Это не обычная скучная статья, а история, ещё и с картинками. Вы увидите, как главный герой осваивает один из самых известных методов тайм-менеджмента и узнаете, как он к нему пришёл. А также, познакомитесь с основными правила и нюансами работы с помидоркой.
Эта история изначально была видеороликом на YouTube. Теперь посмотреть его сложно, поэтому переформатировал в статью.
Многие слышали про метод помидора, но единицы его используют. Почему при такой известности он так непопулярен?
Всё дело в его непонимании. Метод помидора внешне прост и понятен — включили помидорку пока не прозвенит — работаем. Но эта простота обманчива, если не разобраться в тонкостях метода эффекта от него не будет. И вы вскоре его бросите вслед за тысячами других людей.
Я расскажу вам историю про механический помидор и программиста Николая. Про их дружбу и совместную работу.
Это Николай, он программист-фрилансер. И он постоянно задерживает проекты. В качестве оправдания он говорит всем что программирование — это творчество, а для творчества нужно вдохновение.
Когда количество заказов стало резко падать, он начал сильно нервничать и злоупотреблять алкоголем в итоге клиентов не осталось совсем. Николай стремительно деградировал.
Однажды к нему заглянул старый друг и, увидев ситуацию и ужаснувшись, решил помочь. Он обратился за помощью к консультанту по личной продуктивности.
Консультанта звали Алексей. Он только начал свой бизнес и решил взяться за это непростое дело. Сложно тянуть бегемота из болота, особенно если бегемот сопротивляется.
Кроме консультанта, друг нашёл Николаю пару заказов.
Алексей провёл с Николаем вместе несколько дней. Смотрел со стороны как он работает и задавал наводящие вопросы, потом они вместе проанализировали работу Николая и Алексей сделал следующие выводы:
- У Николая очень много отвлечений, которые мешают сосредоточится: ему постоянно звонят друзья и родственники, с вопросами о компьютерах, он постоянно переключается с важных задач на проверку почты, просмотр видео и просто ничего не делание.
- Когда задача сложная, и непонятно с чего начать, Николай откладывает её.
- То же самое происходит, когда задача скучная.
- Николай неправильно расставляет приоритеты, начинает работу с самых простых и приятных задач, и на сложные задачи у него нет уже сил или времени.
- Он часто неправильно назначает срок проекта, потому что не может оценить размер или темп работы.
- Когда он задерживает проект на день у него начинается паника, потому что он не может внятно объяснить клиенту почему он задержался с выполнением в итоге он начинает избегать клиента и задерживает заказ ещё больше.
Когда Николай согласился со всем выводами Алексей предложил ему решение: метод помидора.
Алексей объяснил Николаю что такое метод помидора наглядно.
Он сравнил маринование помидоров с выполнением задач.
Если задачи — это помидоры, то выполнение задач в течении дня это закатывание помидоров в банки. Помидоров в банке должно быть не много не мало, иначе может получиться пюре, либо полупустая банка. Ветку с помидорами нужно разделить на отдельные помидорки, а маленькие помидорки черри считать за одну помидорку.
Николаю метафора понравилась и он решил попробовать. Тогда Алексей объяснил ему правила игры:
- Помидорка — 25 минут работы над одной задачей
- Блок помидорок — 4 помидорки с пятиминутными перерывами между ними и получасовым перерывом после блока.
- Помидор не может быть прерван. Если, во время помидорки отвлеклись, то эта помидорка не засчитывается.
- Если помидор начат он должен прозвенеть, закончили раньше — проверьте, что получилось.
- Если оценка помидора больше чем целое - округляйте в большую сторону
- Если задача занимает меньше одного помидора — дополни другими задачами.
- Если задача занимает более 5-7 помидоров — разбей на несколько задач.
Николай сказал, что правила несложные, но пока их не применить вряд ли он их запомнит.
Поэтому они тут же приступили к работе.
1. Первым делом они составили список задач Николая, в который вошли все задачи по всем проектам, задачи по дому, обещания родственникам и друзьям и собственные задумки.
2. Потом они определили сколько времени сегодня Николай планирует работать. Он горел желанием освоить новый метод и заявил, что готов работать 10 часов.
Они разбили 10 часов на помидорки. Получилось 4 блока по 4 помидорки, всего 16 помидорок.
3. Бланк ежедневных задач Алексей приготовил предварительно. В верхней половине вписывались запланированные на день задачи. В нижней половине «срочное и незапланированное»
4. Просмотрев список задач, Николай выбрал самые неотложные задачи и выписал их в план на день. Он решил взять 5 крупных задач, но Алексей уговорил его ограничится тремя. И две задачи Николай вычеркнул.
5. Затем они определились с временем выполнения каждой задачи в помидорках. Первая задача по прогнозу должна занять 3 помидорки. Николай нарисовал 3 кружочка напротив этой задачи. Вторая — 6. И 6 нарисованных кружочков напротив. Третья задача предположительно займет 5 помидорок. Николай рисует 5 кружков. Итого 14 помидорок из 16. Две помидорки Алексей посоветовал оставить про запас на незапланированные задачи.
Алексей завёл таймер, в виде красного помидора, на 25 минут и Николай приступил к выполнению первой задачи.
Николай долго не мог начать работу, мысли бегали и трудно было сконцентрироваться, ещё и тикающий таймер отвлекал, но в конце концов он сконцентрировался и начал писать.
Как только он начал работу зазвонил телефон. Алексей снял трубку сказал, что он секретарь Николая и может всё ему передать, так как Николай в данный момент занят. На другом конце долго молчали, а потом попросили передать Николаю, чтобы он позвонил брату.
Алексей отвлёк попросил своего подопечного внести в нижнюю часть бланка ежедневных задач запись: «Позвонить брату».
Когда таймер зазвонил Николай вздрогнул, но продолжил писать. Тогда Алексей строго попросил его прерваться, заштриховать одну помидорку, выпить воды и посмотреть в окно.
Через 5 минут Алексей вновь поставил таймер на 25 минут и Николай с удвоенной силой ринулся в бой, но через 10 минут столкнулся с проблемой и, пытаясь сбежать от неё, открыл Вконтакте. Тогда Алексей напомнил ему что этого делать нельзя. И программисту пришлось снова приступить к работе.
Следующая помидорка зазвонила также неожиданно. Николай с трудом прервался, заштриховал помидорку и растерянно посмотрел на наставника, потому что не знал, чем заняться, тогда Алексей предложил позвонить брату и поговорить с ним пять минут. Оказалось, что брат Николая просто хотел узнать, как у него дела. Они мило пообщались, не 5 а 7 минут, но санкций со стороны Алексея не последовало.
Третий помидор пролетел незаметно. И когда он прозвенел, оказалось, что Николай не уложился с первой задачей в 3 помидора.
Тогда Алексей предложил Николаю 2 варианта: доделать не начиная помидорки, если осталось немного или начать помидорку, а оставшееся время потратить на проверку и улучшение. Николай выбрал второй вариант. Алексей рассказал о том, что можно делать во время отдыха: сделать зарядку, попить воды перекусить, поговорить, посмотреть в окно, погулять поспать.
Через 15 минут после начала четвёртой помидорки Николай закончил работу и начал проверять почту, но Алексей его остановил и предложил записать проверку почты в незапланированные задачи и продолжить работу.
После четвёртой помидорки прозвенел звонок на большую перемену. Николай нарисовал квадратик после трёх кружков и закрасил его. А потом зачеркнул выполненную задачу. После этого Алексей предложил «заморить червячка» и они перекусили бутербродами с кофе (это история не про здоровое питание).
Через 30 минут Николай вновь приступил к работе. Его уже не отвлекал звук таймера, а мотивировал.
Вскоре после начала второго блока и второй задачи позвонил новый клиент. Алексей не стал вмешиваться на этот раз в работу Николая лишь сказал быстрее решить вопрос. Программист договорился о встрече на завтра, записал её в ежедневник и приступил к работе.
Закончилась ещё одна помидорка. После которой Алексей рассказал о необходимости планировать звонки и приучать клиентов звонить в определённое время.
Работа шла. Помидорки закрашивались. Задачи вычёркивались. На второй задаче Николай сэкономил одну помидорку и уложился в пять. Чередование работы и отдыха позволяло ему не снижать темпа. А контроль и поддержка Алексея заставляли работать без отвлечений.
Во время одной помидорки Николай столкнулся с проблемой и долго не мог её решить, до самого звонка. После небольшого отдыха у него случилось озарение, и проблема была решена. Тогда в следующий перерыв Алексей рассказал ему про важность перерывов не только в плане отдыха, но и как фундамент для инсайтов.
Перерыв дает возможность увидеть вещи с другой перспективы и позволяет прийти к другому решению; во время перерыва часто находятся ошибки и способы их исправления, так же отдых стимулирует творческий процесс.
В перерывах мозг работает в фоновом режиме и ищет связи новой информации с уже имеющейся, укладывая всё по полочкам.
Он рассказал, что и с ним очень часто во время перерывов случаются озарения.
Во время выполнения третьей помидорки третьей задачи у Николая заболел живот и ему пришлось прервать работу и отойти. Когда он пришёл, Алексей попросил зачеркнуть текущую помидорку. И начать новую.
В итоге работу он завершил за 15 помидорок и эта работа была его трёхдневной нормой в былые времена. Оставшуюся 16-ую помидорку он использовал на проверку почты, которую записал в незапланированные задачи.
После этого Алексей с чувством выполненного долга откланялся, а Николай с тем же чувством поужинал и посмотрел, в качестве награды, несколько серий нового сериала.
На следующий день наши герои снова встретились. Задача немного усложнилась, потому что встреча, о которой договорился Николай разрывала день на две части. За что Николай уже получил нагоняй от Алексея и совет планировать встречи, либо на утро, либо на вечер. Прикинув время на дорогу и встречу, они решили, что сегодня будет только 11 помидорок. 6 утром и 5 вечером.
Коллеги снова взяли список задач и подробно рассмотрели его. В этот раз Николай решил выполнить сотню мелких дел и хорошенько проредить список. Он взял 25 задач, составил из них 10 блоков для 10 помидорок и записал в план на день и оставил 1 помидорку про запас. Это были мелкие доделки старых проектов, звонки и письма бывшим клиентам, дела по дому, разбор документов, оплата счетов и т.д.
Алексей не возражал. Он уже понял, что Николай за 1 день овладел основами метода помидора и его вмешательство не требуется. А требуется только корректировка и контроль.
День завершился, как и было запланировано. Запасная помидорка ушла на консультацию одного старого клиента, который очень обрадовался звонку Николая и захотел за раз решить все свои проблемы.
Так прошла рабочая неделя. И Алексей попрощался с Николаем взяв нового клиента.
Через месяц Алексей вновь приехал к подопечному. У Николая было всё прекрасно. Он успел завершить несколько проектов, у него появилась уверенность в завтрашнем дне. А количество помидорок в день снизилось с 16 до 12. То есть он работал меньше, а успевал больше. Оставшееся время он тратил на то, что раньше делал в первую очередь: смотрел видео и помогал родственникам и друзьям. В принципе он делал всё тоже что и раньше, но теперь в другой последовательности и не мучился угрызениями совести.
Алексей рассказал ему про следующий этап этой увлекательной игры.
Теперь необходимо было стать Доктором Джекилом и следить за мистером Хайдом
Он прочитал ему небольшую лекцию о правилах слежки.
Отслеживать нужно не всё сразу. А только что-то одно, то, что хотим улучшить.
Алексей предложил на выбор:
- Количество незапланированных и срочных задач за день;
- Количество помидорок в день;
- Количество задач, выполненных раньше плана или позже;
- Наиболее частые типы задач;
- Внешние отвлечения и время;
- Внутренние отвлечения;
- Количество помидорок на типовые задачи.
Николай подумал и выбрал внешние отвлечения, чтобы понять, когда его чаще отвлекают и по каким вопросам.
Они составили в excel контрольный лист из четырёх столбцов: дата, время тип отвлечения (клиент, близкий, чп), суть отвлечения.
Николай принялся за слежку.
После двух недель анализа оказалось, что отвлечений не так уж и много, и все они примерно в одно время. После анализа Николай стал планировать на это время звонки, а если кто-то беспокоил в другое время он предлагал перезвонить.
Следующие четыре недели Николай отслеживал внутренние отвлечения. Их было больше, но, в основном, они были двух типов, не забыть сделать то-то не забыть позвонить тому-то. Со временем, когда наш герой понял, что уже ничего не забывает отвлечений стало заметно меньше.
Через месяц Алексей проверил, как идут дела у Николая и остался доволен. Он настоял на том, что следующая слежка должна быть за расхождениями в планах. Задача должна занимать ровно столько помидорок, сколько на неё запланировано.
Это была их последняя встреча, как учителя и ученика. Алексей разрешил Николаю вносить изменения в метод помидора и настраивать технику под себя. Потом он сказал ещё несколько напутственных слов, и они попрощались.
Заказов у Николая заметно прибавилось. Он даже принял несколько помощников и открыл компанию, так как не справлялся уже со всеми заказами сам. Здесь помидор был бессилен. В организации работы своей компании он использовал конечно же SCRUM, потому что это самый эффективный метод работы после метода помидора. И в один прекрасный день он нанял директора, подарил помидор молодому перспективному, но неорганизованному программисту в своей компании и стал фермером.
Николай построил теплицу, начал выращивать помидоры и закатывать их в банки. Привычка - вторая натура.
Если история понравилась ставьте лайк и подписывайтесь на канал.