Битрикс изменит ваш бизнес! Делимся кейсом о том, как мы помогли заказчику систематизировать документооборот в компании.
Клиент. Строительная компания ОСК осуществляет полный комплекс общестроительных работ, включая все стадии процесса: от сбора исходно-разрешительной документации и проектирования до сдачи готового объекта в эксплуатацию. В компании трудится порядка 300 сотрудников.
Проблема. Специфика работы компании подразумевает постоянную работу с документами, согласование этих документов между отделами компании. Сотрудники довольно часто бывают вне офиса, что сильно влияет на внутреннюю коммуникацию.
Процесс согласования документов довольно сложный и часто требует участия сотрудников из разных отделов и не всегда происходит последовательно по цепочке, от одного сотрудника к другому. Иногда документы могут возвращаться к прежнему специалисту, иногда бывают коррективы от руководителя, которые требуют повторной проверки документа сотрудниками отделов.
Заказчик обратился к нам с данной проблемой и запросом на автоматизацию данного процесса
Задачи:
- Настроить систему постановки и контроля задач.
- Наладить процесс работы и передачи документов между отделами.
- Настроить систему отчетности по сотрудникам для каждого руководителя
Что сделали
- Разобрали бизнес-процессы заказчика и автоматизировали процесс работы с документами с помощью следующих инструментов:
- Система постановки и контроля задач Битрикс24. Любая задача заводится в CRM, при этом добавляются ответственные сотрудники и руководители отделов.
- Бизнес-процессы. Разработали ветки бизнес-процессов под основные задачи компании. При этом задачу не может взять любой сотрудник, она упорядоченно движется по ответственным.
- Триггеры. Триггеры показывают уведомления сотрудникам и их руководителям по движению процесса, просрочке задач и т.д.
Любое внедрение CRM - небольшая революция в компании — чаще всего сотрудники довольно тяжело воспринимают новые инструменты. Чтобы такого не произошло, мы провели очное обучение работников, во время которого подробно и наглядно показали, как пользоваться системой и ответили на вопросы. А также записали порядка 10 коротких видео с обучением, чтобы каждый сотрудник в любой момент мог обновить свои знания.
Результат
Время. Благодаря внедрению Битрикс24 срок оказания услуг по оформлению документов сократился на 30%, что благополучно сказалось на клиентах компании.
Обучение. Каждый сотрудник был оперативно подключен к CRM и обучен по использованию функционала.
Контроль. Руководитель в любой момент может увидеть на какой стадии находится работа по каждому из клиентов и контролировать процесс работы.
Единое облако данных. Все документы хранятся на диске Битрикс24, сотрудник в любой момент может зайти и посмотреть/скачать/исправить необходимые ему документ.
Выполнили все задачи заказчика и увеличили эффективность работы компании!