Согласование и подписание документов является неотъемлемой частью работы каждой организации. Если вы используете для документооборота и подписания ЭЦП сервис Контур.Диадок, а внутренний процесс согласования документов ведется в Битрикс24, то можно связать эти две платформы и уменьшить ручной труд. Расскажем подробнее в публикации.
1. Подготовка и согласование документов перед подписанием ЭЦП
Проблема
Один из наших заказчиков обратился с запросом оптимизации своего бизнес-сценария.
Заказчик работает в Битрикс24. Он активно использует универсальные списки и бизнес-процессы для согласования документов и счетов.
К бизнес-процессу подключены все лица, принимающие решения. Каждое согласование нового документа, будь то договор или дополнительное соглашение, проводится юристом, главным бухгалтером и дирекцией, и только затем отправляется контрагенту на подпись в Диадок.
Согласование документов в Битрикс24 и подписание их в Диадок внутри бизнес-процесса: подробности в статье.
Чтобы отправить документ на подпись в ЭДО, бухгалтеру нужно сначала его найти вручную, потом запустить бизнес-процесс по его согласованию, проверять факт согласования, открыть этот документ, сверить его, перейти в ЭДО и вручную отправить контрагенту.
Выгрузка оплат из банка ВТБ в смарты Битрикс24 с автоматическим получением подписанных актов из Диадока: читайте по ссылке.
В идеале, клиент хочет добавить к бизнес-процессу согласования, чтобы утвержденный файл отправлялся из Битрикс24 в ЭДО автоматически, без ручного поиска сотрудником.
Такая автоматизация поможет уменьшить риск ошибок, например, когда ошибочно подписывается не та версия документа. Также, если доступ к ЭДО есть только у бухгалтера, не нужно будет каждый раз авторизоваться в Диадок и передавать файл в сервис вручную.
Решение
Решить задачу мы предложили с помощью Пинкит, настроив такие интеграции между Битрикс24 и Контур.Диадок:
1.1. Интеграцию для автоматической передачи файла из Битрикс24 в личный кабинет Контур.Диадок (файл будет передан как черновик):
1.2. Если делать поиск клиента по ИНН в базе Диадок, то можно передать документ на подпись уже в таком варианте (интеграция будет искать по ИНН контрагента в ЭДО и автоматически назначать получателя документа):
2. Интеграция Битрикс24 и Диадок через Пинкит (создание черновика документа)
Предварительно клиенту был настроен функционал в Битрикс24, который создает элемент универсального списка. Здесь хранится уже согласованный всеми сотрудниками по цепочке документ, который нужно передать в Диадок.
2.1. В личном кабинете Пинкит указываем Битрикс24, событие Элемент списка создание - > Процессы "Согласование договора".
2.2. Шаг 2: Инструменты
Пропускаем шаг.
2.3. Шаг 3: Куда
Отправляем сообщение в Диадок:
2.4. Настраиваем сопоставление полей в Битрикс24 и Диадок:
2.5. Шаг 5 - Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Обратная интеграция между Диадок и Битрикс24
В случае, если документ был отправлен контрагентом в Диадок и его необходимо согласовать, подписать и вернуть поставщику, можно настроить обратную интеграцию.
Для этого добавляем событие для Диадок - "Новый документ".
Пинкит будет забирать файл из Диадок и передавать его в Битрикс24. Например, файл документа будет сохраняться в универсальном списке Битрикс24 "На согласование", проходить согласование через бизнес-процесс и передаваться обратно в Диадок с помощью интеграции, описанной выше в пункте 2.
4. Итог
Описанные выше интеграции значительно сокращают ручной труд на проверку личного кабинета Диадок, поиск согласованных документов, их передачу из Битрикс24 в Диадок и обратно, а также время на согласование (а значит, и подписание) документов.
Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки. Протестируйте Пинкит, зарегистрировавшись в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #диадок #эдо #пинкит_диадок_битрикс24 #пинкит_диадок