Начнем с того, что база всегда материальна, хоть продуктовая, хоть информационная. Это место, где хозяин какого-то проекта что-то хранит. Информацию мы храним в блокнотах, телефоне, компьютере, некоторые полагаются на свою память. Последняя – это не самое надежное место, если только вы специально не тренируете свою память с использованием виртуозного владения мнемотехниками, и если вы – не Чагин (герой известного романа Евгения Водолазкина). Память подводит, человек имеет очень полезную способность забывать информацию, которая редко используется.
Что касается всех гаджетов, сразу напомню важное правило, которое почти все забывают. Информационная база требует регулярного сохранения на дублирующих носителях. После того, как осенью слетел жесткий диск моего компьютера, я это делаю регулярно. Цитирую слова своего системного администратора, который как лечащий врач, приходит, когда техника дает сбой, – копирование должно быть на нескольких внешних носителях – на съемном диске, на флешке, в облаке и повторяться раз в месяц!!! Потерянная информация и эти слова заставили меня фиксировать в ежедневнике копирование один раз в квартал (теперь такая запись как напоминание сопровождает ежедневник до конца года). И делать.
Информационная база ПРОЕКТА – очень важный ресурс его эффективности. И коль скоро, в тексте появляется такое уточнение как ПРОЕКТ, сразу определимся, что работа с информацией зависит от его специфики и масштаба. Ремонт квартиры и строительство дома – это разные по масштабу проекты и у каждого из них имеются свои особенности. То же самое касается и профессиональных проектов.
А теперь несколько слов о стратегии. Стратегия как способ достижения цели предполагает разработку разных областей действий (продвижение, формирование команды людей с необходимыми компетенциями, привлечение финансов и т.д.), в данной публикации мы говорим о стратегии работы с информацией.
1. Все мы как-то собираем и храним информацию на компьютере (прочих материальных носителях) и первый шаг – разобраться в имеющемся объеме. Назовем эту часть стратегии информационным АУДИТОМ. Иногда вам могут попасться заведенные файлы с одной строкой, где вы зафиксировали пришедшую в голову идею, которая давно имеет развернутый вид или потеряла свою актуальность. Или вдруг вы обнаружили скачанный пдф-файл, брошюру по теме и на данном этапе она оказывается перечислением банальностей, но название показалась вам интересным. Чистим, удаляем, переименовываем. Для аудита нужно некоторое время, можно запланировать аудиторские утренние зарядки – пятнадцати-минутки, или выделить на эту работу субботний день до обеда (простите те, кто по субботам из разных соображений принципиально не работает!).
2. СТРУКТУРИРОВАНИЕ информации по проектам и одновременное архивирование уже завершенных проектов может быть вторым шагом и элементом стратегии работы с информационной базой. Хорошо, если сразу, в названии папки указывается год проекта. Так большая по объему папка под названием «Моя экспертность» у меня разделена по годам, это позволяет анализировать свое собственное экспертное развитие и его векторы. Если в 2019 году у меня было участие в пяти крупных международных и российских форумах (в каждой папке этого года лежат материалы для конференций, фотографии, сопровождающие документы – билеты договоры с организаторами, мои резюме, адаптированные под тему форума и т.д.), то в 2022 году отдельный раздел – это написание книги (встречи с продюсером, первые варианты всех глав, вся рукопись целиком, договор с издательством).
3. Несомненной пользой будет выделение в стратегии такой ее информационной части как ВНЕШНИЙ КОНТЕКСТ. Во внешней среде происходят частые изменения – в законодательстве, в конкурентной среде, в смежных сферах деятельности, в жизни клиентов). При подготовке, продаже и реализации проекта – эта информация может стать ключевой.
4. Следующий шаг, возможно, покажется некоторым людям избыточным и надуманным - ПРОГУЛКА В ЧУЖИЕ МИРЫ. Этот тот общекультурный пласт кругозора инициатора, руководителя, участника проекта, эксперта, который позволяет узнать другие взгляды на мир и при имеющемся потенциале творческого мышления может подарить новые интересные решения актуальной задачи. Так, при чтении популярной книги по астрономии могут прийти решения в области инженерии, любой гуманитарной области, начиная от педагогики и психологии, заканчивая обзорами кинокритиков. Или на выставке картин Босха, вдруг не можете отвести взгляда от какой-то детали, и вот оно, решение! Попробуйте такие события замечать, фиксировать и заведите отдельный файл в проекте под условным названием «Гениальный бред». Яркие образы подсознания могут бесследно растворяться в бытовой жизни. Такой файл вряд ли будет расти как тесто на опаре, но порой именно он может усилить ваш результат.
5. ПРОФИЛАКТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПЕРЕГРУЗОК как часть стратегии по работе с информационной базой. Здесь речь идет не о наших ментальных перегрузках и колоссальных объемах информации, в которых живет современный человек. Речь идет о том информационном шуме, который существует в нашей информационной базе. И здесь лучшей формой профилактики станет отбор информационных источников, об этом можно прочитать в моей публикации https://dzen.ru/a/Z8QUmUQZJ2tPof4Q.
А что вы бы добавили в стратегию работы с информационной базой проекта?