Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра - "Срочно, но не важно" (первый был "не важно и не срочно", его разбирали тут). Откуда берутся дела в нем, и что с этими делами делать?
Если дела НЕ ВАЖНЫЕ, значит, их не должны делать лично Вы.
Чем больше у Вас в списке таких дел, тем важнее для Вас научиться организовывать работу своих подчиненных.
Чаще всего срочная работа возникает тогда, когда тот, кому она была поручена, с ней не справился (забыл или побоялся признаться, что не успевает или не понимает, как ее делать). И тогда наступает так называемый «аврал» - (морск.) от англ. «over all» «все наверх» - общая для всего личного состава работа на судне по специальному заданию или по тревоге.
Но мы не на корабле, и у нас слово имеет переносное, разговорное значение «выполняемая всем коллективом срочная работа, необходимость которой вызвана отсутствием планомерности в деле».
Часто авральную работу оправдывают возникновением «форс-мажора». Опять обратимся к словарю:
Force Majeure - это возникновение чрезвычайных и неотвратимых обстоятельств, последствием которых является невыполнение условий договора: стихийные бедствия и техногенные катастрофы, войны и террористические акты, решения высших государственных органов и забастовки и революции. (Большой юридический словарь. — М.: Инфра-М. А. Я. Сухарев, В. Е. Крутских, А.Я. Сухарева. 2003).
Другими словами, все остальные действия, которые мы в обиходе называем форс-мажором, на самом деле являются результатами плохого планирования или плохой организации работы.
Разумеется, предусмотреть вообще все в жизни невозможно, но можно минимизировать потери. Для этого нужно не бегать бездумно, исправляя бесконечные напасти, а остановиться и вместо ответа на вопрос «Что делать» найти ответ на вопрос «Как этого можно было избежать»?
Просто проанализировать все авралы за прошлый период (в зависимости от частоты возникновения - за квартал или год) и вычислить повторяющиеся причины, из-за которых эти авралы возникали. Еще раз: не Вашу героическую работу по преодолению последствий, а причины возникновения. Их еще называют корневыми причинами. И один раз придумать (а главное - реализовать!) устранение этих корневых причин.