Олег Кулагин
Если в вашей компании еще остались нерешенные проблемы, не откладывайте их на 2025 год. У вас еще есть время, чтобы выполнить проблемный анализ, найти необходимые и достаточные решения и разработать план их реализации. Но это же невозможно сделать всего за одну неделю?? Возможно!! Если провести проблемное совещание.
Проблемные совещания являются наиболее сложным видом совещаний и требуют применения специальной технологии проведения. Они проводятся в составе управленческой команды предприятия с привлечением, если необходимо, внешних и внутренних экспертов. Их цель – выработать один или несколько вариантов творческого решения проблемы и разработать план их реализации. Что такое проблема? Это некоторое расхождение между желаемым и действительным при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Проблемы у организаций есть всегда, и они очень сильно взаимосвязаны так, что решение или обострение одних проблем устраняет или усугубляет другие проблемы. Вообще, неплохо было бы построить проблемное поле организации и выявить корневые проблемы. Именно с них и надо начинать.
Итак, возьмите самую острую и сложную корневую проблему, которую вы хотите практически решить в новом году, и вынесите ее на повестку дня проблемного совещания. Чтобы проблему действительно решить, а не просто собраться, поговорить, повеселиться или поругаться, совещание необходимо проводить по специальной технологии и, возможно, с участием профессионального фасилитатора. Но в любом случае у совещания должен быть ведущий, владеющий этой технологией.
Технология проведения проблемного совещания включает в себя несколько этапов:
1. Открытие.
2. «Погружение».
3. Поиск решений.
4. Планирование действий.
5. Закрытие.
Что же происходит на каждом этапе?
На этапе открытия ведущий должен довести до участников цели и программу совещания, чтобы каждый из них понял, что мы будем делать, какой результат хотим получить на выходе и нашел для себя свой личный смысл участия в этом совещании. Это важно.
На этапе «погружения» участники совещания должны понять актуальность, контекст и суть решаемой проблемы, сформировать ее общее понимание и, возможно даже, из этого понимания скорректировать повестку дня совещания. Пока этого не сделано, ни в коем случае нельзя переходить к поиску решения проблемы.
На этапе поиска решений необходимо найти максимум вариантов решения проблемы (фаза расширения/дивергенции) и затем отобрать по заданным критериям из всех предложенных решений самые подходящие (фаза сужения/конвергенции).
На этапе планирования действий необходимо разработать конкретные планы действий для каждого варианта решения проблемы (если их несколько), определить ответственных и сроки реализации. Без плана действий ни одно проблемное совещание заканчиваться не должно!!
На этапе закрытия каждый участник рабочей встречи должен понять, что удалось и что не удалось сделать, что будем делать дальше и обязательно дать обратную связь по итогам всего совещания.
Это, если очень кратко. Но каждый этап проблемного совещания проводится по специальной методике с применением разнообразных инструментов организации групповой работы. Их очень много: сотни, если не тысячи. И задача ведущего – на основе общей схемы разработать уникальную технологию и набор инструментов, подходящих именно для вашей организации, вашей команды и конкретной проблемной ситуации.
Кстати, стратегические сессии также относятся к проблемным совещаниям. Это самый сложный вариант, требующий тщательной подготовки и больших затрат интеллектуальной, эмоциональной и физической энергии при проведении. Здесь уж точно будет трудно обойтись без профессиональных фасилитаторов. Но это инвестиции в будущее вашей компании.
Желаю успеха!