Деловая переписка — неотъемлемая часть жизни сотрудников как больших, так и маленьких компаний. От успешного диалога иногда зависит, получится ли вовремя и четко выполнить поставленные задачи. Публикуем 3 «вредных» совета о том, как вывести адресатов ваших писем из себя.
Не перечитывайте письма
Вы — человек занятой, поэтому перечитывать письма вам просто некогда, да и зачем? Кому надо — тот поймет, что вы хотели сказать.
• Пускай в тексте будут ошибки и опечатки, ведь на них можно закрыть глаза, когда тема письма действительно важная. Вряд ли кто-то станет акцентировать на них внимание.
• Пишите так, как диктуют вам мысли, даже если они иногда путаются. Пытаясь выстроить логику письма, вы можете потерять какую-то ценную идею.
• И, пожалуйста, пишите большими абзацами, которые за раз не осилишь. Так адресатам придется перечитывать ваш текст много раз — и они лучше поймут суть.
Чем чревато. Ошибки и опечатки определенно будут раздражать получателей письма, потому что они отвлекают от темы написанного. А если текст еще и громоздкий и не до конца понятный, у читателя останется только два варианта: перечитывать его несколько раз и тратить на это много времени или же просто прерваться на первом абзаце и больше к нему не возвращаться.
Пишите в эксцентричной манере
«Людям надо быть проще» — ваше жизненное кредо. Зачем нужны эти официальные обращения и уж тем более общепринятые приветствия. Чем быстрее общение станет более неформальным, тем проще пойдут дела. Но обычно собеседники по переписке стесняются первыми разрядить атмосферу, поэтому сделайте решительный шаг сами.
• Начните письмо со слов «Приветики!» или «Здорово, народ!». И да, восклицательные знаки обязательны, иначе как люди поймут, что вы рады с ними общаться?
• Вставляйте в текст как можно больше эмоциональных фраз, например: «блин», «ну вы вообще» и т.д. И не забывайте как минимум после каждого абзаца ставить смайлики. Так сообщение будет казаться адресатам более «живым».
• Важно не подписываться в конце в соответствии с общепринятыми нормами: имя, фамилия, должность в организации, контактные данные — да кому они нужны. Придумайте уникальную подпись, которая характеризует вас как личность (по крайней мере, вы видите себя так). Вот несколько вариантов: «ваш любимый коллега», «лучший аналитик компании», «звезда корпоратива», «будущий большой начальник» и т.д.
Чем чревато. Людям чаще привычен деловой стиль общения в рабочих переписках, поэтому неожиданное «Приветик!» их точно удивит. Такой посыл может смутить адресатов или даже вызвать раздражение.
Отправляйте письма в любое время суток
Неважно, что специалисты в компании или партнеры находятся в разных часовых поясах, ведь задачи надо выполнять в любое время. Какая разница, когда было отправлено письмо, пусть даже в полночь по местному времени адресата — ведь оно до него в итоге дошло. А дальше уже не ваша проблема.
• Если ответ нужен срочно, то писем в нерабочее время можно отправить гораздо больше и в каждом из них обязательно уточнить, когда же собеседник ответит на ваше очень важное сообщение. Пускай он проснется утром и увидит кучу сообщений от вас — зато точно поймет, что дело важное.
• Еще один ход — пишите человеку об отправленном письме на личный телефон, даже если у него за окном глубокая ночь или раннее утро. Так вы ускорите процесс общения.
Чем чревато. Во-первых, люди все чаще стараются соблюдать баланс работы и личной жизни, поэтому могут просто не открывать электронную почту в другое время. Куча писем утром как минимум может ввести их в замешательство, а как максимум — разозлить. Во-вторых, за ночь сообщение от навязчивого коллеги может просто затеряться, что, в свою очередь, усложнит рабочий процесс, особенно если дело действительно важное.
Читайте также:
Больше полезной информации для инвесторов вы найдете на BCS Express.