Инструменты тайм-менеджмента помогают нам расставлять приоритеты, рационально использовать время и быстрее достигать своих целей. Загвоздка в том, что их очень много, а возраст львиной доли техник превышает полвека.
Соответственно, возникают вопросы:
📌Какие техники устарели, а какие актуальны и по сей день?
📌Как среди имеющегося многообразия выбрать подходящий для своих целей инструмент ?
Об этом и не только я буду рассказывать в новой рубрике «Тайм-разнос». И начнем мы с матрицы Эйзенхауэра.
Совершить экскурс в историю и познакомиться с матрицей можно здесь⬇️
В целом у матрицы Эйзенхауэра есть 3 глобальных минуса:
❌Матрица едина для личных и профессиональных задач: одним словом, «всё в кучу». Это не всегда разумно, людям с высоким потоком задач такое не подойдет.
❌Если сортировка задач по срочности вполне логична, то разделение на "важные" и "неважные" слишком топорное. Есть задачи, которые не служат достижению наших целей, но тем не менее важны для нас. А блок «несрочно и неважно» самим своим существованием вызывает у меня массу вопросов (и об этом мы обязательно поговорим позднее).
❌Познав матрицу, познать дзен в планировании не получится, потому что она не учит приоритизации более высокого уровня, а именно – никак не ранжирует наши жизненные сферы. Ну нет у неё такого функционала.
К чему это может привести?
👉Если использовать матрицу единственным инструментом, можно самостоятельно и добровольно превратить свою жизнь в беличье колесо. Задачи сыпятся, мы их решаем, на место старых задач прилетают новые... Мы все время что-то делаем, но при этом куда бежим и зачем – не очень-то понятно. Так что матрица – это не универсальный моно-инструмент, а дополнительный.
И всё же матрицу Эйзенхауэра рано списывать со счетов: ее можно с успехом применять в усовершенствованном варианте.
Новый подход: из матрицы Эйзенхауэра – в матрицу СПВП
Кому подойдет?
✅Деятельным людям с большим количеством рабочих задач (под профессиональную сферу создается отдельная матрица)
✅Деятельным людям с большим количеством личных задач (под «личное» также создаем отдельную матрицу)
✅Людям, которые погрязли в хаосе задач и хотят наконец навести порядок в делах.
Инструкция
Задачи нужно распределить по 4-м блокам: срочные, приоритетные, второстепенные и поддерживающие. Внимание каждому блоку уделяется в порядке очереди.
Квадрат №1 - "срочные"
Срочные задачи полностью перекликаются с блоком «важно и срочно» в матрице Эйзенхауэра. Повторяться не буду, так как подробности уже описаны в тематической публикации (ссылка вверху), но вкратце напомню суть.
👉Сюда попадают задачи, которые нужно решить в течение 1-3 дней, потому что сроки горят, а в случае невыполнения на нас обрушатся негативные последствия.
В норме этот блок должен быть пуст. Но даже если в данный момент вашей жизни он наполняется задачами – не страшно; разберитесь с ними в первую очередь, а в дальнейшем планируйте время так, чтобы держать этот блок в приятной чистоте.
Квадрат №2 - "приоритетные"
Приоритетные задачи частично перекликаются с блоком матрицы «важно и несрочно».
Сюда попадают:
- задачи, которые в перспективе работают на наш рост и развитие – о них можно почитать в упомянутой публикации.
- наиболее важные текущие задачи, выполнение которых принесет максимальный результат. И здесь, пожалуй, нужно сделать остановочку.
Важно понимать, что не все задачи равноценны. Если мы берем рабочие задачи условного копирайтера, то среди задач «написать статью для сайта», «проверить почту» и «составить контент-план на месяц» в приоритетный блок попадет только первая – как наиболее трудозатратная и имеющая долгоиграющий результат.
Если брать задачи условного предпринимателя, то среди задач «составить отчет по продажам» и «разместить товар на маркетплейсе» в приоритетный блок отправится вторая, потому что первостепенный интерес предпринимателя – в реализации продукта и получении прибыли.
Если мы берем личные задачи из серии "подкормить цветы", "навести порядок в кухонных шкафах" и "отвести питомца на плановую вакцинацию", в приоритетный блок в первую очередь отправится третья.
Квадрат №3 - "второстепенные"
Второстепенные задачи – это задачи с низкой отдачей. Сюда обычно попадают различные отчеты, ответы на е-мейл, совещания – в общем всё то, что делать необходимо, но имеет куда более низкий приоритет.
Квадрат №4 - "поддерживающие"
Поддерживающие задачи связаны с поддержанием нашей жизнедеятельности в самом широком понимании. Это уборка и расхламление, техобслуживание, приготовление пищи, шопинг и т.п. Эти задачи обеспечивают качество нашей жизни, работы и быта.
Как вы могли заметить, мы полностью исключили блок «неважно и несрочно», который был в аутентичной матрице. Потому что, на мой взгляд, неважные и несрочные (в общепринятом понимании) задачи вообще ни в каких рабочих списках быть не должны. Для них есть «лист ожидания», который лежит в условном дальнем ящике стола и хранит всё то, на что у нас сейчас нет ресурса.
Кстати, согласно матрице Эйзенхауэра, в список несрочных и неважных задач, которыми мы в идеале вообще не должны заниматься, могли бы попасть, например, «поздравить коллегу с рождением ребёнка» или «посмотреть новую серию любимого шоу». Я, в свою очередь, склоняюсь к тому, чтобы отнести обе эти задачи к "поддерживающим". Первая поддерживает нормальные отношения в коллективе, а вторая – наш ресурс (любимое шоу – это и элемент отдыха, и маленькая радость).
И еще момент: в матрице СПВП задачи ранжируются не по "важности", а по приоритетности. В ней вообще отсутствует связка "важно-неважно". Много ли у вас найдется мотивации на решение "неважных" задач? Вот то-то и оно!
Нюансы работы с последними блоками
Важно понимать, что второстепенные и поддерживающие задачи гораздо легче выполнить, поэтому в случае прокрастинации именно к ним обращается наш цепкий взор. Вычеркивая дела из этих блоков, мы создаем приятную иллюзию активной деятельности, которая, при этом, имеет мало общего с настоящей эффективностью и серьезными результатами.
👉Эти задачи имеют свойство расширяться, пожирая все отведенное на них время и даже больше. Например, обычная уборка может «вдруг» превратиться в генеральную, а ответы на письма – в масштабную рассортировку и зачистку. Чтобы задачи с низким приоритетом не поглотили вас целиком, выделяйте на них только самый необходимый минимум.
👉Родственные и повторяющиеся задачи объедините в блоки (например, обработка электронной почты и рабочих чатов; телефонные звонки; приготовление пищи на завтрак, обед и ужин; уборка и стирка и т.п.). Выполняйте блоки единовременно в заранее установленное время, чтобы не отвлекаться них в течение дня.
Например, почту можно проверять и обрабатывать не каждые 15 минут (как делает большинство), а трижды в день; готовить пищу на завтра можно с вечера; а для уборки и шопинга и вовсе выделить 1 день в неделю.
👉Второстепенные и особенно поддерживающие задачи – первейшие кандидаты на делегирование. Со спокойной душой перепоручайте другим людям всё, что только можно перепоручить.
Резюмируем и подводим итоги
В современных реалиях лучше применять не частично устаревшую матрицу Эйзенхауэра, а ее усовершенствованный вариант - матрицу СПВП.
При большом объеме задач для профессиональных и личных сфер создаются отдельные матрицы.
Задачи распределяются по 4-м блокам и выполняются в порядке очереди:
1. Срочные
2. Приоритетные
3. Второстепенные
4. Поддерживающие
Все задачи, включенные в блоки матрицы, имеют для нас важность, поэтому ранжируются по срочности и приоритетности.
Все неважные задачи, на которые у нас нет ресурса, выносятся за пределы матрицы в лист ожидания, чтобы не забивать эфир и не создавать эффект захламленности.
***
Надеюсь, было полезно!
Подпишитесь на мой канал, если хотите узнать больше о личной эффективности и инструментах саморазвития.