Контроль сроков — это важная часть работы с воронкой продаж. В некоторых случаях при работе со сделкой регламентируется каждая стадия и срок нахождения сделки на данной стадии воронки. Например, срок подтверждения коммерческого предложения не может превышать 3-х дней. Если за 3 дня сделка не перешла на следующую стадию воронки, требуется подключить к сделке руководителя. Как наладить автоматическую систему контроля сроков прохождения сделки по стадиям в Битрикс24 с помощью Пинкит, расскажем далее.
1. Как создать систему контроля сроков по каждой стадии сделки в Битрикс24? Проблема и решение
У нашего заказчика в Битрикс24 настроены воронки продаж по разным направлениям. По каждому направлению воронки есть перечень стадий и прописана длительность нахождения сделки на каждой из стадий (определенный срок, превышать который нельзя). Если вдруг сделка «зависнет» на одной из стадий, ее необходимо поднимать на разбор руководителю.
Так как сделок в компании заказчика ведется достаточное количество, то вручную контролировать сроки их нахождения на стадиях — крайне сложная задача для руководителя.
Перенос дел в Битрикс24 из сделок в таймлайн компании с удалением дубликатов: кейс автоматизации внутри одного Битрикс24 здесь.
Заказчику необходимо выгружать в таблицу список таких сделок ежедневно, а также нужна возможность сортировки сделок по количеству просроченных дней (время превышения нахождения на стадии).
Изначально у клиента была мысль выводить данный список в Google Sheets, но необходимость переключения из Битрикс24 в другой сервис заказчика не устраивает. Поэтому возникает проблема, как сформировать список сделок с просрочками и куда его выгружать.
Перенос дел типа “Письмо” с вложениями из сделок и контактов Битрикс24 в компании Битрикс24 с удалением дубликатов: подробности в статье.
По каждой сделке нужно вывести не только срок превышения сроков стадии, но и другие поля - название, ответственного, ссылку на сделку, стадию сделки, дату создания и другие.
С помощью Пинкит можно реализовать следующее техническое решение, которое мы предложили клиенту:
Как узнать количество задач в сделке Битрикс24? Настраиваем вебхук в Пинкит: читайте далее.
1.1. Будет добавлено поле типа число в сделки Битрикс24, а так же добавлены роботы на каждую стадию воронки, которые при попадании сделки на стадию будут это поле заполнять значением дней до попадания в просроченные. Это подготовительные работы, которые позволят последующим интеграциям обрабатывать отсчет дней до попадания в просроченные и сам перенос информации в соответствующий универсальный список Битрикс24.
1.2. Будет добавлена интеграция, которая ночью (например, в 2 часа) будет забирать все сделки и уменьшать в них остаток дней до попадания в просроченные на 1 день.
1.3. Следующая интеграция в нерабочее время (например, в 3 ночи) будет сначала очищать список «Просроченные сделки», а затем получать список всех сделок, у которых числовое значение поля, созданного в пункте 1.1, меньше нуля и формировать из них новый перечень в указанном списке с перечнем полей:
- Ответственный - тип текст,
- Ссылка на сделку - тип ссылка,
- Название сделки - тип текст,
- Стадия - тип список.
О том, как настроить такие интеграции в Пинкит, расскажем далее.
2. Уменьшение дней на остатке сделки Битрикс24
Интеграция срабатывает каждую ночь в 2 часа, уменьшая счетчик в сделках на 1.
2.1. Шаг 1 - Откуда
Выбираем Битрикс24, событие добавления товара:
Событие (триггер) в данном случае значения не имеет, так как все интеграции запускаются по расписанию:
2.2. Шаг 2: Инструменты
Здесь получаем все необходимые сделки и выполняем математическое действие:
Используем инструмент математического действия. В строку "Название поля" необходимо прописать код поля, которое мы создали в сделках для фиксации просрочки стадии. На каждом портале Битрикс24 это поле будет иметь уникальный идентификатор. Значение поля уменьшаем на 1.
2.3. Шаг 3: Куда
Указываем Битрикс24, действие - обновить сделку.
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Сопоставляем сделки по ID:
И добавляем пользовательское сопоставление:
Дни на остатке
Тип: Тело
Название параметра: fileds.UF_CRM_1737355905
Значение параметра: {{step5}}
2.5. Шаг 5: Запуск
Указываем название и запускаем интеграцию. Если вы хотите выгрузить сделки за весь период работы портала, включите галочку Выборка за все время.
3. Удаление элементов универсального списка со сделками по расписанию
Удаляем элементы в списке — интеграция срабатывает ежедневно в 3 ночи, удаляя все элементы списка "Просроченные сделки".
3.1. Шаг 1 - Откуда
Настройка аналогична п. 2.1.
3.2. Шаг 2: Инструменты
Обращаемся через API-запрос к Битрикс24 и получаем элементы списка сделок:
URL: /lists.element.get
Тело запроса: { "IBLOCK_TYPE_ID":"lists", "IBLOCK_ID":64 }
Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json
Затем каждый элемент удаляем с помощью API-запроса:
URL: /lists.element.delete
Тело запроса: { "IBLOCK_TYPE_ID":"lists", "IBLOCK_ID":"64", "ELEMENT_ID":"{{step3.ID}}" }
Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json
3.3. Шаг 3: Куда
Выбираем Битрикс24 и действие Удалить элемент списка.
3.4. Шаг 4: Сопоставление данных
Можно пропустить.
3.5. Шаг 5: Запуск
Настраиваем аналогично п.2.5.
4. Создаем элементы списка
4.1. Шаг 1 - настройка аналогична предыдущим интеграциям.
4.2. Шаг 2: Инструменты
Получаем сделки у которых остаток дней меньше нуля с помощью запроса:
URL: /crm.deal.list
Тело запроса: { "select":{ "0":"UF_*", "1":"*" }, "filter":{ "CATEGORY_ID":"4", "CLOSED":"N", "<UF_CRM_1737355905": 0 } }
Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json
И создаем элемент списка:
URL: /lists.element.add
Тело запроса: { "IBLOCK_TYPE_ID": "lists", "IBLOCK_ID": "64", "ELEMENT_CODE": "element_{{step3.ID}}", "FIELDS": { "NAME":"{{step3.TITLE}}", "PROPERTY_368": "{{step3.ASSIGNED_BY_ID}}", "PROPERTY_370":"{{step3.ID}}", "PROPERTY_372":"{{step5}}", "PROPERTY_374":"{{step3.DATE_CREATE}}", "PROPERTY_378":"{{step3.UF_CRM_1737355905}}" } }
Заголовки: Content-Type: application/json Accept: application/json
Остальные шаги можно пропустить и сразу перейти к запуску интеграции.
5. Итог
Настроим интеграции таким образом, вы получите ежедневный отчет в универсальном списке Битрикс24 по стадиям сделок, которые были просрочены. Список обновляется ежедневно.
Если для вас решение с универсальным списком неудобно, можно выгружать аналогичный список в таблицы Гугл (читайте здесь) или напрямую в базу данных с построением дашбордов Yandex DataLens (пример читайте в статье).
Остались вопросы? Спросите у нас в Телеграм или WhatsApp.
Если вам нужна интеграция с сервисом, которого в Пинкит нет, или приватное событие/действие, через Пинкитбилдер вы можете самостоятельно добавить авторизацию, необходимые события и действия без разработки.
Протестируйте Пинкит, зарегистрировавшись в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #пинкитбилдер
