В реальной СМК практике я очень много уделяю времени воспитанию в людях понимания концепции внутреннего потребителя. И, если в теории, все вроде бы всё понимают, но на практике я все время слышу "А как нам донести наши это все до наших внутренних же поставщиков?"
Например, вы работаете в экономическом блоке Организации, и вам необходимо сдавать регулярную отчетность в федеральные органы власти по определенной форме.
Вы разработали соответствующую форму сбора данных для заполнения другими отделами. Сделали все так, чтобы потом не тратить много времени на консолидацию информации.
Но вот беда - данные вам как присылали, так и присылают кто как захочет. По привычке. Кто-то в ворде, кто-то в экселе, кто-то презентацию свою скинул с цифрами, которую докладывал на совете директоров (еще и сохраненную в PDF), а кто-то вообще принес цифры на бумаге.
Знакомо?
Что с этим всем делать?
Из практики, чаще всего получатель этой феерии вздыхает и садится разгребать тонны руды ради нужных данных, опять ручками вставляет цифры в свой отчет и материт СМК-шников, которые сулили ему золотые горы, а вышел кукиш с маслом.
Тоже знакомо? =)))
На прошлом месте моей работы мы смогли сдвинуть этот камень непонимания с мертвой точки. Уж не знаю, как оно там сейчас, но то, что сдвинули - это точно.
Рецепт очень простой. Внутренний входной контроль.
Смотрите. Мы же предъявляем требования к продукции или услугам, которые закупаем за деньги извне? Предъявляем. Мы же проверяем соответствие закупленного требованиям? Да. Мы же в случае чего напишем рекламацию поставщику? Несомненно.
Но почему мы так работаем только с внешними поставщиками? Почему бы не распространить эту практику и на поставщика внутреннего?
Да-да, слышу матерок в свою сторону, мол, забюрократить все хочет автор!
А вот да, в некоторой, обоснованной степени, хочу. Если вы это так назовете.
Простой пример. Сколько раз вы сталкивались с тем, что пишете приказ, подробно расписываете там то, что надо сделать... Директор подписывает приказ, а вам потом начинают звонить и спрашивать, мол, че хотел? На ваше недоумение, мол, там написано достаточно доходчиво, вам отвечают, а мы не дочитали, че хотел-то?
Думаю, тоже знакомо.
Какой же из меня бюрократ, если вы даже не читаете, что от вас хотят?
Что такое внутренний входной контроль, как я его понимаю? Давайте расскажу.
Все начинается с четкого формулирования требований. Если вы разработали нужную форму сбора данных, ее надо узаконить в Организации. Приказом, ЛНД - не суть важно. Она должна быть официально введена в действие.
Продолжается тем, что вы находите и надеваете на себя маску, которая называется "Морда кирпичом". Или poker face.
А дальше - включаем фильтрацию входящих данных.
- Маш, мы скинули тебе цифры, все ок?
- Ребята, все ок, но теперь вы направите мне то же самое, но не так, как делали всегда, а по форме в соответствии с приказом от 01.04.2025 № 354.
- Маш, да блин, мы же цифры дали, че ты бюрократишь?
- Вам сделать так как надо - 5 минут, а мне за всем заводом сопли подбирать, имейте совесть и выполните приказ.
Да, поморочат голову, но сделают как надо в итоге.
Что здесь главное, на что обратить внимание?
1. Ваши требования должны быть обоснованными. Если вы меняете формы сбора данных каждый день - вас обзовут бюрократом, и будут правы. Если только эти же формы каждый день не меняет государство - тогда бюрократ оно, а не вы. Поэтому перед тем, как утвердить требования - думайте два дня минимум. Проиграйте сценарий их заполнения, выясните, что удобно людям, а что нет - так внедрение требований пройдет лучше
2. Ваши требования должны быть узаконенными руководством Организации.
3. Будьте вежливы, но настойчивы. Применяйте грязные политические методы типа "согласия с отрицанием" (все отлично, но переделайте). Учитесь сохранять лицо при нападках со стороны недовольных. На этом шаге и ломаются те, кто, в очередной раз обматерит СМК-шников и сядет собирать все ручками по старинке.
4. Помните, что то, как было - это результат сложившейся практики, привычки. привычки можно изменить, и сложно будет только в начале. Потом норма тоже станет привычной людям.
5. В крайних случаях не бойтесь и не тушуйтесь доложить руководству, что установленные им (см. п. 2) требования не выполняются. У нас часто не хватает полномочий заставить кого-то что-то делать, но у директора полномочий обычно хватает. Это не донос, это наведение порядка.
Вот, наверное, и все, тема не сильно сложная в описании. Она сложнее в реализации, но тут уж все от каждого зависит индивидуально.
Данная статья заменят факультатив Ф8. Приемочный контроль на складе сбыта