Работая в отделе кадров или руководя командой, вы, вероятно, уже сталкивались с некоторыми проблемами с расписанием у своих коллег. Если им нужно работать в один и тот же день или взять отгул в одно и то же время, но они не могут, это может расстроить всех и оказать серьезное влияние на компанию. Итак, как мы справляемся с конфликтами в расписании на работе? Несмотря на то, что конфликты в календаре существовали всегда, с ростом популярности гибридной работы это становится еще сложнее. Как ваши сотрудники узнают, в какой день и в какое время в офисе есть свободные рабочие места? Могут ли они быть уверены, что переговорная будет свободна, когда им понадобится? Хотя гибридная работа и гибкий график являются двумя основными тенденциями в сфере труда будущего, обе они требуют от компаний определенной гибкости. В этой статье мы делимся рекомендациями, позволяющими максимально избежать конфликтов в расписании.
Определите типы конфликтов в расписании
Прежде чем пытаться найти решения для проблем с расписанием, очень важно определить, какие типы конфликтов в расписании влияют на ваших сотрудников. Существует 5 основных типов проблем с расписанием, с которыми вы можете столкнуться:
- Накладывающиеся мероприятия: сотрудника приглашают на две разные встречи, которые накладываются друг на друга
- Путаница с форматом работы сотрудников: сотрудникам назначается выездное совещание, когда они работают из дома
- Неофициальный обмен временными слотами: обмен офисными или удаленными рабочими интервалами с другими членами команды без официального уведомления об этом
- Двойное бронирование: у сотрудника запланировано выполнение двух разных задач в одно и то же время
- Изменения в последнюю минуту: из-за непредвиденных обстоятельств (больничный, пробка на дороге и т.д.) приходится вносить изменения в рабочий календарь
Создайте руководство по гибридному расписанию
Вашим сотрудникам необходимо знать правила, касающиеся их графика работы. Сколько часов в неделю они должны работать? Могут ли они работать из дома все время или им необходимо присутствовать в офисе определенное количество дней в неделю/месяц? Просите ли вы их приступать к работе в конкретное время или предпочитаете гибкий график? Все эти вопросы необходимо обсудить с вашими сотрудниками.
Особенно при управлении гибридными командами, отсутствие четких указаний о том, как они могут организовывать свои графики, создает высокий риск путаницы и возможных конфликтов. Например, разочарование, вызванное этими проблемами, может серьезно повлиять на культуру работы и производительность сотрудников в целом. С точки зрения успеха компании, это не идеальная ситуация. Следовательно, разработка политики в отношении того, как должна работать ваша гибридная модель работы, является разумным шагом. И не стесняйтесь обновлять ее при необходимости.
Как управлять удаленной командой? 14 шагов для успешной гибридной работы
Поощряйте коммуникацию в команде
Если возникает напряженность, попытайтесь решить проблему, предложив членам вашей команды обсудить ее в конструктивной манере. Позвольте каждому сотруднику поделиться своим мнением и попытаться найти справедливое решение, которое удовлетворит обоих сотрудников. Договоритесь о времени и месте встречи, чтобы прояснить ситуацию и найти положительный исход.
Это можно сделать физически, сидя за столом или за чашечкой кофе, когда вы приходите в офис, или онлайн, когда люди работают удаленно. Если вы решите решить проблему удаленно, вы можете обсудить ее с помощью цифровых средств связи, таких как Slack или Zoom. Помните, что когда дело доходит до общения, очень важны тон голоса и язык тела. Таким образом, видеозвонки — лучший выбор для удаленного разрешения конфликта между двумя членами команды.
Продумайте запасные планы действий
Отличный способ сократить количество конфликтов при планировании — всегда иметь запасное решение. Вот два варианта, которые вы можете внедрить в процесс управления вашей командой.
Создайте систему еженедельных запасных решений
Справедливым и эффективным решением является создание системы ротации сотрудников. В вашей команде вы назначаете одного “резервного сотрудника" на каждую неделю. Таким образом, если у ваших сотрудников возникнут проблемы с расписанием, резервный сотрудник может помочь решить эту проблему. Например, в среду Марк работает в офисе, а Елена — дома. Петр тоже работает дома, но на этой неделе он назначен "резервным сотрудником". К сожалению, дочь Марка заболела, и ему приходится работать из дома. Елена не может прийти вместо Марка, так как в этот день у нее назначена встреча с врачом. Поскольку им обоим приходится работать из дома, просьба к Елене прийти в офис и, в конечном счете, заставить ее пропустить назначенную встречу могут привести к напряженности и разочарованию. Так как Петр на этой неделе является "резервным сотрудником", вы просите его прийти в офис, даже если это изначально не входило в его планы.
У ваших сотрудников должен быть план "Б"
Еще один простой и быстрый способ решить проблему с расписанием работы сотрудников — попросить членов вашей команды всегда указывать в своем расписании альтернативные варианты, которые могли бы сработать. У некоторых сотрудников может не быть запланировано ничего конкретного на неделю, и они могут поменять рабочие дни на удаленные или выездные. Это отличный способ создать позитивную атмосферу в команде и избежать проблем с расписанием.
Внедрите инструмент удаленного бронирования офисных объектов
Лучший способ управлять гибридной командой и ее расписанием простым, плавным и понятным способом — использовать программу для бронирования переговорных, рабочих мест, локеров и парковок. Это необходимо для каждой современной компании с гибридной моделью. Поскольку новый способ работы предполагает большую гибкость на рабочем месте, управление офисными помещениями и графиком работы сотрудников требует эффективной организации процессов. Это задача, которую можно автоматизировать. Автоматизация помогает компаниям стать более эффективными и производительными. Таким образом, использование централизованного программного обеспечения для планирования работы сотрудников, такого как экосистема умного офиса Anima, является отличным решением для компаний и позволяет избежать конфликтов в расписании, не тратя на это слишком много времени.
С помощью программы для бронирования ваши сотрудники могут легко получить представление о доступных рабочих местах и переговорных комнатах. Всего за несколько кликов они могут выбрать, где работать, когда они находятся в офисе (отдельный рабочий стол, переговорные, места для совместной работы и т.д.) и как долго (полный день, полдня, два часа и т.д.).
Теперь вы знаете о лучших методах минимизации конфликтов в расписании, которые могут возникнуть при внедрении гибридной модели работы. Какие бы методы вы ни выбрали, всегда помните о необходимости уделять особое внимание людям, поскольку ориентация на сотрудников — ключ к успеху в бизнесе! Мы надеемся, что эта статья поможет вам лучше управлять графиком работы ваших сотрудников и находить решения, которые могут удовлетворить потребности каждого.
Запишитесь на демонстрацию экосистемы “умного офиса” Anima и узнайте, как успешно внедрить гибридный формат работы и повысить эффективность использования офисного пространства