На презентации Битрикс24 «Гравитация» был представлен совершенно новый инструмент - Коллабы. Новинка осеннего релиза позволяет сконцентрировать всю работу с подрядчиками, партнерами и клиентами в вашем Битрикс24. При этом, чтобы работать в вашей Коллабе, стороннему специалисту не нужно создавать свой портал.
В нашем материале мы подробно разберём особенности функции, а также расскажем, как создавать Коллабы.
Что такое Коллабы в Битрикс24?
Большинство компаний регулярно взаимодействует с внешними специалистами и клиентами. В таких случаях рабочие переписки и обсуждение задач происходят в различных сторонних мессенджерах. Всё это не только замедляет рабочий процесс, но и может привести к потере важных данных и файлов.
Битрикс24 Коллабы — удобное пространство для работы с подрядчиками, партнерами и клиентами. Просто пригласите стороннего специалиста в Коллабу, где вы сможете обсудить все дела, запланировать встречи в общем календаре и поставить задачи непосредственно в вашем Битрикс24.
Новый инструмент включает в себя 4 функции, которые знакомы любому пользователю Битрикс24.
Чат
Одна из ключевых функций — быстрая и удобная коммуникация с внешними специалистами или клиентами. Вся история сообщений, скриншоты и файлы хранятся в одном общем чате, а не в личных переписках.
Файлы
За каждой Коллабой закрепляется отдельное облачное хранилище, в котором вы сможете создавать, загружать и совместно редактировать различные документы. Также это позволит хранить все файлы каждого проекта сотрудничества отдельно от общего диска компании.
Задачи
Чтобы согласованные дела по проекту не потерялись в переписке, просто создайте задачи, с которыми смогут работать все участники Коллабы. Фактически данная функция позволяет создавать для подрядчиков точно такие же задачи, как и для штатных сотрудников, но не добавляя их на ваш портал Битрикс24.
Календарь
Теперь вы сможете удобно и, главное, быстро планировать встречи с подрядчиками и клиентами. Календарь позволит просмотреть свободные слоты участников Коллабы и создать новое событие в пару кликов.
Преимущества Битрикс24 «Коллабы»
Новый инструмент «Коллабы» помогает сконцентрировать всё взаимодействие с внешними специалистами на вашем портале Битрикс24. Такой формат работы с подрядчиками и клиентами обладает массой преимуществ в сравнении с классическими переписками в мессенджерах.
Безопасность
Коллабы надежно защищены от спама, мошенников и рекламы, ведь войти в созданный чат могут только приглашенные пользователи. Кроме того, новый инструмент обладает гибкой системой настроек прав доступа к различным данным и функциям.
Удобно с любого устройства
Новым инструментом удобно пользоваться не только с компьютера, но и с любого мобильного устройства. Таким образом, участники Коллабы смогут работать над проектом в любое время и в любом месте.
Рабочая обстановка
Создавая Коллабу со сторонним специалистом, а не переписываясь с ним в мессенджерах, вы отделяете бизнес от личной жизни. Вас не отвлекут от задач различным спамом, рекламой и прочими сообщениями. Это позволяет всем участникам чата полностью сконцентрироваться на работе и добиваться лучших результатов.
Удобно работать не только с подрядчиками, но и с клиентами
Инструмент помогает организовать работу не только со сторонними специалистами, но и с клиентами. Если ваша компания предоставляет какой-либо вид услуг, в таком случае нет ничего проще и эффективнее, чем добавлять клиентов к себе на портал, создавая Коллабы. Заказчики смогут видеть все задачи, назначать встречи и следить за ходом проекта, а ваши сотрудники продолжат работу в привычном формате.
Как создать Коллабу?
Процесс создания Коллабы занимает считанные минуты. В первую очередь зайдите в раздел мессенджера и нажмите на кнопку создания нового чата.
Затем выберете пункт «Коллаба». В открывшейся вкладке вам необходимо указать основную информацию, а также настроить права доступа.
После заполнения информации остается нажать кнопку «Создать Коллабу».
Также вы можете создать Коллабу в мобильном приложении Битрикс24. Для этого перейдите в мессенджер, нажмите на кнопку создания нового чата и выберите пункт «Коллаба».
Далее необходимо заполнить информацию и настроить права доступа.
Как пригласить в Коллабу?
После создания Коллабы откроется специальное окно «Добавить в Коллабу», после чего вы сможете добавить в созданный чат сотрудников компании, а также внешних пользователей, которых нет в вашем Битрикс24.
Как пригласить внешних специалистов в Коллабу?
Существуют три способа приглашения внешних специалистов:
- По ссылке
Нажмите на кнопку «Копировать ссылку» и отправьте ее подрядчику или клиенту.
- По номеру телефона
Введите номер телефона внешнего специалиста и нажмите кнопку «Пригласить». Далее система автоматически отправит СМС с приглашением.
- По электронной почте
Введите адрес электронной почты внешнего специалиста или клиента, а затем нажмите кнопку «Пригласить». После этого гость получит письмо с приглашением в Коллабу.
Важно подчеркнуть, что в коробочной редакции Битрикс24 пригласить гостя можно только по электронной почте.
Как пригласить сотрудников в Коллабу?
Чтобы добавить сотрудников в Коллабу, перейдите на вкладку «Сотрудники» в окне добавления пользователей и выберите их из предложенного списка.
Как гостю присоединиться к Коллабе?
После получения приглашения в Коллабу внешнему специалисту необходимо перейти по ссылке или QR-коду в письме. Если пользователь не зарегистрирован в Битрикс24, в таком случае ему необходимо пройти короткую регистрацию.
Если у стороннего пользователя есть учетная запись Битрикс24, тогда ему необходимо авторизоваться.
Сразу после этого пользователь сможет взаимодействовать со всеми инструментами Коллабы, в которую он был приглашен.
Готовы рассказать о новинках Битрикс24 более подробно!
Если у вас остались вопросы или вам необходима консультация по другим новым функциям Битрикс24, предлагаем обсудить детали в Коллабе! Напишите нам прямо сейчас, и мы создадим общий чат для эффективного и плодотворного сотрудничества.
