо предоставление электронных версий.
Необходимые документы для сотрудников с особыми требованиями
Подросток (возраст 14–18 лет)
При трудоустройстве подростка помимо стандартного пакета документов нужно предоставить медицинскую справку по форме № 086/у. Направление на получение этой справки выдает работодатель.
Водитель
Для устройства на работу водителю необходим стандартный набор документов, а также водительское удостоверение соответствующей категории и заключение о прохождении предварительного медосмотра. Поскольку закон запрещает лицам с судимостью управлять транспортом в сфере пассажирских перевозок, для водителей общественного транспорта или такси обязательна справка об отсутствии судимости. Иностранные водители с национальными правами не могут работать в России, за исключением граждан стран, где русский язык признан официальным.
Иностранец
При трудоустройстве иностранный гражданин предоставляет стандартный пакет документов, а также дополнительные, в зависимости от своего статуса. Например, при постоянном проживании — вид на жительство, при временном — разрешение на работу или патент. Те, кто временно пребывает в РФ, получают право на обязательное медицинское страхование, исключая высококвалифицированных специалистов, которым нужен полис ДМС. Лицам без гражданства необходимо предъявить временное удостоверение личности сроком на 10 лет. Воинский учет для иностранцев в России не предусмотрен, поэтому военный билет не требуется.
Инвалид
При приеме на работу инвалида необходимы общие документы и справка о группе инвалидности и степени ограничения к труду. Индивидуальная программа реабилитации предоставляется по желанию сотрудника. Она помогает выявить противопоказания и рекомендации по работе, но не является обязательной. Если инвалид откажется от выполнения программы, работодатель освобождается от ответственности за её выполнение.
Совместитель
При внутреннем совместительстве достаточно документов, нужных для выполнения новой работы. Внешнему совместителю потребуется паспорт, документ об образовании (если требуется), справка о характере и условиях труда на основном месте работы. Данные о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы по желанию сотрудника.
Какие документы требовать нельзя
Некоторые документы нельзя запрашивать у кандидатов.
Например, работодатель не вправе требовать справку о том, что сотрудница не беременна. Если женщине откажут в трудоустройстве по этой причине, суд может восстановить её на работе и наложить на работодателя штраф.
Что касается прививок от COVID-19, они становятся обязательными только в случае постановления главного санитарного врача региона. В таком случае работодатели, чья деятельность попадает под это требование, могут просить у соискателей сертификат о вакцинации.
Однако отказать кандидату из-за отсутствия прививки можно только тем, кто занят на работах с высоким риском инфекционных заболеваний (перечень утверждён постановлением правительства №825 от 15 июля 1999 года).
Нельзя требовать документ, подтверждающий наличие ребёнка-инвалида, даже если кандидат сам упомянет об этом факте. Отказ в трудоустройстве по этой причине будет необоснован и неправомерен.
Позже мы расскажем вам - как проверить документы на подлинность и что делать, если у соискателя нет того или иного документа.