Как часто вы слышите от своих подчиненных: я забыл… не успел… мне не сказали… Обычная история даже для довольно крупных компаний, где задачи ставятся «по старинке». На планерке что-то решили, вроде бы всем всё понятно. А потом выясняется, что один не записал, или записал да не так. Другой не уточнил сроки выполнения. А третьего и вовсе не было на собрании, и он даже не в курсе, что что-то должен был сделать.
Создается хаос, где невыполнение одной задачи по принципу домино влечет за собой нарушение сроков последующих. Даже тех, где ответственный за результат сотрудник действительно ответственный. Решить эту проблему может таск-менеджер, который есть в CRM Битрикс 24.
Как таск-менеджер помогает контролировать выполнение задач
В любом бизнесе у каждого сотрудника есть какой-то ряд задач: регулярных, периодических, важных, срочных, не очень важных и срочных, но нужно бы сделать… При этом желательно, чтобы руководитель отдела/компании видели: кому какое дело поручено, кто является ответственным за его выполнение, кто помогает этому человеку, а кто контролирует процесс.
В большинстве компаний «на старте» задачи ставятся на словах и сохраняются на стикерах или в ежедневниках. Позже они переезжают в мессенджеры и рабочие чаты. Когда и там становится невозможно пробраться среди всех сообщений, чтобы понять, кто, кому, что и на когда поручил, некоторые команды пытаются упорядочить работу. Появляются таблицы Excel, доступ к которым расширяется через облачное хранилище.
Рано или поздно и этот подход становится неэффективен: задачи начинают «накладываться» друг на друга, кто-то что-то не успевает, из-за чего страдает бизнес-процесс. На поиски проштрафившегося уходит огромное количество времени, а дело простаивает. И чем больше проект и количество мелких задач в нем, тем выше шансы сорвать сроки.
Большинство клиентов CRM-Мастерской TSL приходят к нам за помощью, когда в делах уже сложно разобраться. Мы рекомендуем вводить в свою работу таск-менеджер как можно раньше. Этот инструмент позволяет изначально выстроить и упорядочить все бизнес-процессы и становится полезным уже на первых этапах: с момента, когда в вашей компании начинает работать больше 2-х человек.
Простой пример: менеджеру Анатолию руководитель поставил задачу — сделать заказ на недостающие расходные материалы. Для этого Анатолию нужны данные по их остаткам на складе. Он ставит задачу кладовщику Алексею провести учет товарно-материальных ценностей в определенный срок. Если Алексей просрочил свою задачу и не снял вовремя остатки на складе, Анатолий не сможет сделать заказ. И, скорее всего, получит нагоняй от начальства, у которого нет времени проводить расследование, по какой причине вовремя не заказаны материалы.
Если бы в компании была внедрена CRM, руководитель сразу бы увидел, на каком этапе стопорнулся процесс. И что виноват вовсе не Анатолий.
Всегда понятно, кто за что отвечает и в какой срок
Битрикс 24 очень удобно реализовал контроль за выполнением задач за счет выстроенной иерархической системы их распределения:
— Самый нижний уровень — это дело. Короткое поручение, имеющее конкретную цель и срок, когда его нужно сделать. Например, позвонить клиенту, заехать на точку, отправить письмо.
— Следующий уровень сложности — задача. Она может включать в себя чек-лист из скольки угодно дел. Причем, если нужно, с разными ответственными за их исполнение.
Например, в нашем случае с заказом расходников менеджер может включить в задачу еще несколько действий и ответственных. Представим, что речь идет о сети салонов красоты, для которых требуется не просто собрать список всего необходимого. Прежде нужно проверить, что закончилось на местах, а также уточнить у мастеров, какие материалы нужны дополнительно.
Чтобы не ездить по салонам и лично не собирать эту информацию, Анатолий может поставить соответствующие задачи в таск-менеджере и назначить ответственных — администраторов. Внутри этих задач могут быть еще соисполнители, решающие какие-то отдельные пункты из чек-листа. Например, мастерам можно поручить подсчитать собственные остатки расходников.
Срок исполнения может быть установлен как для каждого дела отдельно, так и в целом задачи. В случае, когда один из участников по какой-либо причине просрочил задание, система напомнит об этом. Если дело так и не будет выполнено, исполнителя можно переназначить.
Задача будет числится незавершенной и не пропадет из списка, пока исполнитель не напишет комментарий с итогом и не отметит его как результат. Благодаря чему постановщик гарантированно получит отчет о проделанной работе.
Не нужно держать всю информацию в голове
Задача может быть разовой или регулярной. В последнем случае в CRM есть возможность сохранить шаблон с чек-листом ее выполнения, чтобы не приходилось каждый раз оформлять новую карточку. При необходимости в нее можно вносить любые изменения, расширять или дополнять, если это нужно для выполнения поставленной задачи.
Когда у дела есть конкретный срок, например, каждое 5 число месяца, таск-менеджер можно настроить так, чтобы его карточка активировалась автоматически. Функция поможет не забывать:
- об оплате регулярных счетов — например, за телефонию, интернет, дополнительные сервисы;
- проведении различных проверок — инвентаризации, сведения бухгалтерского баланса;
- постоянных заказах у поставщиков и т.д
Также к карточке можно прикрепить все необходимое, что потребуется для выполнения задачи: документы, полезные ссылки, контакты и пр. Это позволит участникам не выключаться из процесса, даже если нет доступа к рабочему компьютеру, а под рукой только смартфон.
Над задачами проще работать
В таск-менеджере Битрикс24 реализована удобная возможность командной работы с функциями чатов и совместного редактирования. Проще говоря, этот инструмент позволяет не только отслеживать, как движется работа, но и коммуницировать участникам друг с другом. В комментариях под задачей или в общем чате можно обсудить какие-либо моменты, уточнить данные или запросить помощь. Можно даже созвониться по видеосвязи, чтобы вживую решить все вопросы.
Упрощается и контроль за выполнением задачи. Постановщику не придется каждый день опрашивать каждого из участников, чтобы узнать, на каком он этапе. Все это наглядно видно в карточке.
С таск-трекером Битрикс24 работать становится удобнее, быстрее и проще. Задачи не теряются, а сроки отслеживаются автоматически системой, которая ничего не забывает. Это один из полезных инструментов, применяемых для управления проектами. При правильной настройке он позволит сотрудникам эффективнее справляться со своей работой,а руководителям — контролировать работу подчиненных.