GYMKIDs — это международная сеть детских гимнастических центров. Более 7 лет успешной работы.
На сегодняшний день более 10000 детей занимаются во всех центрах сети.
Компания развивает детей в трех основных направлениях:
- физика и моторика.
- интеллект и скорость реакции.
- командная работа и коммуникация.
Тренировки проходят в специально оборудованных залах. Программы тренировок распределены на разные виды групп детей по возрасту. Все занятия проводятся под чутким контролем высококвалифицированными специалистами и проходят в игровой форме, что нравится детям.
Управление сетью таких филиалов или франшиз — это всегда вызов
Как синхронизировать данные между подразделениями? Как контролировать качество работы менеджеров в разных городах? Как превратить рутину в автоматизированные процессы? Как построить CRM систему для франшиз?
На примере международной сети детских центров GYMKIDs (более 100 филиалов, 10 000 клиентов) расскажем, как внедрение amoCRM помогло решить эти задачи.
Проблемы, которые мешают масштабироваться
GYMKIDs столкнулся с типичными для бизнеса сложностями:
- Лиды «терялись»: не все заявки с сайта, соцсетей и промо-акций попадали в CRM.
- Данные «жили» отдельно: не было синхронизации между главным офисом и филиалами. Руководители не видели общей картины.
- Аналитика была недостоверной: сделки перемещались между воронками (этапами продаж) без фиксации нужных данных, что искажало отчетность.
- Ручная работа отнимала время: менеджеры забывали о клиентах, не успевали обрабатывать заявки, а маркетинг не мог сегментировать аудиторию.
Эти проблемы тормозили развитие даже успешного бизнеса.
С чего начать автоматизацию для сети филиалов?
Ключевой этап — аудит процессов. Для GYMKIDs мы начали с анализа работы отдела продаж, контакт-центра и филиалов.
Настроили структуру аккаунтов в amoCRM:
- Создали главный аккаунт для контроля всех данных.
- Для каждого филиала — отдельный аккаунт с правами доступа, синхронизированный с «главным» аккаунтом.
Зафиксировали весь входящий трафик: подключили сайты, формы обратной связи, мессенджеры (WhatsApp, Telegram), IP-телефонию (облачная система звонков).
Автоматизировали рутину:
- Триггеры (автоматизация) ставили задачи менеджерам при поступлении заявки.
- Salesbot (чат-бот) отвечал на типовые вопросы и собирал контактную информацию, проводил опросы.
- Скрипт синхронизации объединил данные сделок из филиалов в главном аккаунте.
Инструменты, которые заменили ручной труд:
- Интеграция с 1С: данные о посещении пробных занятий автоматически передавались в CRM, скрипты выполняли последующие необходимые действия.
- ИИ-аналитика звонков: система расшифровывает разговоры, оценивает качество работы менеджеров и дает рекомендации.
- «Быстрый старт»: шаблон для новых филиалов, который за 1 день перебрасывает настройки воронок, полей и всю автоматизацию на новые аккаунты.
Супер-задачи: виджет для контроля работы менеджеров при недозвоне клиентам и не только.
В процессе внедрения мы использовали собственные наработки (виджеты), опыт в построении бизнес-процессов и автоматизации внутри amoCRM.
Подключили и настроили основные интеграции amoCRM для удобства работы: контроль дублей, цветные сделки, сделки без задач, другие сделки контактов и компаний, скрытие и запрет редактирования, а также автораспределение сделок в amoCRM.
Результаты: как изменился бизнес за 8 месяцев
- Конверсия в продажи выросла в 10 раз за счет автоматической обработки заявок.
- 100% лидов попадают в CRM, включая заявки с мессенджеров и уличных промо-акций.
- Скорость обработки заявок увеличилась в 10 раз: менеджеры больше не теряют клиентов.
- Аналитика стала прозрачной: руководители видят эффективность каждого филиала и рекламных компаний в реальном времени.
- Новые филиалы подключаются за 1 день благодаря шаблону «Быстрый старт».
Благодаря выстроенной CRM системе для франшиз менеджерам стало комфортнее работать, руководители имеют на руках понятную аналитику, удобные инструменты контроля за менеджерами, а клиенты теперь не только могут позвонить или оставить заявку на сайте, но и написать в Телеграм и WhatsApp.
Интеграция с сайтами в режиме реального времени без всяких задержек направляет данные и создает сделку и контакт. Роботы (автоматизация) не пропускает ни одного входящего запроса, ставит задачи менеджеру. Роботы отправляют памятки-инструкции для клиентов/гостей после выполнения задач менеджером.
Синхронизация генерального аккаунта с аккаунтами подразделений/филиалов позволяет руководителям со стороны одного аккаунта владеть данными и информацией по всем подразделениям, без необходимости перемещения в другой аккаунт и лишних действий.
Развитие системы не стоит на месте, постоянно предлагаются и выполняются задачи по улучшению качества, скорости обработок заявок, планируются интеграции с сервисами бронирования и в дальнейшем подключения мобильных приложений (как для клиентов, так и для сотрудников).
Нюансы и тонкости внедрения подобных CRM систем для франшиз и крупных сетей
Внедрение можно назвать типичным?
Это индивидуальное внедрение под конкретный бизнес клиента.
Мы обсуждали все моменты и процессы, сообща продумывали стратегию и пути реализации. Такое внедрение вряд ли можно назвать типичным.
Продолжаем ли мы поддерживать клиента?
Да, GymKids работает с нами в рамках сопровождения по amoCRM уже почти 2 года.
Мы всегда на связи и не прекращаем развивать проект дальше. Постоянно придумываем новые интересные решения и вместе их реализуем.
Подключение мессенджеров: как это повлияло на общение с клиентами?
После подключение мессенджеров в amoCRM мы получаем возможность автоматически отвечать клиентам в любое время.
Видим всю переписку менеджеров с клиентом и ведём всё общение только с корпоративных номеров компании. Это очень полезно для имиджа, а также позволяет контролировать весь процесс общения и анализировать его.
В данный момент мы дорабатываем кнопки на сайтах клиента с целью разделения клиентов на действующих и новых.
Для новых клиентов мы используем нашу разработку, которая присваивает клиенту идентификатор и может сразу заполнять UTM метки, Client_ID и подобную информацию из рекламных компаний. Так мы сможем оптимизировать рекламу и новые лиды будут приходить сразу с метками.
Компания до сих пор пользуется аналитикой?
Да, конечно. Мы собираем аналитику по всему процессу.
От поступления лида до его закрытия в успех или не реализацию.
Видим то, как лид шёл по воронке, источник поступления лида, то каким центром он интересуется и многое другое. Для каждого подразделения на рабочий стол выведена своя аналитика.
Как удалось достичь такой автоматизации?
Мы постарались дать как можно больше информации менеджерам сразу.
Передаем всю информацию из предыдущих сделок: какой абонемент был у клиента раньше, кто продал ему первый абонемент (чтобы точно знать у кого можно спросить информацию), все данные, необходимые для внесения в новый договор и т.д.
На аккаунте КЦ автоматизирована отправка сообщений, передвижение сделки по этапам. Недозвоны или изменения статуса посещения занятия на стороне 1С триггерят изменения этапа воронки.
Для франшизы автоматизирована отправка всей необходимой информации и подтверждение встречи с клиентом. Бот даже отправляет ссылку на конференцию в Zoom.
Для аккаунта сервис-менеджера автоматизировано заполнение полей amoCRM после ответа клиента.
Мы отправляем клиенту опрос по шаблону и после ответа клиента менеджеру приходит задача. Если ответ положительный, то мы благодарим клиента и заполняем поля amoCRM его оценкой. Если клиент чем-то недоволен, то сервис менеджеру приходит об этом оповещение и он ставит задачу на управляющего с целью исправить недочет.
Как реализовали автоматическую постановку задач в системе?
Автозадач в системе очень много и они максимально разнообразные. У каждой задачи есть свой тип, например: «Документы», «Контроль», «Связаться».
Так намного проще отслеживать их выполнение и находить ошибки. Для КЦ мы постарались сразу определять центр с которого приходят заявки по источникам и пушить менеджеров если заявку долго не берут в работу с помощью автозадач.
Создали дополнительные этапы для лидов, которые не ответили на наш звонок и там автоматические задачи напоминают, что необходимо сделать дополнительное касание.
Для воронки продажи франшизы мы сделали задачи на получение новой заявки, чтобы не пропускать потенциальных клиентов, с последующей задачей на контроль, если заявку не приняли в работу за отведенный срок. Там настроены ответы в нерабочее время с информационными материалами для клиента и приветственные сообщения в рабочее время.
Далее по воронке у нас стоят автоматические задачи на квалификацию клиента, согласование даты и времени встречи, отправление презентации и проведение самой встречи.
На этапах проведения встречи стоят боты, которые подтверждают дату и время встречи (берут её из заполненных ранее полей amoCRM) и присылают ссылку на встречу в Zoom.
После встречи ставится автоматическая задача на описание того как прошла встреча, менеджера просят заполнить необходимые поля в системе и примечание. На крайних этапах отправляются автоматические сообщения с доп. информацией для клиента и ставится задача на подготовку договора.
Для клиентов, которым не смогли дозвониться, мы продумали Супер-задачи.
Супер-задачи – это виджет нашей компании, который дает возможность привязать задачу определенного типа к этапу воронки и придумать для неё результаты выполнения, от которых дальше работает автоматизация.
В нашем случае у нас есть задачи по недозвону и от выбора результата их выполнения будет зависеть какого бота запустит система.
На аккаунтах подразделений у нас стоят автоматические задачи для контроля результата посещения занятий, подготовку документов и описания результатов занятия, а также для связи с клиентом, напоминаний о днях рождения и предоставлении подарков от центра.
После посещения пробного занятия, с помощью автозадач, мы просим администратора проконтролировать, как прошло занятие, описать его результат и подготовить документы для оформления абонемента.
В воронке продления уже действующих абонементов у нас есть задачи по сервису (как дела у клиента, ходят ли они исправно), задачи на отправку приветственных сообщений клиентам с новым абонементом, напоминания о необходимости подарка для клиентов купивших определенные виды абонемента. Есть задачи на контроль посещения и оплаты последующих абонементов.
Как внедряли кастомные разработки?
На данном проекте используется наш скрипт синхронизации.
В данный момент мы его уже усовершенствовали и он работает в связке с интеграцией 1С, которую разработали сотрудники GymKids.
Теперь мы прикрепляем ID сделки из amoCRM к клиенту в 1С (его создают менеджеры при записи ребенка на пробное занятие) и после менеджеру необходимо только изменить статус посещения занятия на стороне 1С.
Этот статус передается в поле сделки amoCRM и наш скрипт автоматически переводит сделку в успех и передает в соответствующее подразделение для дальнейшей работы с ним местных менеджеров.
Тем самым мы максимально ускорили процесс передачи лида в подразделение.
Продолжаем ли мы внедрять новые разработки?
Да, конечно. Из последнего: внедрили ИИ речевую аналитику звонков для последующей обработки большого количества данных, с которыми было трудно уже работать аудиторам (по контролю в сделках).
Теперь мы можем транскрибировать звонки и анализировать весь диалог менеджера с клиентом по подготовленным сценариям.
По нажатию одной кнопки (либо в автоматическом режиме) мы получаем полную транскрибацию – текстовую часть разговора, краткую выжимку звонка, анализ диалога, информацию о предложенных или не предложенных услугах, аналитику от нейронной сети с оценкой диалога и краткий его пересказ без необходимости прослушивать диалог, с последующей возможностью передачи этих данных в поля платформы amoCRM для разных взаимодействий (автоматизация, контроль, управление и т.д).
Как повторить такой успех, даже если вы не технический специалист
Начните с аудита: определите, какие процессы можно автоматизировать.
Стандартизируйте работу филиалов: создайте единые воронки продаж и регламенты работы и коммуникации с клиентами.
Подключите интеграции: мессенджеры, телефония, формы на сайте — все должно работать в CRM.
Автоматизируйте контроль: настройте уведомления для руководителей о просроченных задачах или других аномалиях в системе.
Не хотите разбираться сами? Мы сделаем это за вас
GYMKIDs — не единственный проект, где мы построили систему для сети франшиз и филиалов.
Наша команда:
- Проведет аудит и подготовит индивидуальный план внедрения.
- Настроит синхронизацию между главным офисом и филиалами.
- Обучит ваших менеджеров работать в подобной amoCRM.
- Подключит аналитику, которая покажет, где «слабое звено» в процессах.
Оставьте заявку на консультацию — и вы увидите, как автоматизация сократит издержки и увеличит прибыль.
И помните: CRM — это не просто «база клиентов». Это инструмент, который делает ваш бизнес управляемым. Узнать подробнее об amoCRM можно на нашем сайте.
