Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования и расстановки приоритетов. Ее создание приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США.
Инструмент очень популярен и полезен – несмотря на то, что не лишен недостатков. Однако о них мы поговорим в другой раз, а сегодня разберемся с классической инструкцией по применению.
Матрица состоит из четырех квадратов:
🟥срочно и важно
🟩несрочно и важно
🟧срочно и неважно
⬛несрочно и неважно
Что значит «срочно»? Задачу можно отнести к срочной, если она имеет четкий дедлайн и быстро наступающие негативные последствия в случае невыполнения. Если негативных последствий «здесь и сейчас» при откладывании задачи нет, то срочной она не считается.
Что значит «важно»? Задачу можно назвать важной, если она работает на достижение наших текущих целей или удовлетворение актуальных потребностей. Задачи, преследующие иные цели, к «важным» не относятся.
Квадрат А: срочно и важно, «кризисный квадрат»
Этот квадрат предназначен для задач с горящими сроками, форс-мажоров и ЧП. Дела из этого квадрата требуют, чтобы мы занялись ими незамедлительно, буквально в пределах 1-3 дней.
Примеры срочных и важных задач:
- Успеть забрать нужный нам заказ, иначе вечером он уедет обратно.
- Найти загранпаспорт, или послезавтра нас не выпустят за границу.
- Записаться к стоматологу, потому что зуб начинает ныть и со дня на день мы рискуем стать нетрудоспособными.
В идеале этот квадрат должен быть пуст. В нем допускается редкое появление задач в случае непредвиденных форс-мажоров.
А вот ситуация, когда в этом квадрате находится бОльшая часть дел – совершенно нездоровая, и говорит либо о проблемах с расстановкой приоритетов, либо о неумении делегировать, либо о перегрузке в каких-то жизненных областях. Избыточная фокусировка на срочных и важных задачах приводит к стрессу и выгоранию.
Если этот квадрат периодически переполняется, можно сделать следующее:
✅ При расчете сроков выполнения ориентироваться на редлайн, а не дедлайн.
✅ Если задачи прилетают извне в последний момент (например, от коллег), поработать над предотвращением этого. Например, донести до них, что на выполнение нам нужно ровно столько времени и никак не меньше, и пусть они впредь учитывают это в своем рабочем плане. Люди, которые выполняют разные функции, часто слабо представляют себе чужую загруженность и оптимальные сроки выполнения, поэтому легкомысленно тянут до последнего.
✅ Если в вашей жизни неприлично много форс-мажоров, проанализируйте, где находятся ваши «слабые места» и укрепите их.
Квадрат В: важно и не срочно, «стратегический квадрат»
Сюда попадают задачи, которые определенно относятся к «важным», но при этом не имеют четкого дедлайна и не подразумевают экстренного решения. Тем не менее, в случае прокрастинации или регулярных переносов негативные последствия будут – правда, в долгосрочной перспективе: они могут наступить через месяц, год, десятилетие и т.д.
Учеба, повышение квалификации, спорт и забота о здоровье, организация отдыха – вот примеры задач квадрата В. Они являются, по сути, нашей инвестицией в собственное будущее. Их нужно выполнять регулярно, а в идеале довести работу над ними до уровня привычки. Например, ходить к репетитору в заранее оговоренные дни и стараться не пропускать занятия: в противном случае мы рискуем так и не выучить язык, что может аукнуться в будущем.
Квадрат В работает на наш личный и профессиональный рост, поэтому он главный в матрице. Большая часть наших задач должна располагаться именно здесь. При этом парадоксально, но факт - эти задачи откладываются «на потом» чаще всего. К этому подталкивают:
👉Не всегда очевидные долгосрочные последствия в случае невыполнения.
👉Отсутствие явного дедлайна.
👉Отсутствие немедленной пользы. Нередко первые результаты можно увидеть лишь в отдаленной перспективе.
Квадрат С: неважно и срочно, «квадрат помех»
Невыполнение этих задач имеет скорые последствия, однако они не связаны напрямую с нашими целями и потребностями. Сюда попадает рабочая и бытовая рутина вроде проверки электронной почты и чатов, уборки, техобслуживания оборудования и т.п.
Эти задачи коварны тем, что создают иллюзию продуктивности и занятости. Мы ведь что-то делаем? Делаем! Эти задачи способны сожрать все время, на них отведенное, и еще захватить сверху. Мы обращаемся именно к ним, если нас охватывает прокрастинация в отношении квадратов А и В.
Так как эти задачи не работают на наш рост и наши цели, нужно свести к минимуму затраченное на них время. Для этого можно прибегнуть к делегированию или оптимизации процессов, а также научиться отказываться от задач-помех.
В идеале к задачам из квадрата С нужно прибегать тогда, когда квадраты А и В полностью выполнены. Если же уделять им приоритетное внимание, вскоре можно поймать себя на ощущении остановки в развитии и растрачивания времени на ерунду.
Квадрат D: неважно и не срочно, или «пожиратели времени»
Посмотреть сезон любимого сериала, пройти квест в игре, посетить новое кафе, почистить почту – обычно тут оказываются задачи такого типа.
Согласно классическому подходу к матрице, этот квадрат в идеале должен быть либо пуст, либо взят в работу после полного выполнения более приоритетных квадратов.
Как распределять задачи по блокам?
Прежде чем раскидывать задачи по матрице, в отношении каждой из них задайте себе вопросы:
✔️Эта задача срочная или нет?
✔️Эта задача важна для меня? Служит ли она моим целям?
✔️Эту задачу могу сделать только я?
Эти вопросы особенно важно задавать себе на начальных этапах работы с инструментом, чтобы научиться правильно классифицировать задачи и расставлять приоритеты.
***
В одной из следующих публикаций я расскажу о главных факапах матрицы и о том, как, на мой взгляд, ее можно (и нужно) использовать в современной жизни. Подпишитесь на мой канал, если хотите узнать больше о личной эффективности и инструментах саморазвития!