Мы собрали 12 техник, которые сделают общение в рабочих чатах продуктивным и помогут вам сформировать образ классного коллеги.
Мессенджер — это часто единственная точка рабочих коммуникаций. Мы начинаем день с постановки задач или отчетов, созваниваемся по срочным задачам и обмениваемся идеям. В течение дня мы устанавливаем множество контактов с самыми разными людьми: руководителями, клиентами, подрядчиками, коллегами. Важно не только вовремя отвечать на сообщения, но и заботиться о получателе. Это не только хороший тон, но и реальный способ повысить продуктивность: меньше лишних уведомлений и вопросов — больше времени на работу и клиентов.
Делимся техниками, которые помогут сохранять контекст в диалоге, избегать флуда и отправлять голосовые сообщения к месту.
Отредактируйте профиль
Рабочий профиль должен позволять идентифицировать по имени и должности. При первых контактах люди смотрят на имя профиля: если там указано Mia, вместо «Мария», то и напишут «Привет, Мия».
Используйте свое настоящее имя — так будет проще выстраивать коммуникацию. Проверьте почту, сервисы видеозвонков и интерактивные доски: лучше везде использовать одинаковый никнейм.
Если общаетесь через личный мессенджер, указывайте в описании карточки сферу деятельности или должность. Внутри может быть ссылка на портфолио или таплинк. В корпоративном мессенджере возможностей больше: часто можно указать должность с названием, отдел и номер телефона.
Сохраняйте общую тональность
Уровень формализма в общении зависит от корпоративной культуры: если в чате все обращаются к коллеге «Сергей» или даже «Сергей Иванович», то нет смысла менять этот тон и переходить на панибратское «Привет, Серега!». Особенно если Серега — это начальник департамента или гендиректор.
Сохраняйте тональность в соответствии с общением в чате. Если начинаете диалог первым, то безопасней его начать на «вы», а потом уже переключиться на неформальное «ты».
Не растягивайте коммуникации во времени
Рабочая переписка занимает около 20% рабочего времени в день, но это средние цифры — у менеджеров и руководителей они явно будут больше. Входящей информации много, и растягивать беседу на целый день не лучшая идея. Если нужно поставить задачу, поинтересоваться статусом проекта или получить обратную связь, то лучше уложить всё в одно сообщение, а позднее напомнить, если ответа так и не последует.
Помогайте друг другу сохранять контекст
Данные опроса показали, что 85% людей решают рабочие вопросы после завершения дня, разгребая личку. Информации много, поэтому лучше помогать друг другу выполнять задачи быстрее. Для этого сохраняйте контекст в новых сообщениях, чтобы человеку не нужно было тратить время на понимание того, о чем идет речь.
Например:
- Прислали файл — рассказали про его содержание
- Напоминаете про задачу — описываете ее суть снова
- Просите что-то сделать — расписываете шаги для выполнения
- Даете доступ — указываете, куда и зачем он вообще нужен.
Дробите сообщения по смыслу, а не по словам
В прямой речи мы можем говорить отдельными словами и дробить диалог как угодно. В чате текст воспринимается отдельными сообщениями: когда его дробят на слова, то читать становится сложно. К тому же разбить одну мысль на три сообщения — это значит отправить три уведомления вместо одного.
Для владельцев каналов: вы можете настроить тайминг в групповых чатах. Такая опция, например, есть в телеграме: можно запретить отправку множества сообщений за пару секунд.
Лучше дробить не по словам, а по смыслу. Так не только удобно передавать мысль, но и тегать, отмечать людей, расписывать задачу. В некоторых ситуациях лучше составить одно сообщение — на него уйдёт даже меньше времени, чем на спонтанный диалог, где участники дискуссии будут задавать вопросы.
Старайтесь укладываться в режим рабочего дня
Всё, что не вписывается в рамки рабочего дня, лучше переносить на следующий день. Треть людей на удаленке отмечает, что продолжительность их рабочего дня увеличилась и день часто не нормирован. Поэтому условные рамки «с 9:00 до 18:00» лучше соблюдать — пользуйтесь функцией отложенной отправки или бесшумных уведомлений, если сообщение нужно доставить сегодня.
Другой момент — часовые пояса. У вас может быть два часа дня, а у коллеги — восемь вечера. В корпоративных мессенджерах часовой пояс можно указать в личном профиле, во всех остальных — придется заранее узнавать у команды разницу во времени.
Тегайте людей в общих чатах
Чтобы информация доходила, тегагайте друг друга в общих чатах. Читать всю переписку в общем чате сложно, она отнимает время. Отметьте человека, если задаете важный вопрос или раздаете задачи — это повысит шанс получить ответ и донести информацию.
Голосовые сообщения — только по ситуации
Голосовые сообщения — один из самых нежелательных типов сообщений, которые люди не хотят видеть во входящих. Их есть за что не любить: мы так устроены, что воспринимаем информацию на слух медленнее, чем текстом. Учитывая, что в голосовых мало кто умеет кратко и лаконично выражать мысли, то обработка сообщения увеличивается в несколько раз.
Слушать сообщения может быть сложно. Часто человеку нужно подключать наушники или прикладывать телефон к уху. Лишние действия, которые не факт, что окупятся: в сообщение может оказаться пять минут рассуждений на тему «когда я смогу приехать в офис на встречу».
Но при этом аудиосообщения — прекрасный способ быстро делиться информацией. Например, можно попросить коллегу накидать план работы или объяснить, как выполнить задачу правильно. Если в мессенджер встроена технология для транскрибации, то голосовое можно сразу превращать в текст.
Чтобы голосовые сообщения не раздражали, спрашивайте разрешение. Если ответ положительный, то войсы лучше дробить на отдельные темы по одной-две минуты и подписывать их перед или после отправки. Так будет проще найти и вернуться к ним спустя время.
Составляйте выжимку обсуждений
Краткую выжимку называют «фоллоу-апом» или «саммари», но суть она не меняет: в ней подводят итог обсуждения. Полезна вещь не только после видеовстреч, но и во время групповых чатов, когда сотрудники бурно обсуждают задачу и делятся идеями. После такого обсуждения здорово вынести все главные тезисы в один пост. Пропишите, к чему пришли, отмечаете людей, закрепите топ-пост для тех, кто не успел увидеть всю инфу, поздно подключился к чату, ну или просто не понял, какие задачи выданы и что делать дальше.
Уменьшайте количество флуда
Согласно опросу, людей в рабочих чатах больше всего раздражает флуд, особенно картинки и гифки не по делу.
Как не допустить ухода беседы в сторону?
Не создавайте подтемы там, где это не нужно
В чате, который посвящен рабочему проекту, не стоит создавать новые темы и обсуждать новости, личную жизнь или другие задачи. Когда потребуется поднять переписку или найти что-то важное, это сильно замедлит процесс, потому что в одном поле будет несколько тем.
Используйте треды
Если в вашем мессенджере они есть, это мастхэв для групповых чатов. Разделяйте беседу на подтемы и обсуждайте вопросы в отдельных ветках — там будет меньше информационного шума.
Решайте вопросы в личных чатах
Если вопрос можно решить с кем-то один на один, то лучше переходить в личку и не засорять общий чат.
Не отвечайте односложно, когда можно поставить реакцию
Правило для любителей экстремальной чистоты в чатах. Исходим из мысли, что сообщения — это законченные мысли. Односложное «да» или «нет» не входит в это понимание, поэтому проще поставить реакцию, чем флудить.
Не пишите сообщения везде
Общение, которое не затрагивает вас напрямую — это не обязательная часть работы. От сотрудников часто ждут выполненных задач, а постоянные дискуссии могут отнимать заметную часть времени. Если боитесь пропустить что-то важное — периодически просматривайте ленту.
Придерживайтесь этикета
Этикет формирует образ человека. Элементарная вежливость в сети — это забота о получателе сообщения.
Вот как она может быть выражена.
Отвечайте на сообщения
Не можете ответить сразу — дайте знать. Отпишите, что вернетесь с ответом позже. Но в то же время не стоит отвечать «сейчас гляну» и через минуту прислать ответ. Не рассчитали — сам таким иногда грешу.
Пробуйте сами, а только потом просите помощи
Если инфу можно найти в сети, посмотреть на сайте или в базе знаний, то лучше сначала поискать там, а потом уже писать коллегам.
Конкретизируйте ответы
На вопрос «Когда будет готово?» лучше ответить прямо: «Через 2 часа». Если затрудняетесь, то напишите примерное время: «В течение пары часов, вряд ли больше».
Вычитывайте сообщения
Небрежные сообщения с ошибками в словах — это признак торопливого собеседника, который не заботится о получателе сообщения.
Выражайтесь понятно
Понятно — значит с учетом аудитории, которая получит сообщение. Например, если вы разработчики и переписываетесь с коллегой один на один, то жаргонизмы и сокращения будут к месту. В общем чате, где общаются менеджеры, маркетологи и коллеги из других отделов, использование профессиональной лексики может поставить людей в тупик.
Не ограничивайте общение чатами
Чаты не единственный канал для общения. В них удобно решать оперативные потоковые вопросы, но для совместных обсуждений лучше подойдут видеозвонки. Комментарии по документам, макетам, доскам лучше оставлять внутри самих сервисов, а в чате только сообщать об изменениях — так будет меньше информационного шума.
Титры
В общении с коллегами самое важное правило — ставить себя на место получателя и делать так, чтобы сообщения было удобно читать и получать. Ну и еще важно, чтобы мессенджер работал быстро и обладал полезными функциями, которые упрощают взаимодействие. Мы как раз сделали такой — в МТС Линк Чатах можно общаться в чатах и тредах, совершать видеозвонки и быстро находить коллег в адресной книге. А еще устанавливать статусы и настраивать поля в личном профиле.