Если в вашу компанию ежедневно поступает много заявок (лидов в Битрикс24), важно равномерно распределять их по менеджерам. Распределение в ручном режиме требует времени и не всегда оптимально, так как нужно учитывать множество параметров загруженности менеджера. Мы предлагаем автоматизировать назначение ответственных сотрудников по каждой заявке с помощью интеграции Пинкит. Подробности расскажем далее.
1. Как эффективно распределять входящие заявки в Битрикс24
Проблема
Один из наших заказчиков — компания, занимающаяся вопросами банкротства и арбитража. В качестве CRM они используют Битрикс24, где активно работают с лидами, сделками, звонками, письмами, коммуникацией в открытой линии (через WhatsApp). Входящие заявки поступают из разных источников.
Распределение заявок по менеджерам не настроено, поэтому часто возникают наложения — у кого-то из сотрудников мало заявок, а кого-то очень много. Из-за этого заявки могут обрабатываться несвоевременно.
Перенос дел в Битрикс24 из сделок в таймлайн компании с удалением дубликатов: наводим порядок в Битрикс24 по ссылке.
Так как ежедневно поступает много заявок, заниматься их распределением необходимо постоянно.
Проблема еще в том, что заявка заявке рознь, и помимо этого у менеджера есть другие клиенты на дожим (сделки на нужных стадиях), звонки, письма и переписка в WhatsApp.
Чтобы равномерно распределить заявки, необходимо вручную отсмотреть лиды по каждому сотруднику и переназначить ответственных так, чтобы нагрузка была равномерной. Для этого придется затратить много времени, также нагрузку нужно постоянно мониторить, что не устраивает нашего заказчика.
Инструкция по адаптации сотрудника в Битрикс24 по значению пользовательского поля в профиле сотрудника: читайте подробнее здесь.
Решение
Мы предложили настроить автоматизированное решение на платформе Пинкит. Автоматизация работает следующим образом:
1.1. В карточку пользователя в Битрикс24 добавили пользовательское поле "Количество лидов по менеджеру". В данное поле будем проставлять текущее количество лидов, чтобы равномерно можно было распределять. Заполняем это поле числовыми значениями (если поле будет пустым, менеджер не попадет в счетчик).
1.2. Добавили ограничение, чтобы лиды, относящиеся к группе конкретных источников, не распределялись автоматически (по требованию заказчика).
1.3. В Пинкит настроили интеграцию для равномерного распределения лидов.
Интеграция "Скорозвон" и Битрикс24: передача лидов из Битрикс24 на автодозвон, обновление статуса лида при дозвоне и удаление контакта из списка на прозвон - кейс в нашем блоге.
Как настроить такую автоматизацию, расскажем далее.
2. Настройка интеграции для равномерного распределения лидов
2.1. Шаг 1: Откуда
Добавляем новую интеграцию. На шаге 1 выбираем Битрикс24, событие создания лида.
2.2. Шаг 2: Инструменты
- Группа 1. Список источников (Указываем их ID)
Используем Сопоставление данных, добавляем источники заявок (лидов), которые будут участвовать в интеграции. Указываем источники по ID.
- Группа 1. Если источник VALID, тогда продолжить
Используем инструмент "Проверка". Будет осуществлена проверка на соответствие условию по полю step1, что источник валидный.
- Группа 2. Получить пользователей портала по ID
Будем использовать API-запрос методом GET.
Пример URL: /user.get?filter[ACTIVE]=true&filter[ADMIN_MODE]=1&filter[ID][0]=****&filter[ID][1]=***, где звездочки - это ID сотрудников.
- Группа 2. Отфильтровать пользователей, где существует поле UF_USR_***
Используем инструмент Фильтр элементов массива по полю step3.result. Название поля внутри элемента массива = UF_USR_****, это поле со счетчиком лидов.
- Группа 2. Отсортировать по возрастанию количества лидов (поле в карточке менеджера "Количество лидов в работе у менеджера".)
Используем инструмент Сортировка массива по полю step4. Название поля внутри элемента массива - UF_USR_****, это код того самого поля в карточке сотрудника. Сортируем по возрастанию.
- Группа 3. Прибавить к счетчику Лидов +1
Используем инструмент Математическое действие. Указываем поле step5.0.UF_USR_**** и действие Сложить +1.
- Группа 3. Обновить счётчик Менеджера на актуальное кол-во Лидов
Будем использовать API-запрос методом GET. Пример урла: /user.update?ID={{step5.0.ID}}&UF_USR_****={{step6}}.
2.3. Шаг 3: Куда
Обновляем лид в Битрикс24.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем ID лида={{source.ID}}, ID ответственного={{step5.0.ID}}.
2.5. Шаг 5: Запуск
Запускаем интеграцию.
3. Итог
С помощью описанной выше настройки интеграции в Пинкит мы сократили ручной труд сотрудников компании нашего заказчика. Теперь не нужно тратить уйму времени на проверку загруженности каждого менеджера и заниматься ручным распределением лидов между ними.
Теперь при создании заявки, новый лид автоматически попадет тому менеджеру, у кого меньше всего загрузки.
Критериев для оценки загруженности менеджеров может быть больше (например, количество дел, задач, сделок, которые находятся в работе у сотрудника). Фактически, мы можем указать в настройках столько параметров, сколько потребуется для адекватного распределения нагрузки.
Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Протестируйте Пинкит, зарегистрировавшись в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #перенос #пинкит_порядок
